Inbox Zero

Vor dem Eis steht die Entscheidung.
Vor dem Eis steht die Entscheidung.

Vielleicht haben Sie das Stichwort „Inbox Zero“ schon mal gehört. Die Idee stammt von David Allen der mit seinem Standardwerk „Getting Things Done“ beziehungsweise „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ ein sehr allgemeines System zeigt, mit dem man seine „Dinge“ regeln kann.

Eine Idee daraus ist: Gehen Sie täglich durch die „Eingänge“ (Papier, das kommt; Mails die hereinkommen; Ideen, Aufzeichnungen, was auch immer gerade ankommt) und leeren Sie sie. Das heißt, entscheiden Sie sich JETZT, was Sie damit tun werden.

Wenn Sie für alles was hereinkam, die Entscheidung getroffen haben, was Sie damit tun werden, können Sie frei entscheiden, womit Sie beginnen, was jetzt am besten zu Ihrer verfügbaren Zeit, Ihren Prioritäten und anderem passt.

Das klingt nach noch einer zusätzlichen Aufgabe? Ist es nicht. Die Entscheidung müssen Sie so oder so treffen, nur schieben wir gerade diese Entscheidungen gerne vor uns her. Daraus entsteht schnell das Gefühl, dass noch viel (und davon viel unangenehmes) zu tun ist.

Der größte Vorteil davon diese Entscheidungen gleich (also am selben Tag zu treffen) ist, dass dieser Schritt Sie davon befreit, das zu tun, was gerade oben liegt oder wo andere Beteiligte am meisten nerven. Sie werden zum Kapitän Ihres Schiffes, haben den Überblick und können frei entscheiden.

Klingt alles gut, aber was mach ich nach der Entscheidung? Werden Sie vielleicht fragen und vielleicht spukt Ihnen noch die Stimme Ihrer Mutter durch den Kopf „wenn etwas zu tun ist, tu es gleich“. Quatsch, dann würden Sie ja wieder einfach nacheinander alles tun, egal wie wichtig es ist und egal ob es gerade gut zu der verfügbaren Zeit passt. Nein. Wenn Sie die Entscheidung getroffen haben, tun Sie das „Ding“ (Papier oder E-Mail oder was auch immer) dorthin, wo es hingehört und notieren sich das, was zu tun ist in Ihrer to-do-Liste (oder besser in Ihrer Projekt-Liste).

Nur das, was wirklich nur ein Handgriff ist (zum Beispiel wegwerfen), können Sie gerne gleich erledigen.

(Bei E-Mails, die nur zu beantworten sind (bei denen die Antwort aber mehr als eine Minute dauert) reicht oft ein entsprechender Ordner, statt sie extra in Ihre Liste aufzunehmen.)

Als ich das angefangen habe umzusetzen, fiel mir erst auf, wie viele Entscheidungen ich täglich aufgeschoben habe. Die Umgewöhnung war mühsam, aber Sie hat sich ausgezahlt.

PS: Wie immer gilt auch hier – es ist nur eine Idee, ob Sie zu Ihnen passt können nur Sie selbst entscheiden. Es gibt auch andere „Ideen“. In einer persönlichen Beratung können wir gemeinsam schauen, welche am besten zu Ihnen und Ihrer Arbeit passt.

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