E-Mails ausdrucken?

Ich kann mich noch gut an die Anfänge des E-Mailverkehrs erinnern. Da musste ich meinem Chef alle E-Mails ausdrucken und dann zusammen mit den Briefen vorlegen. Heute würde ich da aus dem Drucken gar nicht mehr rauskommen.

In der Regel bearbeiten wir E-Mails heute in unseren E-Mailprogramm bzw. bei unserem E-Mailanbieter. Und was aufbewahrt werden soll, speichern wir auch dort ab. Da gibt es viel gute Lösungen, wie Du das organisieren kannst. Dort findet man bei Bedarf auch alles wieder.

Aber kann es nicht manchmal doch sinnvoll sein, eine E-Mail auszudrucken? Das kommt auf Deine Arbeitsweise an.

E-Mail ausdrucken?

Wichtige Informationen für mich

Wenn ich zu einem neuen Kunden unterwegs bin, habe ich wichtige Informationen zum Termin gerne auf Papier ausgedruckt dabei. Nichts ist ärgerlicher, als sich bei der Adresse unsicher zu sein und dann ist es zwar schön, wenn ich mit dem Smartphone auf meine E-Mails zugreifen könnte, wenn ich gerade Netz hätte.

Also gehe ich da lieber auf Nummer sicher und habe es in Papierform dabei.

Wichtiges für die Zusammenarbeit

Wenn eine E-Mail wichtige Informationen zur Zusammenarbeit mit dem Kunden enthält, ist es sehr sinnvoll sie auszudrucken. Wobei Ausdrucken auch als PDF abspeichern bedeuten kann.

Wenn ich ein Angebot mache, speichere ich diese E-Mail als PDF ab. Die Kundin könnte bei Ihrer Antwort darauf meinen Text zu ihren Gunsten ändern. Mit meiner PDF kann ich das erkennen. Ansonsten würde ich denken, ich habe einen Fehler gemacht und muss es jetzt so akzeptieren.

Auch wenn ich dem Kunden den Vertrag per E-Mail zusende und ich ihn in der E-Mail ausdrücklich auf einige wichtige Vertragsinhalte hinweise, kann ich dies mit einer als PDF gespeicherten oder auf Papier ausgedruckten E-Mail belegen.

Also immer da, wo Konfliktpotential besteht, ist man mit der ausgedruckten bzw. als PDF gespeicherten E-Mail auf der sicheren Seite.

Wenn man zu mehreren an einem Projekt arbeitet, ist eine Möglichkeit alle auf dem gleichen Informationsstand zu halten, die E-Mail-Kommunikation mit Externen als PDF dort zu speichern, wo alle Zugriff darauf haben.

Wenn Du zu diesem oder einem anderen Thema Fragen hast, ist dieses Angebot das richtige für Dich. Noch mehr Artiklel zu E-Mails findest Du damit.

Ein herzliches Dankeschön für die E-Mail an Gerd Altmann.

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