Category Archives: Zeitmanagement

Zeitplanung – diesmal ganz praktisch

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Zeitplanung auf Papier

Schon vor fast 30 Jahren habe ich angefangen, meine Zeitplanung mit Hilfe eines Zeitplansystems zu machen. Ihr erinnert Euch, das waren die Ringbücher mit Kalendarium, Adressen und was halt sonst noch wichtig war und gebraucht wurde. Ich hatte das von Anfang an als Wochenplan. Ich brauche einfach die Woche im Überblick. So habe ich viele Jahre das neue Kalendarium gekauft. Einmal bin ich von A5 auf A6 umgestiegen, weil es einfach handlicher ist, Und dann habe ich mit auch nochmal ein schönes rotes Ringbuch gekauft, Die beiden davor waren schwarz.

Zeitplanung digital

Vor einigen Jahren bekam ich ein neues Handy und damit konnte ich anfangen, meinen Kalender elektronisch zu führen. Ich musste das dann zwar noch immer in Outlook übertragen, aber ich fand es trotzdem einfacher. Seit etwa einem Jahr habe ich nun alles synchronisiert und führe meinen Outlook-Kalender auf dem PC, dem Laptop und dem Handy. Das ist wirklich ein großer Fortschritt.

Aber ich habe festgestellt, das hat auch eine Haken. Alle Termine beanspruchen eine Zeile: der Geburtstag, der mit einer E-Mail erledigt ist, ist genauso groß wie der Termin, der den ganzen Tag dauert. Und bei manchen Terminen kommen auch Fahrtzeiten hinzu. Als ich diese auch als Termin eingetragen habe wurde es sehr unübersichtlich. Deshalb habe ich es wieder gelassen. Aber das hat mich manchmal dann auch verwirrt.

und wieder zurück zum Papier

Deshalb habe ich im letzten Jahr wieder angefangen auf Papier zu planen. Die Termin sind immer noch in Outlook. Aber es geht mir auch um die Planung einer Woche, die ja nicht nur aus Terminen besteht.

Zuerst habe ich mit den Outlook-Kalender ausgedruckt, aber das hat mit nicht gefallen und ich habe nicht herausgefunden, wie ich es schöner gestalten kann.

Deshalb habe ich ein bisschen herumprobiert und bin letztendlich bei 2 A5-Seiten für die Woche gelandet. Eine Seite ist die Zeitplanung. Da trage ich mir in eine Excel-Tabelle Termine und Fahrtzeiten ein. Die Zeitleiste geht von 9:00 – 22:00 Uhr, weil ich viele ehrenamtliche Termin am Abend habe und auch private Termine eintrage. Die Termine und die dazugehörenden Fahrtzeiten sind farblich gekennzeichnet, so wie ich meine vier Farben festgelegt habe (Wie Farben helfen zu ordnen habe ich schon mal beschrieben). So sehe ich auf einen Blick, was in der Woche schon fest verplant ist und kann die anderen Zeitblöcke drum herum anordnen.

Auf der anderen Seite steht links mein Wochenziel und was ich dafür an jedem Wochentag tun will und rechts die konkreten Aufgaben, an was ich denken muss und wen ich kontaktieren möchte. und auch da ist Privates und Berufliches gemischt und alles wird in der entsprechenden Farben geschrieben.

In dem Ringbuch gibt es noch einiges mehr, das hat aber mit Zeitplanung nichts zu tun. Es liegt meistens aufgeschlagen auf dem Schreibtisch und gibt mir das gute Gefühl, meine Woche gut geplant zu haben,

 

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Noch schnell alles erledigen?

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Rennen und kämpfen oder überlegen, entscheiden und erledigenDas Jahr geht zu Ende … Ist das jetzt nicht der Monat um all die Dinge zu erledigen, die in den letzten 11 Monaten liegen geblieben sind.

Was ist zu tun

Schön wäre es, man könnte im Dezember alles abschließen, was noch offen ist, aber ist das realistisch? Wohl kaum. Statt einfach alles tun zu wollen, schauen Sie lieber, was Sie tatsächlich noch dieses Jahr erledigen wollen oder müssen, was Sie sich für das nächste Jahr vornehmen und was auf „irgendwann“ verschoben wird.

Es ist auch eine gute Gelegenheit sich von einigen Vorhaben zu verabschieden. Wenn Sie das ganze Jahr nicht dazu gekommen sind, gab es vielleicht einen guten Grund dafür. Wenn etwas zu lange immer wieder aufgeschoben wird, macht es Stress. Dann lieber entscheiden: Wollen Sie es noch erledigen? Wenn nicht, weg damit. Wenn ja, wann? Irgendwann – dann packen sie es an die entsprechende Stelle und das ist nicht nächste Woche in Ihrem Terminkalender. Oder wollen Sie es jetzt oder im Januar anfangen?

Vorsicht Verjährung

Manche Sachen, dulden kein langes Aufschieben, zum Beispiel wenn Sie noch auf eine Bezahlung warten. Hier finden Sie alles wichtige zu den Verjährungsfristen: http://www.finanztip.de/verjaehrungsfristen-bgb/

(Und hier können Sie das entsprechende Gesetz § 199 im BGB nachlesen: http://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__199.html)

Was wollen Sie wirklich noch erledigen?

Bevor Sie also lossprinten, überlegen Sie sich, was jetzt wirklich noch wichtig ist – im Advent können ja auch noch ganz andere Sachen wichtig sein – dann müssen Sie nicht rennen und kämpfen, sondern können mit Ruhe das angehen, was Sie erledigen wollen.

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Inbox Zero

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Vor dem Eis steht die Entscheidung.

Vor dem Eis steht die Entscheidung.

Vielleicht haben Sie das Stichwort „Inbox Zero“ schon mal gehört. Die Idee stammt von David Allen der mit seinem Standardwerk „Getting Things Done“ beziehungsweise „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ ein sehr allgemeines System zeigt, mit dem man seine „Dinge“ regeln kann.

Eine Idee daraus ist: Gehen Sie täglich durch die „Eingänge“ (Papier, das kommt; Mails die hereinkommen; Ideen, Aufzeichnungen, was auch immer gerade ankommt) und leeren Sie sie. Das heißt, entscheiden Sie sich JETZT, was Sie damit tun werden.

Wenn Sie für alles was hereinkam, die Entscheidung getroffen haben, was Sie damit tun werden, können Sie frei entscheiden, womit Sie beginnen, was jetzt am besten zu Ihrer verfügbaren Zeit, Ihren Prioritäten und anderem passt.

Das klingt nach noch einer zusätzlichen Aufgabe? Ist es nicht. Die Entscheidung müssen Sie so oder so treffen, nur schieben wir gerade diese Entscheidungen gerne vor uns her. Daraus entsteht schnell das Gefühl, dass noch viel (und davon viel unangenehmes) zu tun ist.

Der größte Vorteil davon diese Entscheidungen gleich (also am selben Tag zu treffen) ist, dass dieser Schritt Sie davon befreit, das zu tun, was gerade oben liegt oder wo andere Beteiligte am meisten nerven. Sie werden zum Kapitän Ihres Schiffes, haben den Überblick und können frei entscheiden.

Klingt alles gut, aber was mach ich nach der Entscheidung? Werden Sie vielleicht fragen und vielleicht spukt Ihnen noch die Stimme Ihrer Mutter durch den Kopf „wenn etwas zu tun ist, tu es gleich“. Quatsch, dann würden Sie ja wieder einfach nacheinander alles tun, egal wie wichtig es ist und egal ob es gerade gut zu der verfügbaren Zeit passt. Nein. Wenn Sie die Entscheidung getroffen haben, tun Sie das „Ding“ (Papier oder E-Mail oder was auch immer) dorthin, wo es hingehört und notieren sich das, was zu tun ist in Ihrer to-do-Liste (oder besser in Ihrer Projekt-Liste).

Nur das, was wirklich nur ein Handgriff ist (zum Beispiel wegwerfen), können Sie gerne gleich erledigen.

(Bei E-Mails, die nur zu beantworten sind (bei denen die Antwort aber mehr als eine Minute dauert) reicht oft ein entsprechender Ordner, statt sie extra in Ihre Liste aufzunehmen.)

Als ich das angefangen habe umzusetzen, fiel mir erst auf, wie viele Entscheidungen ich täglich aufgeschoben habe. Die Umgewöhnung war mühsam, aber Sie hat sich ausgezahlt.

PS: Wie immer gilt auch hier – es ist nur eine Idee, ob Sie zu Ihnen passt können nur Sie selbst entscheiden. Es gibt auch andere „Ideen“. In einer persönlichen Beratung können wir gemeinsam schauen, welche am besten zu Ihnen und Ihrer Arbeit passt.

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