E-Mailsignatur – was muss? was kann?

In diesem Blogartikel geht es um sogenannte Geschäftsbriefe, die heutzutage ja überwiegend elektronisch verschickt werden. @-ZeichenDa stellt sich die Frage: was gehört in eine E-Mailsignatur?

Was muss?

Alle rechtlich geforderten Angaben gehören auch in eine E-Mailsignatur: Firmierung, Gesellschaftsform, GeschäftfürerIn, Adresse, HR-Nummer etc.
Je nachdem was da relevant ist. Bei einer Einzelfirma natürlich auch der volle Namen des Unternehmers/der Unternehmerin.

Was kann?

Natürlich kann man in der E-Mailsignatur das Firmenlog und den Slogan unterbringen.

Und sämtliche Kontaktdaten sind auch von Vorteil. Ich empfehle auch die E-Mailadresse nochmal da hinzuschreiben, auch wenn Sie im Absender steht. Manchmal wird bei Weiterleiten der ursprüngliche Absender nicht mitgeschickt. Dann ist es schön, wenn man die Adresse irgendwo findet.

Zu den Kontaktdaten zählen natürlich auch alle geschäftlichen Social-Media-Konten. Auch dort kann man in Kontakt kommen.

Was ist kritisch?

Jede Art von Werbung ist als kritisch zu betrachten (DSGVO). Auch wenn eine Kundenbeziehung besteht, bedeutet das nicht die Einwilligung in Werbesendungen. Früher wurde im Marketing empfohlen, als P.S. auf eine besonderes Angebot hinzuweisen, weil man da die größte Aufmerksamkeit erreicht. Das ist auch heute noch so, aber das kann nach hinten losgehen. Der Adressat beschert sich wortreich über die Werbung, in die er nicht eingewilligt hat. Da gilt es abzuwägen, wem man so einen Hinweis schickt.

E-Mailsignatur ganz praktisch

In jedem E-Mailprogramm kann man sich eine Signatur einrichten und diese automatisch einfügen lassen. Das ist der ganz einfache Weg.

In Outlook kann man verschiedene Signaturen einrichten und ich habe deren sechs:

  1. das volle Programm
    Firmierung, Slogan, Adresse, Telefon, Fax, E-Mail und Social Media
    Das ist meine „normale“ Signatur
  2. nur Firmierung und Slogan
    Wenn in einer Reihe von E-Mail und Antworten schon mal die Signatur steht, nehme ich oft , wenn überhaupt eine, diese Signatur
  3. meine private Signatur
    weil ich den E-Mailacount auch privat nutze

Und das ganze jeweils mit und ohne Mobilnummer. So kann ich immer auswählen, welche Signatur ich verschicke. Und das ist mit einem Klick erledigt. Deshalb habe ich auch keine festgelegt, die immer angefügt werden soll.

Vielen Dank an Clker-Free-Vector-Images für das @-Zeichen.

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