Checklisten gekonnt einsetzen

Ich liebe Checklisten. Sie geben einem das Gefühl, dass nichts mehr schiefgehen kann. Nun ja, Gefühle können auch täuschen. Aber es scheint vielen Menschen so zu gehen, denn das Internet quillt fast über vor Checklisten für alles mögliche. Nur selten finde ich dabei eine Möglichkeiten bei TrelloListe, die genau meinen Bedarf trifft. Deshalb habe ich schon früher meine eigenen Checklisten entwickelt.

Aber seit ich mit Trello  für alles mögliche arbeite, mache ich dort auch meine Listen, besonders gerne für Aufgaben, die aus vielen Einzelschritten bestehen. Da kann ich zur Karte eine oder sogar mehrere Checklisten hinzufügen und habe alle Einzelschritte im Blick. Gerade für Projekte, die aus einzelnen Phasen, die zum Teil parallel laufen, bestehen, ist dies ein unschlagbares Instrument um den Überblick zu behalten.

Bei mir gibt es einige komplexe Aufgaben, die monatlich oder jährlich anfallen. Dafür habe ich eine Vorlagenkarte, die ich dann nach Bedarf kopieren kann. Damit ich nicht aus Versehen die Vorlagenkarte ausfülle, habe ich sie mit die Urlaubskarteeinem blauen Label gekennzeichnet. Als Beispiel nehme ich jetzt mal meine Urlaubskarte (das ist einfach ein angenehmeres Thema als ewig nur Business). Dort habe ich Checklisten für die Sachen, die ich mitnehmen will/muss: Fürs Wandern, für den Strand, für den Städtetrip, Kosmetik für 3 Tage und für 14 Tage usw. Für die konkrete Planung kopiere ich zuerst die Karte, dann wähle ich aus, welche Checklisten ich brauche und schon kann nichts mehr schiefgehen oder nur ein bisschen :-). Wenn mir auffällt, dass irgendwo etwas fehlt oder zu viel ist, korrigiere ich das in der Vorlagenkarte, nicht nur bei der Urlaubskarte sondern auch bei allen anderen.

Obwohl es zunächst etwas umständlich erscheint, würde ich es ungern anders machen. Denn ich liebe es die Ich habe schon was erledigt.einzelnen Punkte abzuhaken. Und dann kann ich auch auf einen Blick zu sehen, wie viele ich schon erledigt habe.

In dem Video erkläre ich, wie es geht.

 

Ordner ausmisten

Wenn ich an die Aktenschränke von früher denke – ja, da wurde noch Papier aufgehoben. Schließlich musste jeder Geschäftsbrief aufbewahrt werden. Heute geht vieles per E-Mail und auch über den Standard, E-Mails auszudrucken, sind wir weitestgehend hinweg. Und dennoch gibt es immer noch Papier, das aufbewahrt werden muss. Also werden Ordner gefüllt, sauber beschriftet und ins Regal oder den Schrank gestellt. Und irgendwann kommt der Zeitpunkt, wo wirklich beim besten Willen kein Blatt mehr in den Ordner passt. Soweit sollte es gar nicht erst kommen.

Man kann natürlich einen „Ausmisttag“ einlegen und alle Ordner überprüfen und nicht mehr benötigtes rausschmeißen. Aber wann sollte man dazu Zeit haben?

Viel einfacher geht es, wenn man immer wieder beim Abheften schaut, ob man nicht auch noch was entsorgen kann. Also einfach mal kurz durchblättern und dann fallen mindestens 2 Blätter ins Auge, die im Papierkorb besser aufgehoben sind.

Aber es gibt halt auch die Unterlagen, die aufgehoben werden müssen (siehe Aufbewahrungsfristen). Die habe ich nicht in Ordnern sondern in Archivschachteln. Im Bankordner ist also nur das aktuelle und das Vorjahr. Alles anderen Jahren warten in den Schachteln an einem trocken Platz außerhalb meines Büros auf ihre Entsorgung, falls nicht irgendwann mal jemand etwas davon sehen will. Auf den Schachteln steht dann auch außen, wann sie entsorgt werden können, damit ich gar nicht erst noch reinschauen muss.

Zum Schluss noch zwei Tipps:

  • Was nur zum Abheften ausgedruckt wird, doppelseitig bedrucken. Das spart schon mal die Hälfte an Platz.
  • Bevor abgeheftet wird, nur mal kurz überlegen, ob man das überhaupt irgendwann mal wieder braucht.

 

Herzlichen Dank an Hebi B. für das Ordnerbild.

Farben helfen zu ordnen

Ordnung ist ja erstmal nicht etwas, das man um seiner selbst willen anstrebt. Ordnung braucht man, weil sie Klarheit bringt und weil sie hilft, den Überblick zu behalten. Und dabei ist sie etwas sehr individuelles. Was die eine zum Arbeiten braucht, macht eine andere schon wahnsinnig.

Für mich sind Farben ein wichtiges Hilfsmittel – egal um was es sich handelt. Dabei hat sich mein Farbsystem über die Jahre auch verändert. Begonnen habe ich damit schon, als ich noch Assistentin der Geschäftsleitung war. Da gab es drei Farben: eine für Europa, eine für Deutschland und eine für unseren Bereich. Damals waren das nur Ordner und Sichthüllen, in die die verschiedenen Unterlagen abgelegt wurden. Das gab im Aktenschrank und in der Wiedervorlage eine übersichtliche Ordnung.

Als ich mich selbstständig gemacht habe, habe ich ein Farbsystem aufgestellt, das mir lange Zeit geholfen hat, meine Unterlagen übersichtlich zu ordnen. Aber es wurde mit der Zeit unübersichtlich, weil es nach Inhalten sortiert war: für Termine, zu bearbeiten, Infos, zu lesen, warten auf Antwort. Und dabei buntgemischt Privates und Geschäftliches. In den über 10 Jahren hat sich auch einiges geändert. Es gibt längst nicht mehr so viel Papier und mein Farbsystem wurde mehr Belastung als Hilfe.

Letztes Jahr habe ich mich für ein neues System entschieden. Es gibt vier Farben. Zwei für Geschäftliches: Kunden und Backoffice und zwei für Privates: ehrenamtliches Engagement und Persönliches. So ordne ich meine Aufgaben und Termine in Outlook, so färbe ich die Trello-Boards, so sortiere ich Papier in Ordnern und Sichthüllen. Mein Kalender ist dadurch schön bunt geworden, aber ich sehe auf den ersten Blick, was in der Woche los ist. Wenn ich die Farben hinter meinen Aufgaben anschaue, sehe ich direkt, wofür ich heute etwas arbeiten sollte.

Ganz bewusst schreibe ich hier nicht, welche Farben das sind, denn die Farben zum Ordnen sollte man wirklich ganz individuell wählen. Ich habe die Farben genommen, die mir ganz spontan für den Bereich eingefallen sind. Es sind die, die für mich für den Bereich stehen. Bei anderen können es ganz andere sein. Da gibt es kein richtig oder falsch sondern nur ein passend für mich.

Viel Spaß beim Festlegen der Farben und einen guten Überblick über Termine und Aufgaben dank der passenden Farbe.

P.S.: Vielen Dank an HG-Fotografie für die Buntstifte.