Die Ursache für Chaos

Im letzten Blogartikel ging es um meine Schreibtischschublade und die Methode, mit der ich dort Ordnung geschaffen habe. Das Chaos hatte eine Ursache und die war eigentlich offensichtlich: zu viele Sachen. Und das ist in der Regel Chaos überalldie Ursache für jedes Chaos. Egal wo es sich gerade herrscht. Ob es die Ablageordner oder die Schubladen befällt oder sich  im PC oder im Kopf ausbreitet.

Mal ist es das zu viele Papier oder die zu vielen Ordner. Es lohnt sich darüber nachzudenken, was man wirklich in Papierform braucht und was digital vollkommen ausreichend ist.

Oder wie in meiner Schublade, die zu vielen Sachen. Manches davon war ja mal ganz nützlich und ich habe es wirklich gebraucht. Aber die Bedürfnisse ändern sich und manches verstopft dann einfach nur noch die Schublade.

Im PC wird vieles gespeichert und das ist auch gut. Aber wenn ein Projekt abgeschlossen oder ein Vertrag unterschrieben ist, braucht man die Historie nicht mehr. Wie der digitale Putztag aussehen kann, habe ich auch schon ausführlicher beschrieben.

Das Chaos im Kopf wird meist durch zu viele Ideen oder zu viele Aufgaben verursacht. Manchmal sind diese Ideen noch ganz vage und die Aufgaben ganz klein. Da hilft es, alles aufzuschreiben. Wie aufgeschrieben wird ist dabei egal. Du kannst den Computer oder Dein Smartphone dafür nutzen. Oder schaffst Die ein Notizbuch an, in dem Du einfach alles aufschreibst. Dann brauchst Du keine Angst zu haben, etwas zu vergessen und kannst Dich ganz auf die Aufgabe konzentrieren, die Du gerade machst.

Leider habe ich die Erfahrung gemacht, dass sich Chaos nicht ein für alle Mal beseitigen lässt. Aber das ist auch nicht schlimm. Wenn Du ab und zu etwas von dem Chaos beseitigst, wird es nie so groß, dass es Dich überwältigt. Und das ist doch ein gute Nachricht.

 

Ordnung schaffen

Manchmal gelingt es einfachen nicht, einen Weg aus dem Chaos zu finden, man findet keinen Anfang und weiß überhaupt nicht, wie die Ordnung aussehen soll. Auch dafür gibt es eine Methode, die unweigerlich hilft, aber nicht großflächig angewandt werden sollte.

Vor ein paar Wochen ging es mir mit meiner Schreibtischschublade so. Es herrschte Chaos, aber ich wusste wirklich nicht, wie ich es beiseitigen sollte. Da hatte sich über die Jahre so viel Zeug angesammelt und was ich brauchte musste ich immer suchen. Bis mir der Kragen geplatzt ist und ich die brachiale Methode angewandt habe.

Karton mit diversen SchreibtischutensilienIch habe mit eine kleine Karton gesucht und alles, wirklich alles was in der Schublade war, dahingelegt oder besser gesagt geworfen. Da kamen wahre Schätze zum Vorschein, z. B. mehrere USB-Sticks mit 62 MB Volumen 🙂 Als die Schublade so schön leer war, habe ich sie auch mal sauber gemacht. Und seitdem wandert nur das in die Schublade zurück, was ich wirklich brauche.

Manchmal muss ich nun im Karton suchen. Aber in der Schublade sind seitdem ungewohnt wenige Dinge und ich finde auf Anhieb, was ich brauche. Noch habe ich den Karton auch nicht entsorgt, aber in der Woche zwischen den Jahren, werde ich ihn nochmal inspizieren und wirklich vielen davon wegwerfen – versprochen.

wie benenne ich was?

bunte OrdnerBei fast allen meinen Kundinnen und Kunden steht ein Ordner im Regal, auf dem „Steuern“ steht. Wer mag schon Steuern und wer beschäftigt sich gerne damit. Aber meistens ist in diesen Ordnern auch nicht drin was draufsteht, also keine Steuererklärungen und -bescheide, was ich in dem Ordner vermuten würde. Es handelt sich in der Regel um den Ordner in dem die Belege für die Gewinnermittlung gesammelt werden. Und hört sich „Gewinnermittlung“ nicht gleich viel spannender an als „Steuern“. Ermittelst Du nicht lieber Deinen Gewinn, als Deine Steuerlast.

Du kannst alle Deine Ordner so benennen, wie Du möchtest. Es gibt keine Vorgaben, die eingehalten werden müssen, außer dass alle im Büro wissen sollten, was sich in den Ordnern befindet. Das gilt natürlich auch für die Ordner, mit denen Du Deinen PC oder Laptop strukturierst. Es muss nicht „Kunden“ heißen, wenn Dir etwas einfällt, das Dir viel besser gefällt. Und schon gar nicht sollte der Name bei Dir den Widerwillen, sich damit zu beschäftigen, auslösen.

Also nicht den Steuerordner immer wieder weglegen und die Arbeit auf später verschieben, sondern die Gewinnermittlung regelmäßig herausholen und sehen, wie gut das Geschäft läuft.

Vielen Dank an tookapic für die bunten Ordner.