Schatzkiste – ein besonderer Ort

Eine besonders schöne SchatzkisteAufräumen und wegwerfen ist bei mir immer ein großes Thema, aber manche Sachen lassen sich nicht so leicht aufräumen. Es gibt „Schätze“ am Schreibtisch, aber auch an allen anderen Orten und diese brauchen eine Schatzkiste.

Am einfachsten erklärt ist es an einem Beispiel aus einer ganz anderen (auch oft chaotischen) Ecke: dem Kleiderschrank.

Im wesentlichen enthält ein Kleiderschrank Kleidung zum Anziehen. Was denn sonst, fragen Sie sich jetzt vielleicht und denken noch an Bettwäsche, aber ist wirklich alle Kleidung die Sie in Ihrem Schrank haben zum Anziehen? Bei mir gab es auch ein paar Kleidungsstücke, die ich zwar anziehen könnte, aber es nicht getan hab. Wegwerfen wollte ich sie aber auch nicht, denn sie waren mit schönen Erinnerungen verbunden. Ein T-Shirt – nicht schön, aber selten – ein Verlegenheitskauf in einem wunderschönen Urlaub. Wenn ich es sehe, erscheint der ganze Urlaub vor meinem inneren Auge. Es riecht nach Meer und schmeckt nach Salz …  Das ist doch kein Müll, aber ist es Kleidung zum Anziehen? Es ist ein Schatz und der gehört nicht in den Kleiderschrank sondern in eine Schatzkiste.

Schatzkiste – der Ort für schöne Erinnerungen

Machen Sie sich eine Schatzkiste. Nehmen Sie eine Schachtel, einen Koffer, eine Umzugskiste oder was auch immer für Sie die richtige Größe und Form hat und Sie haben einen Platz für alle Dinge, die Sie behalten wollen unabhängig von ihrem eigentlichen Zweck.

Am Schreibtisch finden sich auch oft solche Schätze, ein Füller, der zwar nicht mehr gut schreibt, Sie aber so viele Jahre begleitet hat, dass Sie ihn behalten wollen, Ihre erste Visitenkarte, etc. Mit der Schatzkiste lösen Sie gleich zwei Probleme:

  1. Sie treffen eine aufgeschobene Entscheidung. Wie oft hatten Sie Ihre Schätze schon in der Hand und sich gefragt, ob Sie sich nicht davon trennen sollen oder es endlich wieder benutzen.
  2. Es gibt einen Ort für Dinge, die bisher nur falsche Orte verstopft haben. Zum Beispiel ein Füller, der zwar dort liegt, wo ihre Stifte liegen, aber nicht mehr gut schreibt.

Und wenn die Kiste voll ist, ist es Zeit, sie mal durchzusehen und zu überlegen, ob davon nicht doch etwas weg kann. Es muss nicht, schließlich können Sie auch einfach eine zweite Kiste beginnen 😉

Digitale Schätze

Natürlich kann man das Prinzip auch auf digitale „Dinge“ übertragen. Es gibt E-Mails, von denen Sie sich nicht trennen wollen, Dokumente, Bilder und so weiter. Auch sie brauchen eine Schatzkiste, bzw. einen Schatz-Ordner. Hier kommt alles rein, was Sie aus sentimentalen Gründen behalten wollen.

Auch hier geht es darum Entscheidungen zu treffen und sich dadurch Platz im Kopf und zum Arbeiten zu schaffen.

löschen erlaubt – E-Mails aufräumen

volle Briefkästen - Zeit zum LöschenWie viele E-Mails sind in Ihrem Postfach?

Und wie viele davon brauchen Sie noch?

Eine Mail ist schnell geschrieben und es ist so einfach sie alle zu speichern. So füllen sich die digitalen Briefkästen sehr schnell und die meisten fangen erst dann an, E-Mails wegzuwerfen, wenn Sie die Meldung bekommen, Ihr Postfach sei fast voll. Es lohnt sich aber schon vorher damit anzufangen: Es macht die E-Mail-Programme schneller und Sie finden schneller eine relevante E-Mail.

Darf ich denn alles löschen?

Nein. Alles was steuerlich relevant ist, müssen Sie 10 Jahre aufheben. Alles, was für einen aktuellen Auftrag relevant ist, bleibt natürlich auch. Ebenso alle Verträge und Einverständniserklärungen, die Sie noch brauchen.

In Ihrem eigenen Interesse sollten Sie nichts löschen, was Sie noch brauchen. Die Idee der reinigenden Leere ist hier völlig fehl am Platz. Es geht eben nicht darum, möglichst viel zu löschen, sondern das zu löschen, was Sie nicht mehr brauchen.

Was darf gehen und was darf bleiben?

Brauchen Sie noch die E-Mails zu Terminverschiebungen vom letzten Jahr? Brauchen Sie noch Einladungen zu Veranstaltungen, die längst vorbei sind oder zu denen Sie nicht hingehen wollen?

Brauchen Sie noch Weihnachtsgrüße, Ostergrüße etc.? Vielleicht wollen Sie das ein oder andere aufheben, weil es besonders schön ist oder Sie persönlich berührt. Vielleicht wollen Sie einen Newsletter aufheben, um sich an etwas zu erinnern oder was auch immer. Was letztlich bleibt und was geht, ist Ihre Entscheidung. Fühlen Sie sich frei.

Und wohin mit dem, was bleibt?

Der Posteingang ist kein geeigneter Archivort. Dafür ist er einfach zu unübersichtlich. Fast jedes E-Mail-Programm bietet die Möglichkeit an, Ordner zu erstellen. Damit können Sie die verbliebenen E-Mails so sortieren, dass Sie schnell finden, was Sie eventuell mal suchen. Schon mit den zwei Ordnern „zu bearbeiten“ und „Archiv“ sorgen Sie für wesentlich mehr Übersichtlichkeit. In „zu bearbeiten“ kommt jede Mail, die noch ein to-do enthält und alles, was Sie sonst noch aufheben wollen, kommt ins Archiv. Anstehende Termine können dann auch im Posteingang bleiben.

Wie so eine Sortierung aussehen kann, habe ich hier schon mal beschrieben: http://bueroserviceih.de/blog/ordnung-im-mail-chaos/

Frohes Löschen!

PS: Bei der Gelegenheit können Sie auch mal schauen, ob die Ordner insgesamt noch passend sind oder ob auch da der ein oder andere gelöscht oder wegsortiert werden kann.

Eigene Quittungen

Quittungen können auch sehr schön gestaltet werden - nur bitte lesbar schreibenWer immer mal wieder etwas in bar bezahlt bekommt, kann sich eigene Quittungen erstellen. Es muss nur alles Wichtige darauf stehen (siehe letzter Artikel Quittungen ausfüllen)

Beispiel für eigene Quittungen

Hier mal ein einfaches Beispiel für Mickey Mouse, der regelmäßig kleine Workshops durchführt, die 35 Euro kosten (also einen Betrag von unter 250 €). Quittungsbeispiel

Die Teilnehmer bezahlen zu Beginn des Workshops, der Tag der Dienstleistung ist so auch der Tag der Geldübergabe. Auf der Quittung steht schon

  • Wieviel Geld
  • mit wieviel Steuern
  • nach welchem Steuersatz

bezahlt wurde.

Vor dem Workshop trägt Mickey dann noch ein, um welchen Workshop es geht (also wofür das Geld bezahlt wurde) und von wem.

Die eigene Adresse kann man auch schon aufdrucken, wie auch den Ort. Bei Übergabe der Quittung bleibt dann noch Datum und Unterschrift.

Und für sich selbst: Teilnehmerlisten

Für sich selbst braucht man keine Quittungsdurchschläge, es reicht eine Notiz von wem man das Geld wofür erhalten hat. Bei kleinen Veranstaltungen, wie in diesem Beispiel reicht daher eine einfache Teilnehmerliste, wie diese: Teilnehmer-Liste

Darauf kann man sich notieren um welche Veranstaltung es geht (was, wann und wo) und wer daran teilgenommen hat. Wieviel Geld derjenige bezahlt, wieviel davon Steuern sind und was der Netto-Betrag ist, kann man schon vorher ausfüllen.

Ich habe ganz gerne noch eine Spalte, in der ich abhake, wem ich bereits eine Quittung gegeben habe.

Und Sie?

Sie können gerne beide Dokumente verwenden und für sich anpassen. Ob Sie dabei drei Quittungen auf ein Blatt drucken und anschließend durchschneiden oder daraus eine schön gestaltete DIN A4-Seite machen, ist ganz Ihnen überlassen. Was passt zu Ihnen und zu Ihren Kunden?

Sie können alles schon vorher am Computer schreiben und den Ausdruck nur noch unterschreiben oder Sie machen sich relativ leere Vorlagen, die Sie für verschiedene Veranstaltungen verwenden können, in dem Sie einfach die noch fehlenden Daten ergänzen. Schauen Sie einfach, was für Sie passt. Damit Sie nichts vergessen hier nochmal der Überblick, was nachher auf der Quittung stehen soll

  • „Quittung“ (Es muss klar sein, was das für ein Zettel ist.)
  • Wieviel Geld
  • mit wieviel Steuern
  • nach welchem Steuersatz (7 oder 19 %)
  • ist für was (bei Dienstleistungen mit Datum der Leistung)
  • an wen (mit Adresse) bezahlt worden.
  • Ort, Datum und Unterschrift.

Bei Quittungen über 250 € muss außerdem stehen

  • Von wem ist das Geld bezahlt worden (mit Adresse)
  • der Nettobetrag
  • eine Quittungsnummer (fortlaufend für einen bestimmten Zeitraum, zum Beispiel 2018-01, 2018-02, etc.)
  • die Steuernummer dessen, der das Geld erhält

Viel Spaß beim Quittieren 😉