Ordnung hat auch mit Optik zu tun

Als ich neulich zum ersten Mal bei einer Kundin im Büro war, wirkte dieses unordentlich. Sie selbst war auch der Meinung, es sei von Ordnung weit entfernt. Nach einer Weile habe ich festgestellt: es wirkt viel unordentlicher als es ist. Wir haben 2 Bereiche bearbeitet.

Ordnung auf dem Schreibtisch

Zunächst haben wir mit wenigen Handgriffen, den Schreibtisch verwandelt. Die Dinge, die nicht dorthin gehörten, wurden weggeräumt. Ja, bei mir finden sich auch ab und zu noch Kaffeetassen und Wassergläser, die partout nicht zurück in die Küche wollen. Es dauert keine 5 Minuten und diese Unordnung ist beseitigt. Dann haben wir noch ein paar Geräte, die nicht täglich gebraucht werden, auf einen Sideboard geräumt und schon wirkte der Schreibtisch sehr ordentlich.

aufgeräumte Schublade

Ordnung in den Schubladen

Als nächstes zeigte sie mir die Schubladen. Nun, wenn ich Kleinteile wie Stifte und Radiergummi etc. einfach in eine große Schublade lege, kann beim Öffnen und Schließen nur Unordnung entstehen. Aber auch das ist schnell erledigt. Man braucht Schubladenteiler. Wie die sind ist völlig egal, selbst gebastelte kleine Karton, kleine Plastikbecher, Einsätze für Besteckschubladen, alles, was die Schublade in kleine Einheiten teilt, funktioniert. Am Wochenende hat sie mir dann ein Bild mit der „ordentlichen“ Schublade geschickt.

Ordnung im Ordner-Regal

Da das papierlose Büro, von dem ich schon seit 20 Jahren höre, wahrscheinlich noch 20 Jahre auf sich warten lässt, legen wir alle immer noch Papier vorzugsweise in Ordnern ab. Ganz oft sehe ich bei meinen Kund*innen ein buntes Sammelsurium verschiedener Ordner, in den unterschiedlichsten Farben und abwechslungsreich beschriftet. Das wirkt einfach unordentlich, obwohl es doch ganz ordentlich ist. Vor allem, wenn die Ordner in einem offenen Regal stehen, empfehle ich dies:

  • Farbkonzept, sofern noch nicht geschehen, festlegen.
    Im Beitrag Farben helfen zu ordnen habe ich darüber geschrieben.
  • Was zusammengehört, sollte auch zusammen im Regal stehen.
  • Einheitliche Ordnergrößen und einheitliche Beschriftung lässt alles gleich sehr viel ordentlicher wirken.Die Beschriftung sollte auf jeden Fall das eigene Logo und eventuell auch den Slogan enthalten. Das ist schließlich nicht das Büro der Firma Leitz.Wie der Ordner-Rücken gestaltet ist, spielt keine große Rolle. Hauptsache es ist einheitlich. Wer eine schöne Handschrift hat, kann auch von Hand beschriften. Bei mir würde das nicht einheitlich sondern höchst chaotisch wirken. Aber es gibt sicher Menschen mit schöner Handschrift. Ansonsten bieten alle Herstellen online eine Beschriftungs-Software an mit der man online gestalten und ausdrucken kann oder man lädt sie herunter und dann kann man die individuelle Vorlage erstellen.

Un dann kann man sich über die Ordnung im Ordner-Regal freuen und das hebt gleich die Stimmung.

Vielen dank an DanceERB für die aufgeräumte Schublade.

Auch Digitales braucht ab und zu einen Putztag

Im Gegensatz zu Papierstapeln hat der digitale Stapel einen großen Vorteil. Dort gibt es ein Feld „suche“ und schon macht der Computer die Arbeit. Aber, Hand auf’s Herz, ist das nicht nervig und wäre es nicht viel besser, man bräuchte diese Suche gar nicht. Man würde zielstrebig zu dem Ordner kommen und dort ohne Umwege die Datei finden, die man sucht.

Das meiste Chaos im PC entsteht durch 2 Ursachen:

  1. zu viel
  2. keine eindeutigen Dateinamen

Zunächst zu dem „zu viel“

Ich kann mich noch an Zeiten erinnern, da war Speicherplatz sehr begrenzt. Da musste man sich gut überlegen, wie viel man aufbewahrt. Heute verfügen wir, wenn wir  nicht gerade Unmengen von Bildern oder Filme speichern über nahezu unbegrenzten Speicherplatz. Das verführt dazu alles aufzuheben und macht den Explorer dann unübersichtlich. Also auch da, beherzt löschen.

Putzeimer

Damit kommen wir leider nicht sehr weit.

Wenn ein Projekt abgeschlossen ist, werden viele Sachen, die im Verlauf sehr wichtig waren, überflüssig. Da lohnt es sich, einfach mal durchzugehen und nur noch das weiterhin wichtige zu belassen und alles andere in den Papierkorb zu schieben. Und auch sonnst brauche ich keine Dateien aufzuheben, die ich seit 10 Jahren nicht mehr gebraucht habe, also weg damit. Das gilt nicht nur für den Explorer, das kann man auch gut im E-Mailprogramm anwenden. Denn auch dort schlummert meist vieles, was wirklich nicht mehr benötigt wird.

Wer sich nun nicht traut, das alles gleich endgültig zu löschen, kann sich ein Quarantäne-Station schaffen. Einen Order, man kann ihn „vorläufiger Papierkorb“ oder wie auch immer nennen, erstellen und die Dateien erstmal dahin verschieben. Wenn wirklich nochmal was davon gebraucht wird, wandert es wieder zurück, dahin wo es dann hingehört. Aber was mehr als ein Jahr dort war, ohne dass es vermisst wurde, wird auch in Zukunft nicht mehr benötigt.

Damit wäre das „zu viel“ schon mal eliminiert.

Dann die Sache mit den Dateinamen

Ich habe das bei KundInnen schon erlebt. Das werden Dateien mal so und mal so genannt und mal da und mal dort abgelegt. Wie soll man da etwas wiederfinden. Es lohnt sich, einfach mal festzulegen wie Dateien benannt werden sollen. Also eine Rechnung heißt immer Rechnung und ein Angebot immer Angebot. Wenn man dann noch das Datum (in amerikanischer Form) in den Namen aufnimmt, dann ordnet sich der Explorer schon mal automatisch von alt nach neu oder umgekehrt. Das Änderungsdatum ist da keine große Hilfe, da es sich bei jedem Öffnen der Datei ändert. Also könnten Dateinamen z. B. so aussehen: KundeA_Rechnung_20190720 oder GremiumB_Protokoll_190730.

Wer sich das angewöhnt, findet wenigstens mit den Suchfeld, was gerade gebraucht wird. Wer dann noch eine verbindlich Reihenfolge der Ordner festlegt, sollte das Suchfeld nur noch in wenigen Ausnahmefällen brauchen.

Danke an michi-nordlicht für den schönen Putzeimer.

Ordner ausmisten

Wenn ich an die Aktenschränke von früher denke – ja, da wurde noch Papier aufgehoben. Schließlich musste jeder Geschäftsbrief aufbewahrt werden. Heute geht vieles per E-Mail und auch über den Standard, E-Mails auszudrucken, sind wir weitestgehend hinweg. Und dennoch gibt es immer noch Papier, das aufbewahrt werden muss. Also werden Ordner gefüllt, sauber beschriftet und ins Regal oder den Schrank gestellt. Und irgendwann kommt der Zeitpunkt, wo wirklich beim besten Willen kein Blatt mehr in den Ordner passt. Soweit sollte es gar nicht erst kommen.

Man kann natürlich einen „Ausmisttag“ einlegen und alle Ordner überprüfen und nicht mehr benötigtes rausschmeißen. Aber wann sollte man dazu Zeit haben?

Viel einfacher geht es, wenn man immer wieder beim Abheften schaut, ob man nicht auch noch was entsorgen kann. Also einfach mal kurz durchblättern und dann fallen mindestens 2 Blätter ins Auge, die im Papierkorb besser aufgehoben sind.

Aber es gibt halt auch die Unterlagen, die aufgehoben werden müssen (siehe Aufbewahrungsfristen). Die habe ich nicht in Ordnern sondern in Archivschachteln. Im Bankordner ist also nur das aktuelle und das Vorjahr. Alles anderen Jahren warten in den Schachteln an einem trocken Platz außerhalb meines Büros auf ihre Entsorgung, falls nicht irgendwann mal jemand etwas davon sehen will. Auf den Schachteln steht dann auch außen, wann sie entsorgt werden können, damit ich gar nicht erst noch reinschauen muss.

Zum Schluss noch zwei Tipps:

  • Was nur zum Abheften ausgedruckt wird, doppelseitig bedrucken. Das spart schon mal die Hälfte an Platz.
  • Bevor abgeheftet wird, nur mal kurz überlegen, ob man das überhaupt irgendwann mal wieder braucht.

 

Herzlichen Dank an Hebi B. für das Ordnerbild.