Meine wichtigsten Helfer fürs Büromanagement

Fürs Büromanagement braucht man auch Helfer. Meine sind elektronischer Natur, sonst würden sie auch gar nicht in mein Büro reinpassen 🙂

Ich stelle heute meine drei wichtigsten Helfer vor und zuvor gibt es noch einen Tipp gegen das E-Mailchaos: Ich nutze 2 verschiedene E-Mailadressen. Es waren auch schon mal 3, aber die Unterscheidung zwischen beruflicher und privater E-Mailadresse hat sich bei mir nicht bewährt. Was sich seit Jahren bewährt hat, ist die Adresse für Newsletter und Werbung. So habe ich diese nicht ständig zwischen den wichtigen E-Mails und kann sie, wenn ich Zeit dazu habe, in Ruhe lesen. Jetzt zu den Helfern.

1. Outlook

OutlookDie meisten kennen Outlook, aber oft wird es nur als E-Mailprogramm genutzt.Ich nutze Outlook als vielseitiges Verwaltungsprogramm. Meine regelmäßigen Aufgaben verwalte ich dort, weil ich sie als Serie einstellen kann. Ich mag vor allem die Einstellung „Neue Aufgabe erstellen jeweils … nach Abschluss der vorangegangenen Aufgabe“.

Ich mag es auch, dass ich E-Mails benutzerdefiniert nachverfolgen kann. So kann ich die E-Mail direkt in den richtigen Ordner verschieben, denn sie taucht ja in der Aufgabenliste auf und verstopft nicht mehr oder weniger lang den Posteingang.

Outlook ist auch mein Kalender. Er ist synchron auf dem Handy. So kann ich überall meine Termine eintragen und es gibt keine Konflikte, außer ich vergesse das Eintragen. Wie aus dem Kalender dann die Wochenplanung wird, habe ich im Artikel über Zeitplanung beschrieben.

Und natürlich ist Outlook auch meine Adressverwaltung. Eine inzwischen umfangreiche Adressdatenbank mit vielen Informationen.

2. Trello

TrelloIch habe in verschiedenen Zusammenhängen schon mal erwähnt, dass ich Trello nutze. Seit ich mich auf den zweiten Blick verliebt habe, kann ich mir gar nicht mehr vorstellen, wie ich ohne zurechtgekommen bin. Ich nutze Trello-Boards für alles mögliche, berufliches wie privates. Mit Listen und Karten verwalte ich komplexe Aufgaben, die aus mehreren Schritten bestehen und auch Aufgaben, die zusammenhängen, wie z. B. Content-Marketing. Auch Projekte verwalte ich gerne in Trello. Dort kann ich Listen erstellen und für die Durchführung komme ich meist mit einer Karte mit verschiedenen Checklisten aus. In diesem Beitrag habe ich das beschrieben.

In Chrome gibt es eine Trello-Erweiterung, mit der ich ganz einfach von Webseiten aus Trello-Karten in jedes meiner Boards und jede meiner Listen erstellen kann – für Recherchen einfach genial.

Ein weiterer Vorteil von Trello ist, dass ich mit verschieden Teams zusammenarbeiten kann und dabei nicht ständig E-Mail hin und her geschrieben werden müssen und jede immer den neuesten Stand hat, weil alle auf dasselbe Trello-Board zugreifen.

3. OneNote

OneNoteDas ist mein Notizbuch. Seit ich es nutze, wird mein Zettelkasten nur sehr langsam leer. Es ist ein Sammelbecken von Infos und eigenen Notizen. Ich könnte das alles auch in Trello verwalten, aber da ich OneNote schon länger nutze, ist es einfach so gewachsen und ich habe keine Lust, das alles jetzt auf Trello zu übertragen.

Das sind meine wichtigsten Helfer fürs Büromanagement. Mich interessieren Eure Erfahrungen. Welche Tools nutzt Ihr und welche Erfahrungen habt Ihr damit gemacht? Schreibt es einfach in die Kommentare.

Keine Zeit fürs Privatleben

Private Zeit lässt sich jetzt auch nochmal schön draußen genießen.Bekommen Sie auch private Mails an Ihre berufliche Adresse? Für viele Selbstständige ist das ganz normal, aber wie geht man dann damit um? Viele schieben diese erst mal nach hinten, erst sind die beruflichen Sachen wichtig: Anfragen, Aufträge, Nachfragen etc. Es geht schließlich ums Geld verdienen. Doch während Angestellte irgendwann Feierabend haben und sich dann um Ihre privaten Mails, Verabredungen und Hobbys kümmern, arbeiten viele Selbstständige bis Müdigkeit oder Hunger Sie zum Aufhören zwingen.

Wann ist Zeit für Privatleben?

Wer erst dann zum Sport geht, wenn die to-do-Liste leer ist, wer erst dann Freunde trifft, wenn nichts zu tun ist … hat wohl bald keine Freunde mehr. Ich plane mir daher ganz bewusst Zeit für mein Privatleben ein. Das muss nicht immer abends sein. Oft beantworte ich private Mails als erstes. So komme ich gut ins Schreiben.

Bei festen Terminen, Fristen und Rechnungen lohnt sich auch kein Unterschied. Eine Anmeldefrist verstreicht, wenn Sie sich nicht darum kümmern, ob es nun etwas berufliches oder privates ist. Rechnungen zahlen sich auch am besten in einem Aufwasch, auch wenn es unterschiedliche Konten sind.

Viele Leben

Meine Arbeit ist wichtig, aber mein Leben ist mehr als meine Arbeit: Es gibt noch Familie und Freunde, Engagement in der Gemeinde, Haushalt, Weiterbildung, Pause/Urlaub, Zeit, mal nichts zu tun.

Damit alles im Gleichgewicht bleibt, markiere ich mir in meinem Kalender, welche Zeit ich womit verbringe: Beruf, Freizeit, Haushalt, Sonstiges. So sehe ich schnell, wenn das Gleichgewicht gestört ist. Manchmal liegt das an einem akuten Putzfimmel (Putzen um sich vor unangenehmen Aufgaben zu drücken), manchmal liegt es an stressigen Zeiten weil zum Beispiel vor Jahresende alle noch schnell dies und das fertig haben wollen.

Stresszeiten gehören dazu. Gerade dann ist es wichtig die kleinen Auszeiten zu genießen, sie geben Energie um weiterzumachen – Haushalt wird dagegen auf ein Minimum reduziert.

Nicht in jeder Woche ist die Balance ideal. Das muss sie auch nicht sein. Die Frage ist: Ist Ihr Leben insgesamt ausgeglichen? Haben Sie Zeit für alles, was Ihnen wichtig ist (vielleicht nicht jeden Tag oder jede Woche, aber immer mal wieder)?

 

PS: Danke Hans für dieses schöne Herbstbild.

Entspanntes neues Jahr

Winterlandschaft mit Sonnenaufgang - so perfekt, kann kaltes Wetter aussehenKennen Sie perfekte Menschen?

Ich kenne keinen, aber ich kenne erfolgreiche Menschen. Dabei kommt der Erfolg nicht aus der Perfektion, sondern oft aus der Bereitschaft etwas auszuprobieren und aus Fehlern zu lernen. Dazu braucht man einen entspannten Blick auf die eigenen Fehler. Wer stets perfekt sein will, kann eigene Fehler nicht sehen (sie werden verdrängt oder ignoriert) und kann daher nicht daraus lernen. Die Folge ist: er/sie wird sie wahrscheinlich wiederholen.

Gibt es ein „perfekt“?

Als ich anfing im Büro zu arbeiten, dachte ich, ich muss nur einmal lernen, wie man es richtig macht und dann mache ich es so. Je mehr ich gelernt habe, je mehr ich gelesen und gesehen habe, desto mehr Antworten gab es auf die Frage, wie man es denn richtig macht. Was dort gut war, war dort schlecht. Ja, wie denn nun?

Wenn ich jetzt zu Kunden gehe, um ihnen in ihrem Büro zu helfen, habe ich nicht die eine richtige Lösung dabei. Ich bringe viele Werkzeuge mit und achte darauf, dass Vorschriften eingehalten werden (bei Rechnungen, Mahnungen und der Aufbewahrung von Buchführungsunterlagen gibt es ein juristisches „richtig“, perfekt würde ich das nicht unbedingt nennen). Gemeinsam finden wir dann heraus, was für denjenigen gut passt. Das wird ausprobiert und angepasst, bis es noch besser passt. Perfekt wird es nie – muss es auch nicht.

G’schisse gut

Wir sind Menschen und daher unperfekt. Wir machen Dinge mal besser mal schlechter. Wenn wir wollen, können wir aus unseren Fehlern lernen und manchmal gehört zu dem Lernprozess auch zu sehen, wo mehr Verbesserung nicht notwendig ist. Manchmal reicht auch weniger.

Mein Vater nannte das „G’schisse gut“, wenn etwas nicht so wurde, wie er es sich vorher vorgestellt hatte, aber funktionierte.

So wünsche ich Ihnen ein Jahr, in dem Sie erkennen, wo und was noch besser geht und was so bleiben kann, wie es ist (weil es sehr gut ist oder weil es sich nicht lohnt hier noch mehr zu verbessern).

Den größten Fehler, den man im Leben machen kann, ist, immer Angst zu haben, einen Fehler zu machen.

Dietrich Bonhoeffer