Man kann bei der Zeitplanung ganz einfach 2 Typen unterscheiden: die Wochen- und die Tagesplaner*innen. Ich gehöre schon immer zu denen, die die ganze Woche im Überblick haben müssen. Ich habe auch noch nie sehr kleinteilig geplant und deshalb fand ich die Tagesplanung zu detailliert. Aber egal zu welcher Gruppe Du gehörst, die folgenden Tipps werden Deine Planung vereinfachen.
Was sind Zeitblöcke?
Im Gegensatz zur Stundeneinteilung geht man bei Zeitblöcken meist von größeren Einheiten aus. Meine Wochenplanung hat 3 Zeitblöcke: Vormittag, Nachmittag und Abend. Da ich ehrenamtlich engagiert bin, habe ich auch einige Abendtermine und überhaupt arbeite ich gerne auch abends noch.
Bei mir sind die Zeitblöcke etwas flexibel. Ob ich den Vormittag um 12 oder um 12:30 beende, spielt bei mir keine Rolle. Aber ich denke, wenn man mit Kindern zusammenlebt, dann sollte man die Zeitblöcke zum Arbeiten gut planen, um alles unter einen Hut zu bekommen.
Termine und Wochenplan in Zeitblöcken
Meine Termine mache ich alle mit Outlook, sie werden überall synchronisiert und so kommt es meistens nicht zu einer Doppelbelegung.
Daneben mache ich meinen Wochenplan auf Papier. Ich habe eine ganze DIN A4-Seite. Oben steht ein Zitat für die Woche, darunter groß die Daten und dann kommt ein Block mit meinem Wochenziel, meinen Aufgaben etc. eben alles, was in der Woche wichtig ist. Ganz unten habe ich dann meine Zeitplanung. 7 Tage mit je 3 Kästchen ergeben 21 Zeitblöcke.
Zunächst schreibe ich die festen Termine hinein und dann schau ich, wie ich meine Aufgaben drumherum plane. Darüber was sich z. B. hinter „Backoffice“ und „Content erstellen“ verbirgt, gibt es Trellokarten für die Details.
Und alles schreibe ich in 4 unterschiedlichen Farben, je eine für Kund*innen, Arbeiten am Unternehmen, privat und Ehrenamt. So erhalte ich einen bunten Wochenplan.
Wenn Du zu den Tagesplaner*innen gehörst, kannst Du im Prinzip genauso vorgehen. Du teilst Deinen Tag in Zeitblöcke ein und legst fest, was Du in welchem Zeitblock erledigen willst.
Was ist nun das Besondere an den Zeitblöcken?
Ich mache in den Zeitblöcken, das was ich geplant habe und wenn der Zeitblock zu Ende ist, dann beende ich diese Arbeit. Wenn es noch nicht fertig ist, suche ich einen neuen Zeitblock für die Weiterarbeit aus. Und wenn ich fertig bin, bevor der Zeitblock zu Ende ist, dann habe ich etwas Zeit, um das zu machen, was mir gerade Spaß macht.
Fazit
Für mich ist es so eine entspannte und flexible Zeitplanung und ich bekomme erstaunlich viel erledigt, wenn ich mich an meine Planung halte.