E-Mailsignatur – was muss? was kann?

In diesem Blogartikel geht es um sogenannte Geschäftsbriefe, die heutzutage ja überwiegend elektronisch verschickt werden. @-ZeichenDa stellt sich die Frage: was gehört in eine E-Mailsignatur?

Was muss?

Alle rechtlich geforderten Angaben gehören auch in eine E-Mailsignatur: Firmierung, Gesellschaftsform, GeschäftfürerIn, Adresse, HR-Nummer etc.
Je nachdem was da relevant ist. Bei einer Einzelfirma natürlich auch der volle Namen des Unternehmers/der Unternehmerin.

Was kann?

Natürlich kann man in der E-Mailsignatur das Firmenlog und den Slogan unterbringen.

Und sämtliche Kontaktdaten sind auch von Vorteil. Ich empfehle auch die E-Mailadresse nochmal da hinzuschreiben, auch wenn Sie im Absender steht. Manchmal wird bei Weiterleiten der ursprüngliche Absender nicht mitgeschickt. Dann ist es schön, wenn man die Adresse irgendwo findet.

Zu den Kontaktdaten zählen natürlich auch alle geschäftlichen Social-Media-Konten. Auch dort kann man in Kontakt kommen.

Was ist kritisch?

Jede Art von Werbung ist als kritisch zu betrachten (DSGVO). Auch wenn eine Kundenbeziehung besteht, bedeutet das nicht die Einwilligung in Werbesendungen. Früher wurde im Marketing empfohlen, als P.S. auf eine besonderes Angebot hinzuweisen, weil man da die größte Aufmerksamkeit erreicht. Das ist auch heute noch so, aber das kann nach hinten losgehen. Der Adressat beschert sich wortreich über die Werbung, in die er nicht eingewilligt hat. Da gilt es abzuwägen, wem man so einen Hinweis schickt.

E-Mailsignatur ganz praktisch

In jedem E-Mailprogramm kann man sich eine Signatur einrichten und diese automatisch einfügen lassen. Das ist der ganz einfache Weg.

In Outlook kann man verschiedene Signaturen einrichten und ich habe deren sechs:

  1. das volle Programm
    Firmierung, Slogan, Adresse, Telefon, Fax, E-Mail und Social Media
    Das ist meine „normale“ Signatur
  2. nur Firmierung und Slogan
    Wenn in einer Reihe von E-Mail und Antworten schon mal die Signatur steht, nehme ich oft , wenn überhaupt eine, diese Signatur
  3. meine private Signatur
    weil ich den E-Mailacount auch privat nutze

Und das ganze jeweils mit und ohne Mobilnummer. So kann ich immer auswählen, welche Signatur ich verschicke. Und das ist mit einem Klick erledigt. Deshalb habe ich auch keine festgelegt, die immer angefügt werden soll.

Vielen Dank an Clker-Free-Vector-Images für das @-Zeichen.

Betonen statt suchen

ein Eichörnchen beim Suchen - so fühle ich mich auch oft bei BriefenZuletzt bekam ich (mal wieder) eine Rechnung, bei der ich mir alles, was ich wissen wollte, mühsam zusammen suchen musste. „Bei Überweisung des Rechnungbetrages geben Sie bitte die Rechnungsnummer an.“ Diese stand wenigstens gut deutlich auf der ersten Seite. Die Kontoverbindung fand ich dagegen in winziger Schrift in der Fußzeile.

Ein Brief ist kein Suchspiel

Anders als bei einem privaten Brief, den ich in Ruhe von oben nach unten lese, ist ein geschäftlicher Brief (oder E-Mail) meist eine Handlungsaufforderung: Ich soll etwas bezahlen, ich soll mich zurückmelden, ich soll zu einem Termin kommen oder eine bestimmte Frage beantworten oder was auch immer. Genau das, worum es geht, sollte so deutlich sein, dass es nicht untergehen kann.

Die wirklich wichtigen Informationen dürfen dabei gerne wiederholt werden. So hat eine Rechnungsnummer natürlich ihren berechtigten Platz im Briefkopf der Rechnung. Wenn ich die Summe übweise, ist es aber schön, alle Informationen beieinander zu haben, wie bei einem altmodischen Überweisungsvordruck.  Es geht natürlich auch eleganter:

„Bitte überweisen Sie die xx,xx Euro an das Konto

IBAN: DE12 3456 7890 1234 etc.

mit dem Verwendungszweck: Rgnr 1234

bis zum xx.xx.2018“

Das kann man als Empfänger der Rechnung einfach schön erledigen.

Worum geht es

Nicht nur Rechnungen sind Handlungsaufforderungen. Wenn Sie zum Beispiel zu einer Veranstaltung einladen, dann prüft der Empfänger, oft noch während der Überlegung, ob das interessant sein könnte, ob er/sie denn da überhaupt Zeit hat. Das „Wann“ ist daher eine der wichtigsten Informationen. Die darf gerne in der Betreffzeile und im Text auftauchen, auch gerne fettgedruckt.

Wenn Sie eine konkrete Frage haben, zum Beispiel weil jemanden um seine/ihre Meinung zu etwas bitten oder sich eine Entscheidung wünschen, wiederholen Sie diese Frage zum Ende des Briefes (bzw. E-Mail). Sonst geht es eventuell in den Details unter und hier, am Ende des Textes, entscheidet sich der Leser, was als nächstes damit zu tun ist (Ablage oder to-do und wenn to do, was ist dann zu tun).

Also, scheuen Sie keine Wiederholung, wenn es um die wichtigen Informationen geht und das sind die, die die nächste Handlung betreffen.

 

Vorlagen erstellen

Briefe backen, wie Kekse - mit passenden VorlagenKennen Sie „speichern als Vorlage“?

Fast jedes Textbearbeitungsprogramm bietet diese Möglichkeit an und es ist für alle Sachen hilfreich, die sich inhaltlich und/oder im Layout wiederholen, wie zum Beispiel Rechnungen.

Viele benutzen einfach eine alte Rechnung, ändern, was zu ändern ist und speichern dann neu ab, aber wie schnell hat man auf speichern gedrückt und damit die alte geändert?

Genau dafür sind Vorlagen ideal, denn wenn man eine Vorlage öffnet, hat man ein neues Dokument.

 

 

Wenn Sie speichern, geht das Programm automatisch in „speichern unter“ und fragt Sie, wie Sie Ihre neue Datei nennen wollen = Sie können sich nicht die Vorlage zerschießen.1

Vorlagen erstellen

Nur, wie kommt man zu schönen nützlichen Vorlagen?

Suchen Sie sich aus Ihren bisherigen Rechnungen eine, die Sie als Muster nehmen. Öffnen Sie sie und speichern Sie neu als Vorlage.

Das war’s.Speichern als Vorlage

 

Weil es so einfach ist, lohnt es sich auch Vorlagen für unterschiedliche Dinge anzulegen, zum Beispiel

  • Rechnung mit Fahrtkosten
  • Rechnung ohne Fahrtkosten

Oder, wenn Sie Stammkunden haben, für diese auch eigene Vorlagen

  • Rechnung Max Mustermann
  • Rechnung Frühlings GmbH etc.

Dann haben Sie, wenn Sie die Vorlage öffnen, schon die richtige Adresse.

Wofür sich Vorlagen eignen

Natürlich können Sie Vorlagen nicht nur für Rechnungen verwenden, auch für Angebote, Berichte oder was auch immer sich bei Ihnen wiederholt und stets das gleiche Layout haben soll. Dabei sind Sie nicht eingeschränkt, denn eine Vorlage ist kein Formular, in dem Sie nur noch bestimmte Dinge ändern können. Sie können alles ändern – wirklich alles.

Wenn Sie tiefer einsteigen wollen, können Sie innerhalb Ihrer Vorlage auch Datumsfelder und ähnliches verwenden, so dass automatisch das heutige Datum eingetragen wird. Wenn Sie das interessiert, schreibe ich gerne mal darüber.

PS: Und weil sich die Vorlagen vor allem für Rechnungen eignen, hier nochmal die beiden Artikel zum Rechnung schreiben

PPS: Dank an Jill für das Foto der Herzkekse

1) Wenn Sie Ihre Vorlage ändern wollen, speichern Sie sie als Vorlage und geben Sie ihr denselben Namen wie der bisherigen Vorlage. Dann und nur dann überschreiben Sie Ihre Vorlage.