Frohes neues Jahr

Frohes neues Jahr

Ein neues Jahr beginnt und ich wünsche Ihnen alles Gute für diese Zeit, die vor uns liegt. Ich liebe es einen neuen Kalender aufzuschlagen und mir zu überlegen, was das neue Jahr wohl bringen wird.

Da ich mich gerade viel mit Planung, Bullet Journal und ähnlichem beschäftige, wird es wahrscheinlich auch den ein oder anderen Blog-Artikel dazu geben. Natürlich gibt es auch weiterhin Tipps und Tricks für das Überleben im Büro: wie man mit dem Schneeschieber den Schreibtisch frei bekommt oder was es noch an besseren Methoden gibt, um entspannt die anfallenden Backoffice-Arbeiten zu erledigen.

Außerdem wird es mit meinen Onlinekursen weitergehen. Mehr dazu verrate ich demnächst im Blog.

Frohes neues Jahr!

 

PS: Danke an jplenio für das schöne Winterbild.

Backoffice kann man lernen

Backoffice kann man lernen

„Ich kann das einfach nicht.“ Das höre ich immer wieder, ob es um Ablage und Buchführung geht, darum Ordnung zu halten oder Computer-Arbeit überhaupt.

Die gute Nachricht gleich vorweg: Sie können das.

Letztes Jahr wollte mein Enkel, von jedem, der zu Besuch kam, einen Vogel gemalt bekommen. Lachend wollte ich das mit einem „Ich kann das nicht.“ ablehnen, aber können Sie sich die großen erwartungsvollen Augen eines Kleinkindes vorstellen? Ich dachte an die Vögel in Bilderbüchern und stellte fest: Ich kann das wirklich nicht, aber mein Enkel erkannte es sofort als Vogel und war sehr glücklich darüber.

Wahrscheinlich haben Sie Ihr Backoffice nie so im Griff, wie eine erfahrene Chefsekretärin – sonst wären Sie Chefsekretärin. Das heißt aber nicht, dass Sie es gar nicht können.

Sie können anfangen, lernen, besser werden.

Anfangen

Der erste Schritt ist der schwerste, aber auch der, der einen am weitesten voranbringt. Vielen Menschen helfe ich, indem ich die ersten Schritt mit ihnen gemeinsam gehe. Wir schauen uns an, was ist: Wie sieht der Büroplatz aus? Was sind die größten Probleme? Was stört am meisten? Was funktioniert schon? Und dann suchen wir uns einen Bereich aus, mit dem wir gemeinsam anfangen. Das muss nicht das sich ausbreitende Chaos sein. Wenn jemand sehr gestresst ist, weil er/sie immer Angst hat einen Termin übersehen zu haben. Dann stopfen wir alles auf dem Schreibtisch liegende Papier erst mal in eine Tüte und setzen uns an den Kalender, damit dort verlässlich alles steht, was gebraucht wird.

Es ist egal, womit Sie anfangen, wenn Sie danach weitermachen und sich Stück für Stück Ihre Backoffice erobern.

Lernen

Keine Sekretärin kam mit ihrem Wissen auf die Welt. Das braucht es auch nicht. Wir haben ja ein ganzes Leben Zeit zum Lernen. Alles was ich heute kann, habe ich gelernt. Ich habe viel gelesen, mir angeschaut, ausprobiert und angepasst.

Die Vogel-Zeichen-Phase meines Enkels ging eine Weile und bei einem Besuch war ich mit einem Vogel noch nicht entlassen. Ich hatte also Zeit mich auszuprobieren und besser zu werden – und das unter sehr wohlwollenden Augen. Er erwartete keine perfekten Vögel. Er war einfach glücklich, wenn er zusehen konnte, wie aus Strichen auf Papier ein Bild entstand.

Uns Erwachsenen fällt dieser wohlwollende Blick oft schwer. Wir wollen nicht lernen, wir wollen es gleich können. Wir sehen, was noch nicht so ist, wie es sein soll.

Sie haben schon angefangen. Sie haben auf diesen Blog geklickt und angefangen zu lesen. Womit wollen Sie anfangen?

Links sehen Sie die Kategorien, zu denen Sie hier Hilfestellungen finden und ganz unten auf der Seite stehen die Schlagworte über die Sie bestimmte Themen finden können.

Oder Sie rufen mich an und wir gehen gemeinsam die ersten Schritte.

Auch damit werden Sie wahrscheinlich keine Chefsekretärin, aber Sie werden Ihr Backoffice in den Griff bekommen und das reicht auch.

 

PS: Ich bin auch keine Illustratorin geworden, aber mit meinen Enkeln kann ich alles malen, was wir brauchen.

 

 

Alles gleichzeitig

Alles gleichzeitig

Wenn sich der Kalender und die Aufgabenliste in einen bösen Wolf verwandeln, hilft ein NotfallplanZuletzt habe ich darüber geschrieben, wie man sich nach stressigen Zeiten wieder sortieren kann, aber was ist eigentlich in stressigen Zeiten?

Wahrscheinlich passiert das jedem mal: 10 Aufgaben sind sehr dringend und wichtig. Jetzt fällt es schwer mit einer anzufangen und sich auf diese zu konzentrieren. Man fängt eins an, dann nimmt man etwas anderes, was ja auch wichtig ist und eventuell verliert man sogar so den Überblick, dass man etwas macht, was auch gut noch hätte warten können.

Konzentration unter Stress

Stellen Sie sich vor, Sie würden in der Steinzeit leben und auf der einen Seite steht ein hungriger Bär und auf der anderen ein hungriger Säbelzahntiger. Wäre es ratsam sich jetzt ganz auf eine Aufgabe/Feind zu fokussieren und den anderen zu ignorieren?

Für unsere Vorfahren war es gut, alles im Blick zu haben und ständig zwischen den verschiedenen Problemen zu wechseln. Für uns wäre es hilfreicher, sich auf ein Problem zu konzentrieren und sich danach dem nächsten zu widmen. Deshalb habe ich einen „Notfallplan“. (Dieser Plan steht auf einem Zettel neben meinem Schreibtisch und so banal er aussieht, er hilft mir in stressigen Zeiten eins nach dem anderen zu erledigen.)

Notfallplan

Je stressiger die Zeiten, desto mehr hilft es uns, uns an einem Ablauf entlangzuhangeln.

  • Welche Termine sind in den nächsten 7 Tagen? -> Was ist dafür zu tun?
  • Was ist heute reingekommen? (E-Mails, Briefe, Anrufe) -> Was ist damit zu tun?
  • Was ist im Moment mein wichtigster Auftrag? -> Was ist hier als nächstes zu tun?

Das heißt nicht, dass Termine und E-Mails immer wichtig sind. „Was ist dafür zu tun?“ kann auch bedeuten ihn abzusagen oder zu verschieben. Ich sehe auf alle Mails, aber ich beantworte nicht alle sofort. Manche schiebe ich in den entsprechenden Ordner, wo ich sie nachher finden und beantworten kann.
Danach fühle ich mich frei, mich der einen Aufgabe zu widmen. (Es steht kein Säbelzahntiger mehr hinter mir, der mich ablenkt.)

 

PS: Damit mich wirklich nichts ablenkt räume ich für die nächste Aufgabe meinen Schreibtisch frei – nicht auf, sondern frei. (Darüber gibt es hier einen Blogartikel.)

PPS: Vielen Dank an sandrapetersen für das Wolfsbild.