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Frohes neues Jahr

Ein neues Jahr beginnt und ich wünsche Ihnen alles Gute für diese Zeit, die vor uns liegt. Ich liebe es einen neuen Kalender aufzuschlagen und mir zu überlegen, was das neue Jahr wohl bringen wird.

Da ich mich gerade viel mit Planung, Bullet Journal und ähnlichem beschäftige, wird es wahrscheinlich auch den ein oder anderen Blog-Artikel dazu geben. Natürlich gibt es auch weiterhin Tipps und Tricks für das Überleben im Büro: wie man mit dem Schneeschieber den Schreibtisch frei bekommt oder was es noch an besseren Methoden gibt, um entspannt die anfallenden Backoffice-Arbeiten zu erledigen.

Außerdem wird es mit meinen Onlinekursen weitergehen. Mehr dazu verrate ich demnächst im Blog.

Frohes neues Jahr!

 

PS: Danke an jplenio für das schöne Winterbild.

Backoffice kann man lernen

„Ich kann das einfach nicht.“ Das höre ich immer wieder, ob es um Ablage und Buchführung geht, darum Ordnung zu halten oder Computer-Arbeit überhaupt.

Die gute Nachricht gleich vorweg: Sie können das.

Letztes Jahr wollte mein Enkel, von jedem, der zu Besuch kam, einen Vogel gemalt bekommen. Lachend wollte ich das mit einem „Ich kann das nicht.“ ablehnen, aber können Sie sich die großen erwartungsvollen Augen eines Kleinkindes vorstellen? Ich dachte an die Vögel in Bilderbüchern und stellte fest: Ich kann das wirklich nicht, aber mein Enkel erkannte es sofort als Vogel und war sehr glücklich darüber.

Wahrscheinlich haben Sie Ihr Backoffice nie so im Griff, wie eine erfahrene Chefsekretärin – sonst wären Sie Chefsekretärin. Das heißt aber nicht, dass Sie es gar nicht können.

Sie können anfangen, lernen, besser werden.

Anfangen

Der erste Schritt ist der schwerste, aber auch der, der einen am weitesten voranbringt. Vielen Menschen helfe ich, indem ich die ersten Schritt mit ihnen gemeinsam gehe. Wir schauen uns an, was ist: Wie sieht der Büroplatz aus? Was sind die größten Probleme? Was stört am meisten? Was funktioniert schon? Und dann suchen wir uns einen Bereich aus, mit dem wir gemeinsam anfangen. Das muss nicht das sich ausbreitende Chaos sein. Wenn jemand sehr gestresst ist, weil er/sie immer Angst hat einen Termin übersehen zu haben. Dann stopfen wir alles auf dem Schreibtisch liegende Papier erst mal in eine Tüte und setzen uns an den Kalender, damit dort verlässlich alles steht, was gebraucht wird.

Es ist egal, womit Sie anfangen, wenn Sie danach weitermachen und sich Stück für Stück Ihre Backoffice erobern.

Lernen

Keine Sekretärin kam mit ihrem Wissen auf die Welt. Das braucht es auch nicht. Wir haben ja ein ganzes Leben Zeit zum Lernen. Alles was ich heute kann, habe ich gelernt. Ich habe viel gelesen, mir angeschaut, ausprobiert und angepasst.

Die Vogel-Zeichen-Phase meines Enkels ging eine Weile und bei einem Besuch war ich mit einem Vogel noch nicht entlassen. Ich hatte also Zeit mich auszuprobieren und besser zu werden – und das unter sehr wohlwollenden Augen. Er erwartete keine perfekten Vögel. Er war einfach glücklich, wenn er zusehen konnte, wie aus Strichen auf Papier ein Bild entstand.

Uns Erwachsenen fällt dieser wohlwollende Blick oft schwer. Wir wollen nicht lernen, wir wollen es gleich können. Wir sehen, was noch nicht so ist, wie es sein soll.

Sie haben schon angefangen. Sie haben auf diesen Blog geklickt und angefangen zu lesen. Womit wollen Sie anfangen?

Links sehen Sie die Kategorien, zu denen Sie hier Hilfestellungen finden und ganz unten auf der Seite stehen die Schlagworte über die Sie bestimmte Themen finden können.

Oder Sie rufen mich an und wir gehen gemeinsam die ersten Schritte.

Auch damit werden Sie wahrscheinlich keine Chefsekretärin, aber Sie werden Ihr Backoffice in den Griff bekommen und das reicht auch.

 

PS: Ich bin auch keine Illustratorin geworden, aber mit meinen Enkeln kann ich alles malen, was wir brauchen.

 

 

Alles gleichzeitig

Wenn sich der Kalender und die Aufgabenliste in einen bösen Wolf verwandeln, hilft ein NotfallplanZuletzt habe ich darüber geschrieben, wie man sich nach stressigen Zeiten wieder sortieren kann, aber was ist eigentlich in stressigen Zeiten?

Wahrscheinlich passiert das jedem mal: 10 Aufgaben sind sehr dringend und wichtig. Jetzt fällt es schwer mit einer anzufangen und sich auf diese zu konzentrieren. Man fängt eins an, dann nimmt man etwas anderes, was ja auch wichtig ist und eventuell verliert man sogar so den Überblick, dass man etwas macht, was auch gut noch hätte warten können.

Konzentration unter Stress

Stellen Sie sich vor, Sie würden in der Steinzeit leben und auf der einen Seite steht ein hungriger Bär und auf der anderen ein hungriger Säbelzahntiger. Wäre es ratsam sich jetzt ganz auf eine Aufgabe/Feind zu fokussieren und den anderen zu ignorieren?

Für unsere Vorfahren war es gut, alles im Blick zu haben und ständig zwischen den verschiedenen Problemen zu wechseln. Für uns wäre es hilfreicher, sich auf ein Problem zu konzentrieren und sich danach dem nächsten zu widmen. Deshalb habe ich einen „Notfallplan“. (Dieser Plan steht auf einem Zettel neben meinem Schreibtisch und so banal er aussieht, er hilft mir in stressigen Zeiten eins nach dem anderen zu erledigen.)

Notfallplan

Je stressiger die Zeiten, desto mehr hilft es uns, uns an einem Ablauf entlangzuhangeln.

  • Welche Termine sind in den nächsten 7 Tagen? -> Was ist dafür zu tun?
  • Was ist heute reingekommen? (E-Mails, Briefe, Anrufe) -> Was ist damit zu tun?
  • Was ist im Moment mein wichtigster Auftrag? -> Was ist hier als nächstes zu tun?

Das heißt nicht, dass Termine und E-Mails immer wichtig sind. „Was ist dafür zu tun?“ kann auch bedeuten ihn abzusagen oder zu verschieben. Ich sehe auf alle Mails, aber ich beantworte nicht alle sofort. Manche schiebe ich in den entsprechenden Ordner, wo ich sie nachher finden und beantworten kann.
Danach fühle ich mich frei, mich der einen Aufgabe zu widmen. (Es steht kein Säbelzahntiger mehr hinter mir, der mich ablenkt.)

 

PS: Damit mich wirklich nichts ablenkt räume ich für die nächste Aufgabe meinen Schreibtisch frei – nicht auf, sondern frei. (Darüber gibt es hier einen Blogartikel.)

PPS: Vielen Dank an sandrapetersen für das Wolfsbild.

Keine Zeit fürs Privatleben

Private Zeit lässt sich jetzt auch nochmal schön draußen genießen.Bekommen Sie auch private Mails an Ihre berufliche Adresse? Für viele Selbstständige ist das ganz normal, aber wie geht man dann damit um? Viele schieben diese erst mal nach hinten, erst sind die beruflichen Sachen wichtig: Anfragen, Aufträge, Nachfragen etc. Es geht schließlich ums Geld verdienen. Doch während Angestellte irgendwann Feierabend haben und sich dann um Ihre privaten Mails, Verabredungen und Hobbys kümmern, arbeiten viele Selbstständige bis Müdigkeit oder Hunger Sie zum Aufhören zwingen.

Wann ist Zeit für Privatleben?

Wer erst dann zum Sport geht, wenn die to-do-Liste leer ist, wer erst dann Freunde trifft, wenn nichts zu tun ist … hat wohl bald keine Freunde mehr. Ich plane mir daher ganz bewusst Zeit für mein Privatleben ein. Das muss nicht immer abends sein. Oft beantworte ich private Mails als erstes. So komme ich gut ins Schreiben.

Bei festen Terminen, Fristen und Rechnungen lohnt sich auch kein Unterschied. Eine Anmeldefrist verstreicht, wenn Sie sich nicht darum kümmern, ob es nun etwas berufliches oder privates ist. Rechnungen zahlen sich auch am besten in einem Aufwasch, auch wenn es unterschiedliche Konten sind.

Viele Leben

Meine Arbeit ist wichtig, aber mein Leben ist mehr als meine Arbeit: Es gibt noch Familie und Freunde, Engagement in der Gemeinde, Haushalt, Weiterbildung, Pause/Urlaub, Zeit, mal nichts zu tun.

Damit alles im Gleichgewicht bleibt, markiere ich mir in meinem Kalender, welche Zeit ich womit verbringe: Beruf, Freizeit, Haushalt, Sonstiges. So sehe ich schnell, wenn das Gleichgewicht gestört ist. Manchmal liegt das an einem akuten Putzfimmel (Putzen um sich vor unangenehmen Aufgaben zu drücken), manchmal liegt es an stressigen Zeiten weil zum Beispiel vor Jahresende alle noch schnell dies und das fertig haben wollen.

Stresszeiten gehören dazu. Gerade dann ist es wichtig die kleinen Auszeiten zu genießen, sie geben Energie um weiterzumachen – Haushalt wird dagegen auf ein Minimum reduziert.

Nicht in jeder Woche ist die Balance ideal. Das muss sie auch nicht sein. Die Frage ist: Ist Ihr Leben insgesamt ausgeglichen? Haben Sie Zeit für alles, was Ihnen wichtig ist (vielleicht nicht jeden Tag oder jede Woche, aber immer mal wieder)?

 

PS: Danke Hans für dieses schöne Herbstbild.

Mammutaufgaben

Ist dieser Berg eine Mamutaufgabe?Wenn man sich so manchen Schreibtischberg ansieht oder sich die Ablage mal wieder bis zum Rutschen stapelt, scheint es, als bräuchte man Tag(e) dafür. Sollte man da nicht lieber warten, bis man mal so viel Zeit am Stück hat, um diese Mamutaufgabe auf einmal zu erledigen?

Ich habe tatsächlich schon in sonst guten Büchern gelesen, man solle sich zum Aufräumen ein paar Tage frei nehmen. Macht das jemand? Wenn ich mir ein paar Tage frei nehmen kann, kann ich mir etwas schöneres Vorstellen, als aufzuräumen.

Vielleicht einfach abwarten, bis mal so wenig zu tun ist, dass man sich an diese Mamutaufgabe setzen kann? Aber was, wenn diese Zeit nicht kommt? Dann wird der Berg immer höher und Sie schieben ihn immer weiter, denn jetzt brauchen Sie mindestens eine Woche und die haben Sie gerade nicht.

Schrumpfberge

Einmal angefangen schrumpfen die meisten Berge schnell dahin. Manches hat sich inzwischen von selbst erledigt. Vor allem aber schrumpfen die Aufgaben auf ihre tatsächliche Größe. Aufgeschobenes erscheint uns oft riesig (sonst hätten wir es ja nicht aufgeschoben). Einmal angefangen sehen Sie, wie viel Aufwand es tatsächlich ist. Aber Vorsicht, nehmen Sie sich auch jetzt nicht zu viel vor.

Am besten schrumpfen Berge (ob liegengebliebene E-Mails, die turmhohe Ablage, der unaufgeräumte Keller oder was auch sonst) in kleinen Schritten: heute nur 10 Minuten. Stellen Sie sich eine Eieruhr auf 10 Minuten. Danach kommen nochmal 2 Minuten, um entweder das gerade noch fertig zu machen oder einen stabilen Zustand herbeizuführen. Mehr nicht! Auch wenn man am ersten Tag noch nichts sieht. Das wichtigste ist heute passiert: Sie haben angefangen.

Statt einer festen Zeit können Sie sich auch eine andere Einheit vornehmen: zum Beispiel 2 alte Mails, einen Stapel im Schrank, die ersten 5 Blätter der Ablage …. Suchen Sie sich etwas, das so klein ist, dass Sie leicht anfangen können und hören Sie dann auch bald wieder auf.

Sie sind jetzt für heute fertig.

Vorsicht Muskelkater

Wer sich zu viel vornimmt, hat nicht nur ein Motivationsproblem beim Anfangen, sondern auch anschließend „Muskelkater“. Die Mamutaufgabe bleibt im Gedächtnis als etwas unglaublich anstrengendes. Die meisten Sachen fallen aber nicht nur einmal an. Wer sich nur mit Grauen an das letzte Mal erinnert, wird kaum wieder anfangen und schon wächst der nächste Berg.

Wenn Sie dagegen nur 10 Minuten abarbeiten, bleibt das gute Gefühl den Anfang gemacht zu haben. Und es war gar nicht schwer. Dann können Sie morgen beschwingt weitermachen. Wenn der Berg abgetragen ist, sind Sie schon so daran gewöhnt, dass ein neuer gar nicht erst entsteht.

 

PS: Vielleicht ist Ihre heutige Portion auch nur, den Berg nicht weiter wachsen zu lassen. Auch das ist ein Anfang (mehr dazu gibt es hier).

PPS: Danke an Margit Wallner für das schöne Bild.

„Sonstiges“ eine notwendige Kategorie

Auch beim Müll gibt es die Kategorie "Sonstiges"In jedem Papierberg, den ich bisher gesehen habe, fanden sich „Dinge“, die in keine Kategorie passten. Egal wie viele Ordner es für die verschiedensten Dinge gibt. Immer wieder taucht etwas auf, was nicht hineinpasst. Das kann sofort ein lähmendes Gefühl auslösen und die Aufräummotivation ist dahin. Aber das muss nicht so sein, denn mit zwei Orten, kann man sich retten: Schatzkiste und Sonstiges.

Was ist „Sonstiges“?

Wenn ich mit jemandem zusammen einen Aktenplan erstelle, frage ich bei jedem Papier immer: Was ist das? So erhalte ich die Kategorie, unter der dieses Dokument liegen sollte, damit es wiedergefunden wird. Typische Antworten sind:

  • Das ist eine Rechnung
  • Das ist ein Brief von der Versicherung
  • Das sind Notizen zu einem Projekt

Das erste gehört an den Ort für Rechnungen, das zweite an den für Korrespondenz oder für Versicherungen, das dritte an den Ort dieses Projektes oder einen Sammelort für Notizen aller Art.

Es gibt aber auch immer die Sachen, bei denen erst mal keine Antwort kommt. (Hier lohnt sich immer die Frage, ob man es überhaupt aufheben will/soll.) Manches davon ist einfach eine schöne Erinnerung. Dafür gibt es Schatzkisten (mehr dazu finden Sie hier) und den Ordner (oder Hängemappe oder Briefablage oder was auch immer) „Sonstiges“.

Wiederfinden?

Kann man denn „Sonstiges“ wiederfinden? Woher weiß man später, was sich alles bei Sonstiges tummelt? Das weiß man in der Regel nicht, aber das ist auch kein Problem. Wenn Sie etwas suchen, was nicht in die üblichen Kategorien passt, werden Sie einmal Ihren Ort für Sonstiges durchgehen und schwupps, haben Sie es gefunden. Das funktioniert natürlich nur, solange dieser Ort (Ordner, Hängemappe, Briefablage oder was auch immer) nicht gigantische Dimensionen annimmt. Deshalb ist es wichtig regelmäßig diesen Ort durchzusehen. Zum einen, um nichts darin zu vergessen und um zu sehen, dass irgendetwas nun doch zusammen einen neuen Ort bildet.

Ein Beispiel dazu: Als ich mit Facebook anfing, schob ich alles dazu in „Sonstiges“. Ich konnte mir nicht vorstellen, dass das je mehr als 3 Blätter und 5 E-Mails werden. Inzwischen habe ich einen Ordner „Social-Media“ und darin einen eigenen Bereich für Facebook.

Also, frisch ans Werk und keine Angst mehr vor Sonstigem, was in Ablagen lauert.

 

PS: Danke an wojciechowskaek5 für das schöne Foto.

Priorität ist keine Liste

Hier haben Autos Vorfahrt. Was hat bei Ihnen heute Priorität?Es gibt Zeiten, da bleibt vieles liegen und dann kommt der Moment, in dem alles gleichzeitig wichtig ist. Es ist, als schaue man um die Ecke und wo eben noch ein Weg war, ist jetzt eine Geröll-Lawine. Wie soll man diesen Berg wieder abtragen? Was hat jetzt Priorität?

Eigentlich müsste jetzt alles auf einmal erledigt werden und genau das kann sich sehr lähmend anfühlen.

Prioritäten

Sie können sich jetzt lange Gedanken darüber machen, womit Sie anfangen. Was jetzt am wichtigsten ist, was am zweitwichtigsten. Sie können eine Prioritäten-Liste erstellen …

Oder Sie fangen mit der Sache an, die Ihnen als erstes einfällt/die Sie zuerst anspringt. Sie können einen angehäuften Papierberg von oben oder von unten abtragen. Das ist oft erschreckend egal. Wichtiger ist, das eine, was Sie jetzt erledigen, wirklich zu erledigen.

Priorität heißt einer Sache Vorrang geben und nicht alles ordnen und sich lange Gedanken machen, ob nun dieses auf Platz 7 oder 8 oder vielleicht sogar 12 gehört. Sehen Sie den Berg ruhig weiter als Berg und greifen sich einfach nur einen Stein heraus. Geben Sie dieser Sache Vorrang und konzentrieren Sie sich darauf.

Und wenn doch?

Wenn Ihnen dann etwas einfällt, was vielleicht doch wichtiger wäre, entscheiden Sie sich: weitermachen oder wechseln? Beides kann richtig sein, aber bleiben Sie bei Ihrer Entscheidung.

Wenn Sie weitermachen, schreiben Sie sich die eingefallene Aufgabe auf (lassen Sie den Zettel gleich neben sich liegen, da kommt wahrscheinlich noch einiges dazu). Das können Sie erledigen, wenn Sie damit fertig sind.

Sie können sich das wie die oben angesprochene Geröll-Lawine vorstellen, die Sie jetzt abtragen. Sie fangen einfach irgendwo an. Vielleicht entdecken Sie, dass Sie irgendwann dort, wo Sie sind, abbrechen müssen, weil Sie erst diesen großen Ast daraus ziehen müssen, weil Sie erst etwas stabilisieren müssen etc. Dann tun Sie das und weiter geht es.

Stück für Stück kommen Sie so ans Ziel.

Nur eine Sache hat in dieser Abtragungszeit immer Priorität: was aktuell reinkommt (egal ob eine E-Mail, eine Rechnung oder was auch immer) – damit der Berg nicht weiter wächst. (Mehr dazu finden Sie im letzten Artikel.)

Anfangen

Stürzen Sie sich in die Welle des Tages.

Ist bei Ihnen in der Hitzewelle auch einiges liegen geblieben? Und wo soll man jetzt anfangen?

Es gibt immer mal wieder Zeiten, in denen wir nur noch Zeit für das Wichtigste und Dringendste haben – zum Beispiel weil ein großer Auftrag viel Zeit braucht oder die Familie, Hitze, Krankheit oder eine Baustelle. Manchmal kommt auch eine Stress-Zeit nach der anderen und alles, was man verschieben kann, wird verschoben. Danach kommt der Tag, an dem man feststellt, wie viele E-Mails liegen geblieben sind und seit wann man seine Buchführung schleifen gelassen hat. Was bleibt bei Ihnen in solchen Zeiten liegen?

Alter vor Schönheit?

Vielleicht drückt Sie jetzt auch das schlechte Gewissen und Sie lassen alles Aktuelle liegen, um endlich die am längsten liegengebliebene Aufgabe zu erledigen. Ist das sinnvoll? Nein, denn für das aktuelle brauchen Sie oft weniger Zeit. Bei liegengebliebenen Aufgaben brauchen Sie in der Regel ein wenig Zeit, um sich zu erinnern, worum es dabei ging. Dabei ist es meist unerheblich ob etwas ein 2 oder 6 Wochen liegt. Also lassen Sie eine alte Aufgabe lieber noch ein paar Tage länger liegen, um eine aktuelle gleich zu erledigen, statt diese nun auch wieder erst nächste Woche zu erledigen.

Einfach anfangen

Mein Tipp in solchen Situationen: Springen Sie einfach in den Tag hinein und erledigen Sie das was heute dran ist. Füllen Sie nicht die große Lücke in Ihrer Buchführung, sondern starten Sie heute mit Ihren Aus- oder Eingaben, als wäre sie bis gestern aktuell. Beantworten Sie alle E-Mails von heute (oder von dieser Woche).

So wächst der Berg nicht weiter an und das ist schon ein Erfolg. Im nächsten Schritt können Sie ihn abtragen. Stück für Stück und nicht alles auf einmal.

Wenn Sie ab heute alle aktuellen to-dos erledigen und zwei Mal in der Woche ein altes, erledigen Sie im Jahr über 100 alte Aufgaben (denn einiges hat sich schon selbst erledigt).

Schatzkiste – ein besonderer Ort

Eine besonders schöne SchatzkisteAufräumen und wegwerfen ist bei mir immer ein großes Thema, aber manche Sachen lassen sich nicht so leicht aufräumen. Es gibt „Schätze“ am Schreibtisch, aber auch an allen anderen Orten und diese brauchen eine Schatzkiste.

Am einfachsten erklärt ist es an einem Beispiel aus einer ganz anderen (auch oft chaotischen) Ecke: dem Kleiderschrank.

Im wesentlichen enthält ein Kleiderschrank Kleidung zum Anziehen. Was denn sonst, fragen Sie sich jetzt vielleicht und denken noch an Bettwäsche, aber ist wirklich alle Kleidung die Sie in Ihrem Schrank haben zum Anziehen? Bei mir gab es auch ein paar Kleidungsstücke, die ich zwar anziehen könnte, aber es nicht getan hab. Wegwerfen wollte ich sie aber auch nicht, denn sie waren mit schönen Erinnerungen verbunden. Ein T-Shirt – nicht schön, aber selten – ein Verlegenheitskauf in einem wunderschönen Urlaub. Wenn ich es sehe, erscheint der ganze Urlaub vor meinem inneren Auge. Es riecht nach Meer und schmeckt nach Salz …  Das ist doch kein Müll, aber ist es Kleidung zum Anziehen? Es ist ein Schatz und der gehört nicht in den Kleiderschrank sondern in eine Schatzkiste.

Schatzkiste – der Ort für schöne Erinnerungen

Machen Sie sich eine Schatzkiste. Nehmen Sie eine Schachtel, einen Koffer, eine Umzugskiste oder was auch immer für Sie die richtige Größe und Form hat und Sie haben einen Platz für alle Dinge, die Sie behalten wollen unabhängig von ihrem eigentlichen Zweck.

Am Schreibtisch finden sich auch oft solche Schätze, ein Füller, der zwar nicht mehr gut schreibt, Sie aber so viele Jahre begleitet hat, dass Sie ihn behalten wollen, Ihre erste Visitenkarte, etc. Mit der Schatzkiste lösen Sie gleich zwei Probleme:

  1. Sie treffen eine aufgeschobene Entscheidung. Wie oft hatten Sie Ihre Schätze schon in der Hand und sich gefragt, ob Sie sich nicht davon trennen sollen oder es endlich wieder benutzen.
  2. Es gibt einen Ort für Dinge, die bisher nur falsche Orte verstopft haben. Zum Beispiel ein Füller, der zwar dort liegt, wo ihre Stifte liegen, aber nicht mehr gut schreibt.

Und wenn die Kiste voll ist, ist es Zeit, sie mal durchzusehen und zu überlegen, ob davon nicht doch etwas weg kann. Es muss nicht, schließlich können Sie auch einfach eine zweite Kiste beginnen 😉

Digitale Schätze

Natürlich kann man das Prinzip auch auf digitale „Dinge“ übertragen. Es gibt E-Mails, von denen Sie sich nicht trennen wollen, Dokumente, Bilder und so weiter. Auch sie brauchen eine Schatzkiste, bzw. einen Schatz-Ordner. Hier kommt alles rein, was Sie aus sentimentalen Gründen behalten wollen.

Auch hier geht es darum Entscheidungen zu treffen und sich dadurch Platz im Kopf und zum Arbeiten zu schaffen.