Rechnungen schreiben – speziell für Kleinunternehmer*innen

Die Kleinunternehmerregelung befreit bis zu einem bestimmten Jahresumsatz (§ 19UstG) von der Umsatzsteuer. Das hat auch Auswirkungen darauf, wie Rechnungen geschrieben werden.

Ich will jetzt hier nicht darüberschreiben, ob und wann es sinnvoll ist, diese Befreiung in Anspruch zu nehmen. Das ist ein ganz anderes Thema und hier geht es nur darum, die Rechnungen richtig zu schreiben.

Was gilt es, wie bei allen anderen Rechnungen auch, zu beachten?

Die gesetzlichen Anforderungen stehen im Umsatzsteuergesetz und in der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung. An diese Regelungen sollten sich die Kleinunternehmer*innen halten, auch wenn sie von der Umsatzsteuer befreit sind.

Dazu habe ich eine Checkliste gemacht, die Du Dir gerne herunterladen kannst. Vieles davon ist einfach selbstverständlich:

  • Wer stellt die Rechnung und wer bekommt sie?
  • Für was soll bezahlt werden?
  • Wann wird berechnet und wann soll bezahlt werden?
  • Wie hoch ist der Rechnungsbetrag?

Außerdem gehört dazu:

  • Die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identnummer
    auch, wenn keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird.
Paragraphen regeln die Rechnungstellung

Dies müssen Kleinunternehmer*innen beachten

Da keine Umsatzsteuer erhoben wird, darf auf der Rechnung auch keine ausgewiesen werden. Und anstelle des Mehrwertsteuersatzes muss ein Hinweis auf die Steuerbefreiung drinstehen.

Dabei musst Du aber Deine Kund*innen nicht darauf stoßen, dass Du „nur“ Kleinunternehmer*in bist. So wie ich das oft in Rechnungen sehen „Aufgrund der Kleinunternehmerregelung wird keine Mehrwertsteuer erhoben“. Deine Kund*innen geht nämlich Dein Jahresumsatz überhaupt nichts an.

Es gibt eine ganze Reihe von Umsatzsteuerbefreiungen, die Du Dir hier gerne mal anschauen kannst. Es genügt also vollkommen zu schreiben „nach § 19 UstG wird keine Mehrwertsteuer berechnet“ oder „Umsatzsteuerfreie Leistung nach § 19 UstG“.

Da kann nun jede Rechnungsempfänger*in natürlich googeln, was das bedeutet und einige werden den Paragrafen auch kennen. Aber ich finde, es klingt eindeutig professioneller.

Wenn Du in Deinen Rechnungen die Umsatzsteuer ausweißt, musst Du sie auch an das Finanzamt abführen. Auch wenn Du eigentlich von der Umsatzsteuer befreit bist.

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