Die elektronische Ablage

Es gibt viele Möglichkeiten, die elektronische Ablage zu organisieren. Natürlich kann man alles einfach unter „Dokumente“ speichern und dann fast jedes Mal die Suchfunktion bemühen, wenn man etwas wiederfinden will. Das macht aber kaum jemand. Und trotzdem sehe ich Explorer, die mehr Verwirrung als Ordnung stiften.

Das Problem

die elektronische Ablage

Es gibt viele Ordner, die wenig strukturiert sind. In den Ordner gibt es wiederum viele Dokumente, die der Explorer brav in der gewählten Reihenfolge nach Name oder Datum auflistet. Wenn die Beschriftung einheitlich wäre, würde man auch etwas wiederfinden. Aber oft höre ich dann die Frage „wie habe ich das nur genannt?“. Da werden Abkürzungen gebraucht, die man schon 4 Wochen später nicht mehr versteht. Das Datum wird mal deutsch und mal amerikanisch geschrieben. Mal kommt es zuerst und mal der Name zuerst. Mit anderen Worten: es herrscht ein heilloses Durcheinander und das Suchen kostet viel Zeit.

Die Lösung

  1. klare Ordnerstruktur
    Bei den meisten ist die Ordnerstruktur im Computer mehr oder weniger zufällig entstanden und mit der Zeit sieht es aus, wie ein ungepflegter Garten. Da hilft es , sich einmal Gedanken zu machen, was man überhaupt so alles speichert. Dabei kann man genauso vorgehen, wie man es bei Papierbergen tun kann.

    Bei mir sind es drei Hauptbereiche: berufliches, privates und ehrenamtliches. Darunter gibt es Unterordner und darunter meistens auch wieder Unterordner.

    Also zuerst einmal nachdenken und dann eine neue Ordnung schaffen. Am einfachsten geht das, wenn man zuerst mal einen neuen Ordner anlegt, dem man als Namen „alt“ oder das aktuelle Datum gibt. Dahinein wird erstmal alles verschoben. Dann legt man die neue Ordnerstruktur an und schiebt nach und nach die Dokumente in diese neue Struktur.


  2. klare Namen für die Dokumente
    Auch da gilt: erstmal nachdenken. Wie will ich meine Dokumente benennen. Das kann in unterschiedlichen Ordnern auch durchaus unterschiedlich sein, aber innerhalb eines Ordners gleich.

    Wenn es auf das Datum ankommt, hilft es, dieses in der amerikanischen Form jjmmtt oder jjjjmmtt zu schreiben, dann kann der Explorer das auch richtig sortieren. Bei meinem ehrenamtlichen Engagement gibt es viele Sitzungsprotokolle, die alle im Ordner „Protokolle“ zusammengefasst sind. Über die Jahre kommen da viele zusammen und trotzdem finde ich alles ganz schnell wieder, weil die Namen sehr eindeutig sind: Gremium_Datum. Und ich verwende dabei keine Abkürzung, sondern schreibe den Namen des Gremiums aus. Den kann ich viel schneller lesen als die Abkürzung.

Es ist also gar nicht so schwer, Ordnung in der elektronischen Ablage zu schaffen. Die Gelegenheit kann man dann auch gleich nutzen, um einiges, was man sicher nicht mehr braucht zu löschen.

Vielen Dank an OpenClipart-Vectors für den gelben Ordner.

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