Buchhaltungsunterlagen – was und wie?

Wenn ich 10 Leute frage, antworten – nun ich will nicht allzu pesimistisch sein – 9, dass sie mit Buchhaltung am liebsten nichts zu tun haben möchten. Alles was damit zu tun haben könnte, wandert am liebsten in einen großen Karton und dann kann sich der Steuerberater darum kümmern. Dabei ist es gar nicht schwer, ein wenig Ordnung in Buchhaltungsunterlagen zu bringen.

Karton mit Papier

Zuerst die Frage: Was gehört alles zu den Buchhaltungsunterlagen?

  1. Eingangsrechnungen
    Das sind die Rechnungen, die Du bekommst und leider auch bezahlen musst.
  2. Ausgangsrechnungen
    Das sind die Rechnungen, die Du verschickst und die hoffentlich auch bezahlt werden
  3. Einkaufsquittungen
    Klar, die sind für die Sachen, die Du bar oder mit Karte bezahlt hast.
  4. Verkaufsquittungen
    Wenn Du manchmal was verkaufst, reichen Quittungen und ein Kassenbuch.
    Im Einzelhandel ist es der Kassenabschluss, der die Einnahmen des Tages auflistet.
  5. Kontoauszüge
    Auch klar, Deine Kontobewegungen werden damit dokumentiert.
    Kleiner Extratipp: privates und geschäftliches strikt auf 2 Bankkonten trennen.

Und wie ordnest Du das Ganze? Ich habe ja versprochen, es ist einfach. Du musst es nur regelmäßig machen, dann ist es gar nicht so viel.

Am besten nimmst Du Dir einen Ordner, ob breit oder schmal hängt von der Menge ab und ein 5teiliges Register. Wenn es digital sein soll, erstellt Du einen Odner Buchhaltungunterlagen mit 5 Unterordnern. Ob Papier oder digital, nun weißt Du genau wo jeder Zettel und jedes Blatt seinen Platz hat.

  1. Eingangsrechnung
    Sobald sie bezahlt sind, werden sie im Ordner abgelegt. Wenn Du doppelte Buchführung machen musst, alphabetisch nach dem Absender und die neueste nach oben. Bei einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung kannst Du sie nach Datum, auch das neueste nach oben, ablegen.
  2. Ausgangsrechnungen
    Dafür führst Du eine Liste, die die fortlaufenden Rechnungsnummern, den Rechnungsempfänger und die Rechnungssumme brutto dokumentiert. Dort vermerke ich auch, wann die Rechnung bezahlt wurde, bzw. wann ich gemahnt habe. Also kann die Rechnung gleich nachdem sie geschrieben wurde, abgelegt werden, sortiert nach Datum, die neuste nach oben.
  3. Einkaufsquittungen
    In Papierform einfach nach Datum, auf die Gefahr hin mich zu wiederholen, die neueste zuerst. Oder einscannen und in dem Ordner speichern. Am besten im Namen zuerst das Datum und dann den Namen schreiben, dann sortiert es sich automatisch.
  4. Verkaufsquittungen
    In Papierform: Kassenbuch führen (wie das einfach geht, steht da) und die Quittungen hinter dem jeweiligen Blatt abheften. Oder digital im Kassenbuch jeder Quittung eine Nummer geben und den Scan oder die pdf-Datei mit der Nummer benennen. Dann lässt es sich leicht zuordnen.
  5. Kontoauszüge
    Einfach abheften oder digital ablegen, das ist einfach.

So hast Du monatlich oder vierteljährlich oder auch für ein ganzes Jahr einen analogen oder digitalen Ordner, im dem alle Buchhaltungsunterlagen sauber abgelegt und leicht wiederzufinden sind. Und die Steuerberatung freut sich auch, wenn nicht alles mühsam zusammengesucht werden muss.

Vieln Dank an Clker-Free-Vector-Images für den blauen Karton.

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