Meine wichtigsten Helfer fürs Büromanagement

Fürs Büromanagement braucht man auch Helfer. Meine sind elektronischer Natur, sonst würden sie auch gar nicht in mein Büro reinpassen 🙂

Ich stelle heute meine drei wichtigsten Helfer vor und zuvor gibt es noch einen Tipp gegen das E-Mailchaos: Ich nutze 2 verschiedene E-Mailadressen. Es waren auch schon mal 3, aber die Unterscheidung zwischen beruflicher und privater E-Mailadresse hat sich bei mir nicht bewährt. Was sich seit Jahren bewährt hat, ist die Adresse für Newsletter und Werbung. So habe ich diese nicht ständig zwischen den wichtigen E-Mails und kann sie, wenn ich Zeit dazu habe, in Ruhe lesen. Jetzt zu den Helfern.

1. Outlook

OutlookDie meisten kennen Outlook, aber oft wird es nur als E-Mailprogramm genutzt.Ich nutze Outlook als vielseitiges Verwaltungsprogramm. Meine regelmäßigen Aufgaben verwalte ich dort, weil ich sie als Serie einstellen kann. Ich mag vor allem die Einstellung „Neue Aufgabe erstellen jeweils … nach Abschluss der vorangegangenen Aufgabe“.

Ich mag es auch, dass ich E-Mails benutzerdefiniert nachverfolgen kann. So kann ich die E-Mail direkt in den richtigen Ordner verschieben, denn sie taucht ja in der Aufgabenliste auf und verstopft nicht mehr oder weniger lang den Posteingang.

Outlook ist auch mein Kalender. Er ist synchron auf dem Handy. So kann ich überall meine Termine eintragen und es gibt keine Konflikte, außer ich vergesse das Eintragen. Wie aus dem Kalender dann die Wochenplanung wird, habe ich im Artikel über Zeitplanung beschrieben.

Und natürlich ist Outlook auch meine Adressverwaltung. Eine inzwischen umfangreiche Adressdatenbank mit vielen Informationen.

2. Trello

TrelloIch habe in verschiedenen Zusammenhängen schon mal erwähnt, dass ich Trello nutze. Seit ich mich auf den zweiten Blick verliebt habe, kann ich mir gar nicht mehr vorstellen, wie ich ohne zurechtgekommen bin. Ich nutze Trello-Boards für alles mögliche, berufliches wie privates. Mit Listen und Karten verwalte ich komplexe Aufgaben, die aus mehreren Schritten bestehen und auch Aufgaben, die zusammenhängen, wie z. B. Content-Marketing. Auch Projekte verwalte ich gerne in Trello. Dort kann ich Listen erstellen und für die Durchführung komme ich meist mit einer Karte mit verschiedenen Checklisten aus. In diesem Beitrag habe ich das beschrieben.

In Chrome gibt es eine Trello-Erweiterung, mit der ich ganz einfach von Webseiten aus Trello-Karten in jedes meiner Boards und jede meiner Listen erstellen kann – für Recherchen einfach genial.

Ein weiterer Vorteil von Trello ist, dass ich mit verschieden Teams zusammenarbeiten kann und dabei nicht ständig E-Mail hin und her geschrieben werden müssen und jede immer den neuesten Stand hat, weil alle auf dasselbe Trello-Board zugreifen.

3. OneNote

OneNoteDas ist mein Notizbuch. Seit ich es nutze, wird mein Zettelkasten nur sehr langsam leer. Es ist ein Sammelbecken von Infos und eigenen Notizen. Ich könnte das alles auch in Trello verwalten, aber da ich OneNote schon länger nutze, ist es einfach so gewachsen und ich habe keine Lust, das alles jetzt auf Trello zu übertragen.

Das sind meine wichtigsten Helfer fürs Büromanagement. Mich interessieren Eure Erfahrungen. Welche Tools nutzt Ihr und welche Erfahrungen habt Ihr damit gemacht? Schreibt es einfach in die Kommentare.

Checklisten gekonnt einsetzen

Ich liebe Checklisten. Sie geben einem das Gefühl, dass nichts mehr schiefgehen kann. Nun ja, Gefühle können auch täuschen. Aber es scheint vielen Menschen so zu gehen, denn das Internet quillt fast über vor Checklisten für alles mögliche. Nur selten finde ich dabei eine Möglichkeiten bei TrelloListe, die genau meinen Bedarf trifft. Deshalb habe ich schon früher meine eigenen Checklisten entwickelt.

Aber seit ich mit Trello  für alles mögliche arbeite, mache ich dort auch meine Listen, besonders gerne für Aufgaben, die aus vielen Einzelschritten bestehen. Da kann ich zur Karte eine oder sogar mehrere Checklisten hinzufügen und habe alle Einzelschritte im Blick. Gerade für Projekte, die aus einzelnen Phasen, die zum Teil parallel laufen, bestehen, ist dies ein unschlagbares Instrument um den Überblick zu behalten.

Bei mir gibt es einige komplexe Aufgaben, die monatlich oder jährlich anfallen. Dafür habe ich eine Vorlagenkarte, die ich dann nach Bedarf kopieren kann. Damit ich nicht aus Versehen die Vorlagenkarte ausfülle, habe ich sie mit die Urlaubskarteeinem blauen Label gekennzeichnet. Als Beispiel nehme ich jetzt mal meine Urlaubskarte (das ist einfach ein angenehmeres Thema als ewig nur Business). Dort habe ich Checklisten für die Sachen, die ich mitnehmen will/muss: Fürs Wandern, für den Strand, für den Städtetrip, Kosmetik für 3 Tage und für 14 Tage usw. Für die konkrete Planung kopiere ich zuerst die Karte, dann wähle ich aus, welche Checklisten ich brauche und schon kann nichts mehr schiefgehen oder nur ein bisschen :-). Wenn mir auffällt, dass irgendwo etwas fehlt oder zu viel ist, korrigiere ich das in der Vorlagenkarte, nicht nur bei der Urlaubskarte sondern auch bei allen anderen.

Obwohl es zunächst etwas umständlich erscheint, würde ich es ungern anders machen. Denn ich liebe es die Ich habe schon was erledigt.einzelnen Punkte abzuhaken. Und dann kann ich auch auf einen Blick zu sehen, wie viele ich schon erledigt habe.

In dem Video erkläre ich, wie es geht.

 

Ordner ausmisten

Wenn ich an die Aktenschränke von früher denke – ja, da wurde noch Papier aufgehoben. Schließlich musste jeder Geschäftsbrief aufbewahrt werden. Heute geht vieles per E-Mail und auch über den Standard, E-Mails auszudrucken, sind wir weitestgehend hinweg. Und dennoch gibt es immer noch Papier, das aufbewahrt werden muss. Also werden Ordner gefüllt, sauber beschriftet und ins Regal oder den Schrank gestellt. Und irgendwann kommt der Zeitpunkt, wo wirklich beim besten Willen kein Blatt mehr in den Ordner passt. Soweit sollte es gar nicht erst kommen.

Man kann natürlich einen „Ausmisttag“ einlegen und alle Ordner überprüfen und nicht mehr benötigtes rausschmeißen. Aber wann sollte man dazu Zeit haben?

Viel einfacher geht es, wenn man immer wieder beim Abheften schaut, ob man nicht auch noch was entsorgen kann. Also einfach mal kurz durchblättern und dann fallen mindestens 2 Blätter ins Auge, die im Papierkorb besser aufgehoben sind.

Aber es gibt halt auch die Unterlagen, die aufgehoben werden müssen (siehe Aufbewahrungsfristen). Die habe ich nicht in Ordnern sondern in Archivschachteln. Im Bankordner ist also nur das aktuelle und das Vorjahr. Alles anderen Jahren warten in den Schachteln an einem trocken Platz außerhalb meines Büros auf ihre Entsorgung, falls nicht irgendwann mal jemand etwas davon sehen will. Auf den Schachteln steht dann auch außen, wann sie entsorgt werden können, damit ich gar nicht erst noch reinschauen muss.

Zum Schluss noch zwei Tipps:

  • Was nur zum Abheften ausgedruckt wird, doppelseitig bedrucken. Das spart schon mal die Hälfte an Platz.
  • Bevor abgeheftet wird, nur mal kurz überlegen, ob man das überhaupt irgendwann mal wieder braucht.

 

Herzlichen Dank an Hebi B. für das Ordnerbild.