Farben helfen zu ordnen

Ordnung ist ja erstmal nicht etwas, das man um seiner selbst willen anstrebt. Ordnung braucht man, weil sie Klarheit bringt und weil sie hilft, den Überblick zu behalten. Und dabei ist sie etwas sehr individuelles. Was die eine zum Arbeiten braucht, macht eine andere schon wahnsinnig.

Für mich sind Farben ein wichtiges Hilfsmittel – egal um was es sich handelt. Dabei hat sich mein Farbsystem über die Jahre auch verändert. Begonnen habe ich damit schon, als ich noch Assistentin der Geschäftsleitung war. Da gab es drei Farben: eine für Europa, eine für Deutschland und eine für unseren Bereich. Damals waren das nur Ordner und Sichthüllen, in die die verschiedenen Unterlagen. Das gab im Aktenschrank und in der Wiedervorlage eine übersichtliche Ordnung.

Als ich mich selbstständig gemacht habe, habe ich ein Farbsystem aufgestellt, das mir lange Zeit geholfen hat, meine Unterlagen übersichtlich zu ordnen. Aber es wurde mit der Zeit unübersichtlich, weil es nach Inhalten sortiert war: für Termine, zu bearbeiten, Infos, zu lesen, warten auf Antwort. Und dabei buntgemischt Privates und Geschäftliches. In den über 10 Jahren hat sich auch einiges geändert. Es gibt längst nicht mehr so viel Papier und mein Farbsystem wurde mehr Belastung als Hilfe.

Letztes Jahr habe ich mich für ein neues System entschieden. Es gibt vier Farben. Zwei für Geschäftliches: Kunden und Backoffice und zwei für Privates: ehrenamtliches Engagement und Persönliches. So ordne ich meine Aufgaben und Termine in Outlook, so färbe ich die Trello-Boards, so sortiere ich Papier in Ordnern und Sichthüllen. Mein Kalender ist dadurch schön bunt geworden, aber ich sehe auf den ersten Blick, was in der Woche los ist. Wenn ich die Farben hinter meinen Aufgaben anschaue, sehe ich direkt, wofür ich heute etwas arbeiten sollte.

Ganz bewusst schreibe ich hier nicht, welche Farben das sind, denn die Farben zum Ordnen sollte man wirklich ganz individuell wählen. Ich habe die Farben genommen, die mir ganz spontan für den Bereich eingefallen sind. Es sind die, die für mich für den Bereich stehen. Bei anderen können es ganz andere sein. Da gibt es kein richtig oder falsch sondern nur ein passend für mich.

Viel Spaß beim Festlegen der Farben und einen guten Überblick über Termine und Aufgaben dank der passenden Farbe.

P.S.: Vielen Dank an HG-Fotografie für die Buntstifte.

Frohes neues Jahr

Ein neues Jahr beginnt und ich wünsche Ihnen alles Gute für diese Zeit, die vor uns liegt. Ich liebe es einen neuen Kalender aufzuschlagen und mir zu überlegen, was das neue Jahr wohl bringen wird.

Da ich mich gerade viel mit Planung, Bullet Journal und ähnlichem beschäftige, wird es wahrscheinlich auch den ein oder anderen Blog-Artikel dazu geben. Natürlich gibt es auch weiterhin Tipps und Tricks für das Überleben im Büro: wie man mit dem Schneeschieber den Schreibtisch frei bekommt oder was es noch an besseren Methoden gibt, um entspannt die anfallenden Backoffice-Arbeiten zu erledigen.

Außerdem wird es mit meinen Onlinekursen weitergehen. Mehr dazu verrate ich demnächst im Blog.

Frohes neues Jahr!

 

PS: Danke an jplenio für das schöne Winterbild.

Backoffice kann man lernen

„Ich kann das einfach nicht.“ Das höre ich immer wieder, ob es um Ablage und Buchführung geht, darum Ordnung zu halten oder Computer-Arbeit überhaupt.

Die gute Nachricht gleich vorweg: Sie können das.

Letztes Jahr wollte mein Enkel, von jedem, der zu Besuch kam, einen Vogel gemalt bekommen. Lachend wollte ich das mit einem „Ich kann das nicht.“ ablehnen, aber können Sie sich die großen erwartungsvollen Augen eines Kleinkindes vorstellen? Ich dachte an die Vögel in Bilderbüchern und stellte fest: Ich kann das wirklich nicht, aber mein Enkel erkannte es sofort als Vogel und war sehr glücklich darüber.

Wahrscheinlich haben Sie Ihr Backoffice nie so im Griff, wie eine erfahrene Chefsekretärin – sonst wären Sie Chefsekretärin. Das heißt aber nicht, dass Sie es gar nicht können.

Sie können anfangen, lernen, besser werden.

Anfangen

Der erste Schritt ist der schwerste, aber auch der, der einen am weitesten voranbringt. Vielen Menschen helfe ich, indem ich die ersten Schritt mit ihnen gemeinsam gehe. Wir schauen uns an, was ist: Wie sieht der Büroplatz aus? Was sind die größten Probleme? Was stört am meisten? Was funktioniert schon? Und dann suchen wir uns einen Bereich aus, mit dem wir gemeinsam anfangen. Das muss nicht das sich ausbreitende Chaos sein. Wenn jemand sehr gestresst ist, weil er/sie immer Angst hat einen Termin übersehen zu haben. Dann stopfen wir alles auf dem Schreibtisch liegende Papier erst mal in eine Tüte und setzen uns an den Kalender, damit dort verlässlich alles steht, was gebraucht wird.

Es ist egal, womit Sie anfangen, wenn Sie danach weitermachen und sich Stück für Stück Ihre Backoffice erobern.

Lernen

Keine Sekretärin kam mit ihrem Wissen auf die Welt. Das braucht es auch nicht. Wir haben ja ein ganzes Leben Zeit zum Lernen. Alles was ich heute kann, habe ich gelernt. Ich habe viel gelesen, mir angeschaut, ausprobiert und angepasst.

Die Vogel-Zeichen-Phase meines Enkels ging eine Weile und bei einem Besuch war ich mit einem Vogel noch nicht entlassen. Ich hatte also Zeit mich auszuprobieren und besser zu werden – und das unter sehr wohlwollenden Augen. Er erwartete keine perfekten Vögel. Er war einfach glücklich, wenn er zusehen konnte, wie aus Strichen auf Papier ein Bild entstand.

Uns Erwachsenen fällt dieser wohlwollende Blick oft schwer. Wir wollen nicht lernen, wir wollen es gleich können. Wir sehen, was noch nicht so ist, wie es sein soll.

Sie haben schon angefangen. Sie haben auf diesen Blog geklickt und angefangen zu lesen. Womit wollen Sie anfangen?

Links sehen Sie die Kategorien, zu denen Sie hier Hilfestellungen finden und ganz unten auf der Seite stehen die Schlagworte über die Sie bestimmte Themen finden können.

Oder Sie rufen mich an und wir gehen gemeinsam die ersten Schritte.

Auch damit werden Sie wahrscheinlich keine Chefsekretärin, aber Sie werden Ihr Backoffice in den Griff bekommen und das reicht auch.

 

PS: Ich bin auch keine Illustratorin geworden, aber mit meinen Enkeln kann ich alles malen, was wir brauchen.