Auch Digitales braucht ab und zu einen Putztag

Im Gegensatz zu Papierstapeln hat der digitale Stapel einen großen Vorteil. Dort gibt es ein Feld „suche“ und schon macht der Computer die Arbeit. Aber, Hand auf’s Herz, ist das nicht nervig und wäre es nicht viel besser, man bräuchte diese Suche gar nicht. Man würde zielstrebig zu dem Ordner kommen und dort ohne Umwege die Datei finden, die man sucht.

Das meiste Chaos im PC entsteht durch 2 Ursachen:

  1. zu viel
  2. keine eindeutigen Dateinamen

Zunächst zu dem „zu viel“

Ich kann mich noch an Zeiten erinnern, da war Speicherplatz sehr begrenzt. Da musste man sich gut überlegen, wie viel man aufbewahrt. Heute verfügen wir, wenn wir  nicht gerade Unmengen von Bildern oder Filme speichern über nahezu unbegrenzten Speicherplatz. Das verführt dazu alles aufzuheben und macht den Explorer dann unübersichtlich. Also auch da, beherzt löschen.

Putzeimer

Damit kommen wir leider nicht sehr weit.

Wenn ein Projekt abgeschlossen ist, werden viele Sachen, die im Verlauf sehr wichtig waren, überflüssig. Da lohnt es sich, einfach mal durchzugehen und nur noch das weiterhin wichtige zu belassen und alles andere in den Papierkorb zu schieben. Und auch sonnst brauche ich keine Dateien aufzuheben, die ich seit 10 Jahren nicht mehr gebraucht habe, also weg damit. Das gilt nicht nur für den Explorer, das kann man auch gut im E-Mailprogramm anwenden. Denn auch dort schlummert meist vieles, was wirklich nicht mehr benötigt wird.

Wer sich nun nicht traut, das alles gleich endgültig zu löschen, kann sich ein Quarantäne-Station schaffen. Einen Order, man kann ihn „vorläufiger Papierkorb“ oder wie auch immer nennen, erstellen und die Dateien erstmal dahin verschieben. Wenn wirklich nochmal was davon gebraucht wird, wandert es wieder zurück, dahin wo es dann hingehört. Aber was mehr als ein Jahr dort war, ohne dass es vermisst wurde, wird auch in Zukunft nicht mehr benötigt.

Damit wäre das „zu viel“ schon mal eliminiert.

Dann die Sache mit den Dateinamen

Ich habe das bei KundInnen schon erlebt. Das werden Dateien mal so und mal so genannt und mal da und mal dort abgelegt. Wie soll man da etwas wiederfinden. Es lohnt sich, einfach mal festzulegen wie Dateien benannt werden sollen. Also eine Rechnung heißt immer Rechnung und ein Angebot immer Angebot. Wenn man dann noch das Datum (in amerikanischer Form) in den Namen aufnimmt, dann ordnet sich der Explorer schon mal automatisch von alt nach neu oder umgekehrt. Das Änderungsdatum ist da keine große Hilfe, da es sich bei jedem Öffnen der Datei ändert. Also könnten Dateinamen z. B. so aussehen: KundeA_Rechnung_20190720 oder GremiumB_Protokoll_190730.

Wer sich das angewöhnt, findet wenigstens mit den Suchfeld, was gerade gebraucht wird. Wer dann noch eine verbindlich Reihenfolge der Ordner festlegt, sollte das Suchfeld nur noch in wenigen Ausnahmefällen brauchen.

Danke an michi-nordlicht für den schönen Putzeimer.

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