Meine wichtigsten Helfer fürs Büromanagement

Fürs Büromanagement braucht man auch Helfer. Meine sind elektronischer Natur, sonst würden sie auch gar nicht in mein Büro reinpassen 🙂

Ich stelle heute meine drei wichtigsten Helfer vor und zuvor gibt es noch einen Tipp gegen das E-Mailchaos: Ich nutze 2 verschiedene E-Mailadressen. Es waren auch schon mal 3, aber die Unterscheidung zwischen beruflicher und privater E-Mailadresse hat sich bei mir nicht bewährt. Was sich seit Jahren bewährt hat, ist die Adresse für Newsletter und Werbung. So habe ich diese nicht ständig zwischen den wichtigen E-Mails und kann sie, wenn ich Zeit dazu habe, in Ruhe lesen. Jetzt zu den Helfern.

1. Outlook

OutlookDie meisten kennen Outlook, aber oft wird es nur als E-Mailprogramm genutzt.Ich nutze Outlook als vielseitiges Verwaltungsprogramm. Meine regelmäßigen Aufgaben verwalte ich dort, weil ich sie als Serie einstellen kann. Ich mag vor allem die Einstellung „Neue Aufgabe erstellen jeweils … nach Abschluss der vorangegangenen Aufgabe“.

Ich mag es auch, dass ich E-Mails benutzerdefiniert nachverfolgen kann. So kann ich die E-Mail direkt in den richtigen Ordner verschieben, denn sie taucht ja in der Aufgabenliste auf und verstopft nicht mehr oder weniger lang den Posteingang.

Outlook ist auch mein Kalender. Er ist synchron auf dem Handy. So kann ich überall meine Termine eintragen und es gibt keine Konflikte, außer ich vergesse das Eintragen. Wie aus dem Kalender dann die Wochenplanung wird, habe ich im Artikel über Zeitplanung beschrieben.

Und natürlich ist Outlook auch meine Adressverwaltung. Eine inzwischen umfangreiche Adressdatenbank mit vielen Informationen.

2. Trello

TrelloIch habe in verschiedenen Zusammenhängen schon mal erwähnt, dass ich Trello nutze. Seit ich mich auf den zweiten Blick verliebt habe, kann ich mir gar nicht mehr vorstellen, wie ich ohne zurechtgekommen bin. Ich nutze Trello-Boards für alles mögliche, berufliches wie privates. Mit Listen und Karten verwalte ich komplexe Aufgaben, die aus mehreren Schritten bestehen und auch Aufgaben, die zusammenhängen, wie z. B. Content-Marketing. Auch Projekte verwalte ich gerne in Trello. Dort kann ich Listen erstellen und für die Durchführung komme ich meist mit einer Karte mit verschiedenen Checklisten aus. In diesem Beitrag habe ich das beschrieben.

In Chrome gibt es eine Trello-Erweiterung, mit der ich ganz einfach von Webseiten aus Trello-Karten in jedes meiner Boards und jede meiner Listen erstellen kann – für Recherchen einfach genial.

Ein weiterer Vorteil von Trello ist, dass ich mit verschieden Teams zusammenarbeiten kann und dabei nicht ständig E-Mail hin und her geschrieben werden müssen und jede immer den neuesten Stand hat, weil alle auf dasselbe Trello-Board zugreifen.

3. OneNote

OneNoteDas ist mein Notizbuch. Seit ich es nutze, wird mein Zettelkasten nur sehr langsam leer. Es ist ein Sammelbecken von Infos und eigenen Notizen. Ich könnte das alles auch in Trello verwalten, aber da ich OneNote schon länger nutze, ist es einfach so gewachsen und ich habe keine Lust, das alles jetzt auf Trello zu übertragen.

Das sind meine wichtigsten Helfer fürs Büromanagement. Mich interessieren Eure Erfahrungen. Welche Tools nutzt Ihr und welche Erfahrungen habt Ihr damit gemacht? Schreibt es einfach in die Kommentare.

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