Ordner ausmisten

Wenn ich an die Aktenschränke von früher denke – ja, da wurde noch Papier aufgehoben. Schließlich musste jeder Geschäftsbrief aufbewahrt werden. Heute geht vieles per E-Mail und auch über den Standard, E-Mails auszudrucken, sind wir weitestgehend hinweg. Und dennoch gibt es immer noch Papier, das aufbewahrt werden muss. Also werden Ordner gefüllt, sauber beschriftet und ins Regal oder den Schrank gestellt. Und irgendwann kommt der Zeitpunkt, wo wirklich beim besten Willen kein Blatt mehr in den Ordner passt. Soweit sollte es gar nicht erst kommen.

Man kann natürlich einen „Ausmisttag“ einlegen und alle Ordner überprüfen und nicht mehr benötigtes rausschmeißen. Aber wann sollte man dazu Zeit haben?

Viel einfacher geht es, wenn man immer wieder beim Abheften schaut, ob man nicht auch noch was entsorgen kann. Also einfach mal kurz durchblättern und dann fallen mindestens 2 Blätter ins Auge, die im Papierkorb besser aufgehoben sind.

Aber es gibt halt auch die Unterlagen, die aufgehoben werden müssen (siehe Aufbewahrungsfristen). Die habe ich nicht in Ordnern sondern in Archivschachteln. Im Bankordner ist also nur das aktuelle und das Vorjahr. Alles anderen Jahren warten in den Schachteln an einem trocken Platz außerhalb meines Büros auf ihre Entsorgung, falls nicht irgendwann mal jemand etwas davon sehen will. Auf den Schachteln steht dann auch außen, wann sie entsorgt werden können, damit ich gar nicht erst noch reinschauen muss.

Zum Schluss noch zwei Tipps:

  • Was nur zum Abheften ausgedruckt wird, doppelseitig bedrucken. Das spart schon mal die Hälfte an Platz.
  • Bevor abgeheftet wird, nur mal kurz überlegen, ob man das überhaupt irgendwann mal wieder braucht.

 

Herzlichen Dank an Hebi B. für das Ordnerbild.

Farben helfen zu ordnen

Ordnung ist ja erstmal nicht etwas, das man um seiner selbst willen anstrebt. Ordnung braucht man, weil sie Klarheit bringt und weil sie hilft, den Überblick zu behalten. Und dabei ist sie etwas sehr individuelles. Was die eine zum Arbeiten braucht, macht eine andere schon wahnsinnig.

Für mich sind Farben ein wichtiges Hilfsmittel – egal um was es sich handelt. Dabei hat sich mein Farbsystem über die Jahre auch verändert. Begonnen habe ich damit schon, als ich noch Assistentin der Geschäftsleitung war. Da gab es drei Farben: eine für Europa, eine für Deutschland und eine für unseren Bereich. Damals waren das nur Ordner und Sichthüllen, in die die verschiedenen Unterlagen abgelegt wurden. Das gab im Aktenschrank und in der Wiedervorlage eine übersichtliche Ordnung.

Als ich mich selbstständig gemacht habe, habe ich ein Farbsystem aufgestellt, das mir lange Zeit geholfen hat, meine Unterlagen übersichtlich zu ordnen. Aber es wurde mit der Zeit unübersichtlich, weil es nach Inhalten sortiert war: für Termine, zu bearbeiten, Infos, zu lesen, warten auf Antwort. Und dabei buntgemischt Privates und Geschäftliches. In den über 10 Jahren hat sich auch einiges geändert. Es gibt längst nicht mehr so viel Papier und mein Farbsystem wurde mehr Belastung als Hilfe.

Letztes Jahr habe ich mich für ein neues System entschieden. Es gibt vier Farben. Zwei für Geschäftliches: Kunden und Backoffice und zwei für Privates: ehrenamtliches Engagement und Persönliches. So ordne ich meine Aufgaben und Termine in Outlook, so färbe ich die Trello-Boards, so sortiere ich Papier in Ordnern und Sichthüllen. Mein Kalender ist dadurch schön bunt geworden, aber ich sehe auf den ersten Blick, was in der Woche los ist. Wenn ich die Farben hinter meinen Aufgaben anschaue, sehe ich direkt, wofür ich heute etwas arbeiten sollte.

Ganz bewusst schreibe ich hier nicht, welche Farben das sind, denn die Farben zum Ordnen sollte man wirklich ganz individuell wählen. Ich habe die Farben genommen, die mir ganz spontan für den Bereich eingefallen sind. Es sind die, die für mich für den Bereich stehen. Bei anderen können es ganz andere sein. Da gibt es kein richtig oder falsch sondern nur ein passend für mich.

Viel Spaß beim Festlegen der Farben und einen guten Überblick über Termine und Aufgaben dank der passenden Farbe.

P.S.: Vielen Dank an HG-Fotografie für die Buntstifte.

Frohes neues Jahr

Ein neues Jahr beginnt und ich wünsche Ihnen alles Gute für diese Zeit, die vor uns liegt. Ich liebe es einen neuen Kalender aufzuschlagen und mir zu überlegen, was das neue Jahr wohl bringen wird.

Da ich mich gerade viel mit Planung, Bullet Journal und ähnlichem beschäftige, wird es wahrscheinlich auch den ein oder anderen Blog-Artikel dazu geben. Natürlich gibt es auch weiterhin Tipps und Tricks für das Überleben im Büro: wie man mit dem Schneeschieber den Schreibtisch frei bekommt oder was es noch an besseren Methoden gibt, um entspannt die anfallenden Backoffice-Arbeiten zu erledigen.

Außerdem wird es mit meinen Onlinekursen weitergehen. Mehr dazu verrate ich demnächst im Blog.

Frohes neues Jahr!

 

PS: Danke an jplenio für das schöne Winterbild.