Tag Archives: Ablage

Ordner ausmisten

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Wenn ich an die Aktenschränke von früher denke – ja, da wurde noch Papier aufgehoben. Schließlich musste jeder Geschäftsbrief aufbewahrt werden. Heute geht vieles per E-Mail und auch über den Standard, E-Mails auszudrucken, sind wir weitestgehend hinweg. Und dennoch gibt es immer noch Papier, das aufbewahrt werden muss. Also werden Ordner gefüllt, sauber beschriftet und ins Regal oder den Schrank gestellt. Und irgendwann kommt der Zeitpunkt, wo wirklich beim besten Willen kein Blatt mehr in den Ordner passt. Soweit sollte es gar nicht erst kommen.

Man kann natürlich einen „Ausmisttag“ einlegen und alle Ordner überprüfen und nicht mehr benötigtes rausschmeißen. Aber wann sollte man dazu Zeit haben?

Viel einfacher geht es, wenn man immer wieder beim Abheften schaut, ob man nicht auch noch was entsorgen kann. Also einfach mal kurz durchblättern und dann fallen mindestens 2 Blätter ins Auge, die im Papierkorb besser aufgehoben sind.

Aber es gibt halt auch die Unterlagen, die aufgehoben werden müssen (siehe Aufbewahrungsfristen). Die habe ich nicht in Ordnern sondern in Archivschachteln. Im Bankordner ist also nur das aktuelle und das Vorjahr. Alles anderen Jahren warten in den Schachteln an einem trocken Platz außerhalb meines Büros auf ihre Entsorgung, falls nicht irgendwann mal jemand etwas davon sehen will. Auf den Schachteln steht dann auch außen, wann sie entsorgt werden können, damit ich gar nicht erst noch reinschauen muss.

Zum Schluss noch zwei Tipps:

  • Was nur zum Abheften ausgedruckt wird, doppelseitig bedrucken. Das spart schon mal die Hälfte an Platz.
  • Bevor abgeheftet wird, nur mal kurz überlegen, ob man das überhaupt irgendwann mal wieder braucht.

 

Herzlichen Dank an Hebi B. für das Ordnerbild.

Alles gleichzeitig

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Wenn sich der Kalender und die Aufgabenliste in einen bösen Wolf verwandeln, hilft ein NotfallplanZuletzt habe ich darüber geschrieben, wie man sich nach stressigen Zeiten wieder sortieren kann, aber was ist eigentlich in stressigen Zeiten?

Wahrscheinlich passiert das jedem mal: 10 Aufgaben sind sehr dringend und wichtig. Jetzt fällt es schwer mit einer anzufangen und sich auf diese zu konzentrieren. Man fängt eins an, dann nimmt man etwas anderes, was ja auch wichtig ist und eventuell verliert man sogar so den Überblick, dass man etwas macht, was auch gut noch hätte warten können.

Konzentration unter Stress

Stellen Sie sich vor, Sie würden in der Steinzeit leben und auf der einen Seite steht ein hungriger Bär und auf der anderen ein hungriger Säbelzahntiger. Wäre es ratsam sich jetzt ganz auf eine Aufgabe/Feind zu fokussieren und den anderen zu ignorieren?

Für unsere Vorfahren war es gut, alles im Blick zu haben und ständig zwischen den verschiedenen Problemen zu wechseln. Für uns wäre es hilfreicher, sich auf ein Problem zu konzentrieren und sich danach dem nächsten zu widmen. Deshalb habe ich einen „Notfallplan“. (Dieser Plan steht auf einem Zettel neben meinem Schreibtisch und so banal er aussieht, er hilft mir in stressigen Zeiten eins nach dem anderen zu erledigen.)

Notfallplan

Je stressiger die Zeiten, desto mehr hilft es uns, uns an einem Ablauf entlangzuhangeln.

  • Welche Termine sind in den nächsten 7 Tagen? -> Was ist dafür zu tun?
  • Was ist heute reingekommen? (E-Mails, Briefe, Anrufe) -> Was ist damit zu tun?
  • Was ist im Moment mein wichtigster Auftrag? -> Was ist hier als nächstes zu tun?

Das heißt nicht, dass Termine und E-Mails immer wichtig sind. „Was ist dafür zu tun?“ kann auch bedeuten ihn abzusagen oder zu verschieben. Ich sehe auf alle Mails, aber ich beantworte nicht alle sofort. Manche schiebe ich in den entsprechenden Ordner, wo ich sie nachher finden und beantworten kann.
Danach fühle ich mich frei, mich der einen Aufgabe zu widmen. (Es steht kein Säbelzahntiger mehr hinter mir, der mich ablenkt.)

 

PS: Damit mich wirklich nichts ablenkt räume ich für die nächste Aufgabe meinen Schreibtisch frei – nicht auf, sondern frei. (Darüber gibt es hier einen Blogartikel.)

PPS: Vielen Dank an sandrapetersen für das Wolfsbild.

Priorität ist keine Liste

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Hier haben Autos Vorfahrt. Was hat bei Ihnen heute Priorität?Es gibt Zeiten, da bleibt vieles liegen und dann kommt der Moment, in dem alles gleichzeitig wichtig ist. Es ist, als schaue man um die Ecke und wo eben noch ein Weg war, ist jetzt eine Geröll-Lawine. Wie soll man diesen Berg wieder abtragen? Was hat jetzt Priorität?

Eigentlich müsste jetzt alles auf einmal erledigt werden und genau das kann sich sehr lähmend anfühlen.

Prioritäten

Sie können sich jetzt lange Gedanken darüber machen, womit Sie anfangen. Was jetzt am wichtigsten ist, was am zweitwichtigsten. Sie können eine Prioritäten-Liste erstellen …

Oder Sie fangen mit der Sache an, die Ihnen als erstes einfällt/die Sie zuerst anspringt. Sie können einen angehäuften Papierberg von oben oder von unten abtragen. Das ist oft erschreckend egal. Wichtiger ist, das eine, was Sie jetzt erledigen, wirklich zu erledigen.

Priorität heißt einer Sache Vorrang geben und nicht alles ordnen und sich lange Gedanken machen, ob nun dieses auf Platz 7 oder 8 oder vielleicht sogar 12 gehört. Sehen Sie den Berg ruhig weiter als Berg und greifen sich einfach nur einen Stein heraus. Geben Sie dieser Sache Vorrang und konzentrieren Sie sich darauf.

Und wenn doch?

Wenn Ihnen dann etwas einfällt, was vielleicht doch wichtiger wäre, entscheiden Sie sich: weitermachen oder wechseln? Beides kann richtig sein, aber bleiben Sie bei Ihrer Entscheidung.

Wenn Sie weitermachen, schreiben Sie sich die eingefallene Aufgabe auf (lassen Sie den Zettel gleich neben sich liegen, da kommt wahrscheinlich noch einiges dazu). Das können Sie erledigen, wenn Sie damit fertig sind.

Sie können sich das wie die oben angesprochene Geröll-Lawine vorstellen, die Sie jetzt abtragen. Sie fangen einfach irgendwo an. Vielleicht entdecken Sie, dass Sie irgendwann dort, wo Sie sind, abbrechen müssen, weil Sie erst diesen großen Ast daraus ziehen müssen, weil Sie erst etwas stabilisieren müssen etc. Dann tun Sie das und weiter geht es.

Stück für Stück kommen Sie so ans Ziel.

Nur eine Sache hat in dieser Abtragungszeit immer Priorität: was aktuell reinkommt (egal ob eine E-Mail, eine Rechnung oder was auch immer) – damit der Berg nicht weiter wächst. (Mehr dazu finden Sie im letzten Artikel.)