Was muss in eine Rechnung

Das Umsatzsteuergesetz legt viele Aspekte einer Rechnung fest.Wenn Sie eine Rechnung schreiben, egal ob Sie diese handschriftlich oder mit einer Word-Vorlage erstellen, fordert das Umsatzsteuergesetz ein paar Angaben (auch wenn Sie umsatzsteuer-befreit sind).

Name und Anschrift

Auf die Rechnung gehört der vollständige Name des Rechnungsstellers und Rechnungsempfängers.

Zum Beispiel
Kluge GmbH & Co. KG
Hauptstraße 15
12345 Dorfhausen

Bei Einzelunternehmern braucht es zusätzlich den Name des Unternehmers/der Unternehmerin.

Zum Beispiel:
Büroservice Ingrid Heintz
Ingrid Heintz
Gumprechtstraße 8
50825 Köln

Steuernummer

Ob Sie auf Ihren Rechnungen Ihre Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identnummer angeben, ist Ihnen überlassen, aber eine von beiden muss es sein.

Die Umsatzsteuer-Identnummer können Sie unter https://www.formulare-bfinv.de/ffw/form/display.do?%24context=0 online beantragen.

Die Nummer erleichtert es dem Finanzamt bei Betriebsprüfungen zu ermitteln, ob die in Rechnung gestellte Mehrwertsteuer auch tatsächlich an das Finanzamt abgeführt wurde. (Aber auch Mehrwertsteuerbefreite müssen eine Steuernummer angeben.)

Rechnungsdatum

Nicht sehr verwunderlich, aber man könnte es auch mal vergessen: Auf jede Rechnung gehört das Datum, an dem die Rechnung geschrieben (und hoffentlich auch abgeschickt wurde).

Die gesetzlich geregelten Fristen beziehen sich auf dieses Datum. Dazu gehört:

  1. die Zahlungsfrist: bis wann die Rechnung zu begleichen ist und ab wann Zinsen berechnet werden können
  2. die Verjährungsfrist
  3. wann der Rechnungssteller die Umsatzsteuer bezahlen muss

Rechnungsnummer

Jede Rechnung braucht eine einmalige Rechnungsnummer. Das ist der einzige Punkt, an dem Sie etwas kreativ sein dürfen. Die Nummern müssen zwar fortlaufend sein, aber Sie müssen nicht mit 1 anfangen und weiterzählen bis in alle Ewigkeit. Sie können jedes Jahr neu beginnen oder auch jeden Monat. Damit es keine Zahl doppelt gibt, können Sie „Zahlenreihen“ einfügen.

Zum Beispiel:

2017-001 für die erste Rechnung in diesem Jahr und dann folgend 2017-002, 2017-003 etc. Im nächsten Jahr geht es dann mit 2018-001 weiter.

Wenn Sie jeden Monat bei 1 anfangen wollen (kann für den Anfang gut sein, wenn Sie Ihren Kunden nicht zeigen wollen, wie viele Aufträge Sie im Jahr haben), kann das zum Beispiel so aussehen

17-01-01, 17-01-02 usw. wobei die letzte Zahl nicht dem Tag sondern der Rechnungsreihenfolge entspricht.

Sie können den Monat auch vorziehen (01-17-01), aber wenn das Jahr vorne steht können Sie alle Rechnungen in einem Ordner ablegen und haben dort automatisch eine chronologische Ordnung. Das gleiche gilt für die Null vor der letzten Nummer. Sie können die auch weglassen oder auch eine drei- oder vierstellige Zahl daraus machen, je nachdem wie viele Rechnungen Sie in einem Monat oder Jahr schreiben oder um sich selbst daran zu erinnern, dass es nicht um den Tag, sondern die Nummer geht. Durch die vorgestellte Null sortiert Ihr Computer die Rechnungen wieder schön sorgfältig chronologisch und schiebt die 11 nicht hinter die 1.

Um den Überblick zu behalten, hilft es, wenn man eine Tabelle mit den Rechnungsnummern führt, im Computer oder ganz altmodisch in einem Rechnungsbuch.

Worum geht es?

Und dann muss in die Rechnung natürlich noch, wofür das Geld bezahlt werden soll, also was Sie geleistet haben oder leisten werden.

Bei Waren was, in welcher Menge, wann geliefert wurde (mit handelsüblichen Bezeichnungen).

Bei Dienstleistern gehört zur Leistung auch das Datum, an dem Sie die Leistung erbracht haben, beziehungsweise erbringen werden.

Wie viel Geld Sie für die Ware oder Dienstleistung bekommen wollen, die Umsatzsteuer sofern sie abgeführt wird (mit Angabe des Umsatzsteuersatzes) und wenn keine Umsatzsteuer abgeführt wird, ein entsprechender Hinweis und die Summe aller Waren, Dienstleistungen, Steuern.

 

Das ist alles, was in eine Rechnung muss (hier können Sie es gerne nochmal im Original nachlesen). Was alles hinein sollte, was nicht und wie, darum geht es im nächsten Artikel.

Und wem das zu theoretisch war: Demnächst gibt es ein Webinar zum Rechnung-schreiben. Alle Infos erfahren Sie im Blog oder auf Facebook.

 

PS: Das hier ist keine Rechtsberatung. Wer rechtlich auf Nummer Sicher gehen will, fragt einen Anwalt.

Die „gute“ Mahnung

Nach dem Rechnungsthema im letzten Artikel ergibt sich wie von selbst das Mahnungsthema.

Selbst bei guten Rechnungen, kann es passieren, dass jemand nicht bezahlt.

Viele Selbstständige scheuen sich davor zu mahnen oder Sie mahnen schnell und fordernd. Beides ist meiner Meinung nach nicht zielführend.

Sie sollen Ihr Geld bekommen, denn Sie haben eine Leistung erbracht, aber Sie wollen auch den Kunden behalten und Folgeaufträge erhalten. Daher meine Empfehlung: gehen Sie in mehreren Schritten vor:

Schritt 1: erinnern

Vielleicht ist Ihre Rechnung nur untergegangen oder jemand hat gerade viel um die Ohren. Am höflichsten ist die Nachfrage, ob die Rechnung angekommen ist (schließlich können sowohl elektronische als auch papierhafte Briefe verloren gehen). Das ist ein guter Einstieg in eine Kommunikation und das ist das wichtigste für eine ertragreiche und gute Kundenbeziehung.

Erst wenn darauf keine Reaktion erfolgt, kommt

Schritt 2: ermahnen

Sie brauchen keine Kunden, die nicht zahlen wollen. Durch eine klare Ermahnung, evtl. mit der in Aussicht gestellten Forderung nach Mahngebühren, können Sie klar machen, dass Sie nicht umsonst arbeiten. Sie bieten dem anderen aber weiterhin eine Möglichkeit zu einer guten Kundenbeziehung zurück zu kommen.

Erst wenn das zu nichts führt, kommt

Schritt 3: Mahnung schreiben

und die angekündigten Mahngebühren mit einfordern. (Dafür gibt es passende Vordrucke.) Das muss jetzt auch nicht mehr sachte und höflich sein, sondern sollte klar und unmissverständlich sein. Sonst züchten Sie sich Ausnutzer heran, die Sie ewig warten lassen. Wenn jemand gerade nicht flüssig ist, ist es Ihre Entscheidung, wie viel Zeit Sie demjenigen lassen, aber das geht nur in einer aktiven Kommunikation (deshalb die vorangegangenen Schritte).

Ich wünsche Ihnen, dass Sie nie über Schritt 1 hinaus gehen müssen, aber wenn, scheuen Sie nicht die Konsequenzen.

stone-103109_640

PS: Noch ein kleiner Nachtrag. Ihre Rechnung, vor allem aber eine Erinnerung oder Ermahnung sollte kein Firmengespräch werden. Sie gehen immer nur an einen bestimmten Adressaten und keinesfalls per Fax oder Anrufbeantworter, wo sie irgendwer abhören oder lesen könnte.

Die „gute“ Rechnung

Stellen Sie sich vor, jemand würde eine Bank überfallen und statt einfach Geld zu verlangen, von allen erst mal ein Tänzchen fordern.

Klingt komisch, aber bei manchen Rechnungen kommt mir der Gedanke.

Machen Sie es dem Bezahlenden einfach zu bezahlen oder muss frau auch bei Ihnen erst mal ein Tänzchen machen?

Zu diesen Tänzchen gehört zum Beispiel das Suchspiel nach der Kontoverbindung (gerne in der Fußzeile in Schriftgröße 8).

Dabei sollte derjenige so leicht und fluffig wie möglich durch den Bezahlvorgang geführt werden. Nicht wie in einem Supermarkt mit langer Schlange und unfreundlichem Personal, sondern wie in einem netten Café in dem die Bedienung mit einem freundlichen Lächeln die Rechnung bringt und einem zum Abschied einen guten Tag wünscht.

Für Ihre Rechnung heißt das: alles was der Bezahlende braucht muss gut lesbar und leicht findbar sein.

Dazu gehört

  • wofür ist diese Rechnung – wann wurde welche Leistung erbracht
  • von wann ist diese Rechnung = Rechnungsdatum in Höhe der Betreffzeile auf der rechten Seite
  • wie hoch ist der Preis und wie viel Steuern sind darin enthalten
  • auf welches Konto und mit welchem Betreff soll überwiesen werden

Schreiben Sie neben IBAN und BIC ruhig auch weiterhin Kontonummer und Bankleitzahl in Ihre Rechnungen. Manche Onlinebankingprogramme lassen das weiterhin zu und es ist viel leichter auszufüllen als die unhandliche ewige IBAN.

Neben diesen „Anforderungen“ an eine einfache und gute Rechnung, sind Sie auch noch zu ein paar Sachen verpflichtet. Die können Sie hier im Gesetzestext nachlesen oder hier in meinen älteren Blogartikeln: