Zeitplanung – diesmal ganz praktisch

Zeitplanung auf Papier

Schon vor fast 30 Jahren habe ich angefangen, meine Zeitplanung mit Hilfe eines Zeitplansystems zu machen. Ihr erinnert Euch, das waren die Ringbücher mit Kalendarium, Adressen und was halt sonst noch wichtig war und gebraucht wurde. Ich hatte das von Anfang an als Wochenplan. Ich brauche einfach die Woche im Überblick. So habe ich viele Jahre das neue Kalendarium gekauft. Einmal bin ich von A5 auf A6 umgestiegen, weil es einfach handlicher ist, Und dann habe ich mit auch nochmal ein schönes rotes Ringbuch gekauft, Die beiden davor waren schwarz.

Zeitplanung digital

Vor einigen Jahren bekam ich ein neues Handy und damit konnte ich anfangen, meinen Kalender elektronisch zu führen. Ich musste das dann zwar noch immer in Outlook übertragen, aber ich fand es trotzdem einfacher. Seit etwa einem Jahr habe ich nun alles synchronisiert und führe meinen Outlook-Kalender auf dem PC, dem Laptop und dem Handy. Das ist wirklich ein großer Fortschritt.

Aber ich habe festgestellt, das hat auch eine Haken. Alle Termine beanspruchen eine Zeile: der Geburtstag, der mit einer E-Mail erledigt ist, ist genauso groß wie der Termin, der den ganzen Tag dauert. Und bei manchen Terminen kommen auch Fahrtzeiten hinzu. Als ich diese auch als Termin eingetragen habe wurde es sehr unübersichtlich. Deshalb habe ich es wieder gelassen. Aber das hat mich manchmal dann auch verwirrt.

und wieder zurück zum Papier

Deshalb habe ich im letzten Jahr wieder angefangen auf Papier zu planen. Die Termin sind immer noch in Outlook. Aber es geht mir auch um die Planung einer Woche, die ja nicht nur aus Terminen besteht.

Zuerst habe ich mit den Outlook-Kalender ausgedruckt, aber das hat mit nicht gefallen und ich habe nicht herausgefunden, wie ich es schöner gestalten kann.

Deshalb habe ich ein bisschen herumprobiert und bin letztendlich bei 2 A5-Seiten für die Woche gelandet. Eine Seite ist die Zeitplanung. Da trage ich mir in eine Excel-Tabelle Termine und Fahrtzeiten ein. Die Zeitleiste geht von 9:00 – 22:00 Uhr, weil ich viele ehrenamtliche Termin am Abend habe und auch private Termine eintrage. Die Termine und die dazugehörenden Fahrtzeiten sind farblich gekennzeichnet, so wie ich meine vier Farben festgelegt habe (Wie Farben helfen zu ordnen habe ich schon mal beschrieben). So sehe ich auf einen Blick, was in der Woche schon fest verplant ist und kann die anderen Zeitblöcke drum herum anordnen.

Auf der anderen Seite steht links mein Wochenziel und was ich dafür an jedem Wochentag tun will und rechts die konkreten Aufgaben, an was ich denken muss und wen ich kontaktieren möchte. und auch da ist Privates und Berufliches gemischt und alles wird in der entsprechenden Farben geschrieben.

In dem Ringbuch gibt es noch einiges mehr, das hat aber mit Zeitplanung nichts zu tun. Es liegt meistens aufgeschlagen auf dem Schreibtisch und gibt mir das gute Gefühl, meine Woche gut geplant zu haben,

 

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E-Mailsignatur – was muss? was kann?

In diesem Blogartikel geht es um sogenannte Geschäftsbriefe, die heutzutage ja überwiegend elektronisch verschickt werden. @-ZeichenDa stellt sich die Frage: was gehört in eine E-Mailsignatur?

Was muss?

Alle rechtlich geforderten Angaben gehören auch in eine E-Mailsignatur: Firmierung, Gesellschaftsform, GeschäftfürerIn, Adresse, HR-Nummer etc.
Je nachdem was da relevant ist. Bei einer Einzelfirma natürlich auch der volle Namen des Unternehmers/der Unternehmerin.

Was kann?

Natürlich kann man in der E-Mailsignatur das Firmenlog und den Slogan unterbringen.

Und sämtliche Kontaktdaten sind auch von Vorteil. Ich empfehle auch die E-Mailadresse nochmal da hinzuschreiben, auch wenn Sie im Absender steht. Manchmal wird bei Weiterleiten der ursprüngliche Absender nicht mitgeschickt. Dann ist es schön, wenn man die Adresse irgendwo findet.

Zu den Kontaktdaten zählen natürlich auch alle geschäftlichen Social-Media-Konten. Auch dort kann man in Kontakt kommen.

Was ist kritisch?

Jede Art von Werbung ist als kritisch zu betrachten (DSGVO). Auch wenn eine Kundenbeziehung besteht, bedeutet das nicht die Einwilligung in Werbesendungen. Früher wurde im Marketing empfohlen, als P.S. auf eine besonderes Angebot hinzuweisen, weil man da die größte Aufmerksamkeit erreicht. Das ist auch heute noch so, aber das kann nach hinten losgehen. Der Adressat beschert sich wortreich über die Werbung, in die er nicht eingewilligt hat. Da gilt es abzuwägen, wem man so einen Hinweis schickt.

E-Mailsignatur ganz praktisch

In jedem E-Mailprogramm kann man sich eine Signatur einrichten und diese automatisch einfügen lassen. Das ist der ganz einfache Weg.

In Outlook kann man verschiedene Signaturen einrichten und ich habe deren sechs:

  1. das volle Programm
    Firmierung, Slogan, Adresse, Telefon, Fax, E-Mail und Social Media
    Das ist meine „normale“ Signatur
  2. nur Firmierung und Slogan
    Wenn in einer Reihe von E-Mail und Antworten schon mal die Signatur steht, nehme ich oft , wenn überhaupt eine, diese Signatur
  3. meine private Signatur
    weil ich den E-Mailacount auch privat nutze

Und das ganze jeweils mit und ohne Mobilnummer. So kann ich immer auswählen, welche Signatur ich verschicke. Und das ist mit einem Klick erledigt. Deshalb habe ich auch keine festgelegt, die immer angefügt werden soll.

Vielen Dank an Clker-Free-Vector-Images für das @-Zeichen.

Desktop organisieren

So leer braucht der Desktop nun auch wieder nicht zu sein.

Es ist ja so einfach – eben mal schnell etwas auf dem Desktop speichern. Aber ist es auch sinnvoll? Genau, das ist es nur bedingt.

Ich habe schon Desktops gesehen, die wie ein schönes Fliesenmuster aussahen und wenn ich gefragt habe, was das alles ist, bekam ich oft die Antwort „weiß nicht so genau“ und auf die Frage wofür, das alles abgelegt wurde, bekam ich auch keine befriedigende Antwort. Sicher gibt es Dinge, die dort gut aufgehoben sind, aber meistens ist es besser, die Dateien gleich am richtigen Ort abzulegen.

Um den Desktop besser zu organisieren, habe ich diesmal zwei Tipps und einen Griff in die Trickkiste, der leider ursprünglich nicht von mir ist.

Tipps für Dateien, die auf dem Desktop gut aufgehoben sind

  • einen eindeutigen Namen vergeben
    Ich schneide gerne mit Snipping Tool Teile des Bildschirms aus, um z. B. eine Fehlermeldung an den Administrator weiterzugeben. Dafür speichere ich es gern erstmal. Wenn nun jedes Bild „unbenannt“ heißt, muss ich immer erst alle öffnen, um zu sehen, was sich dahinter verbirgt.
    Manchmal speichere ich mir da auch gerne wichtige Informationen, wie die Öffnungszeiten meiner Hausärztin und weil das Bild „Praxis…“ heißt, finde ich es auch sofort wieder.
  • in Ordner packen
    Bei mir gibt es den Ordner „pdf für E-Mail“, weil ich vieles nur als pdf speichere, um es dann per E-Mail zu verschicken. Ich brauche das pdf nicht mehr, wenn die E-Mail verschickt ist. Diesen Ordner räume ich auch von Zeit zu Zeit auf, d. h. ich lösche alles, was älter als ein Monat ist.

Ein Griff in die Trickkiste 

Ich habe gerne ein schönes Bild vom Urlaub oder meinen Enkeln als Hintergrundbild. Aber ich werde mir einen eigenen Desktop-Hintergrund gestalten, der mir hilft, noch besser Ordnung zu halten. Mein erster Entwurf hat mich noch nicht begeistert.

Diesen Tipp habe ich auf Pinterest gefunden und mit Canva ist das auch einfach zu realisieren. (Für diese Werbung werde ich nicht bezahlt.) Mal sehen, ob ich damit zurechtkomme.

Vielen Dank für den leeren Bildschirm an OpenClipart-Vectors