Ordnung am Arbeitsplatz macht den Arbeitsplatz nicht (nur) schön, sondern vereinfacht das Arbeiten. Eine kreative Beschriftung der Ordner ist da genauso wenig gefragt, wie schöne Motivordner.
Ich liebe diese schönen Motivordner, zum Beispiel für Rezepte. An allen Orten, wo es nur einen Ordner gibt, sind sie wunderbar. Am Arbeitsplatz gibt es in der Regel mehr als einen und daher gelten hier andere Regeln.
Gut beschriftete Ordner
Ordner brauchen einen eindeutigen und gut lesbaren Namen. Dann finden Sie schnell, was Sie suchen. Dabei geht es nicht darum, wie man etwas nennen könnte, sondern unter welchem Begriff Sie es suchen würden. Denken Sie, wenn Sie Unterlagen zu Ihrem Konto suchen, an den Begriff Geld, Bank, Finanzen oder Euro? Das Wort, das Ihnen in den Sinn kommt, ist eine gute Beschriftung für Ihren Ordner, in dem Sie diese Unterlagen abheften.
Bei den Ordnern im Regal muss deshalb nicht alles Schwarz in Schwarz sein, überlegen Sie sich, welche Farbe für Sie zu einem Themenbereich passt. Bei dem einen sind Finanzen rot, weil sie wichtig sind, bei einem anderen gelb, weil es an Gold erinnert. Es gibt dabei kein richtig und falsch (es gibt nur leider eine Begrenzung durch die Hersteller). Nehmen Sie einfach, was für Sie richtig ist. Aber nehmen Sie auch, was für Sie richtig ist und nicht einfach einen Ordner, der gerade da war. Es geht hier nicht um ein buntes Zufallsmuster, sondern um unkreative Ordnung, die Ihnen hilft schnell etwas zu finden.
Gut beschriftete Dateien
Auch bei der Benennung von Ordnern und Dokumenten in Ihrem Computer ist keine Kreativität gefragt. Je langweilig exakter, desto besser. So ist es vielleicht witzig eine Bücherliste Buchclub zu nennen, aber wissen Sie nach einem Jahr noch, was sich dahinter verbirgt? Da ist Buchempfehlungen zu Steuerfragen doch aussagekräftiger.
Bei Dokumenten in mehreren Versionen ist es nützlich diese von Anfang an zu nummerieren und mit Datum zu versehen.
Von selbst geordnet
Computer können nicht denken, aber sortieren. Wenn Sie Ihre Ordner und Dokumente sinnvoll nummerieren, können Sie die alphabetische Sortierung des Computers nutzen, um alles schnell zu finden. Wenn Sie eine chronologische Ordnung wünschen, nehmen Sie doch einfach das Datum an den Anfang des Dokumenten- oder Ordner-Namen und drehen es um: zuerst das Jahr, dann der Monat, dann der Tag.
Ein Beispiel: Im Ordner Vorträge, gibt es den Unterordner Buchführung und darin das Dokument 2018-02-09 Vortrag Buchführung bei den Wirtschaftsfrauen Leverkusen. Darunter befinden sich Unterlagen zu älteren Vorträgen (denn 2017-10-27 wird automatisch darunter einsortiert).
Bei Rechnungen ist es noch einfacher, wenn Sie bei Ihren Rechnungsnummern immer zuerst das Jahr und dann den Monat angeben – zum Beispiel 2018-03-016 (für die 16. Rechnung im März 2018). Dann können Sie das Dokument immer unter der Rechnungsnummer und anschließend dem Namen des Kunden abspeichern und haben eine geordnete Liste aller Rechnungen.