Mammutaufgaben

Ist dieser Berg eine Mamutaufgabe?Wenn man sich so manchen Schreibtischberg ansieht oder sich die Ablage mal wieder bis zum Rutschen stapelt, scheint es, als bräuchte man Tag(e) dafür. Sollte man da nicht lieber warten, bis man mal so viel Zeit am Stück hat, um diese Mamutaufgabe auf einmal zu erledigen?

Ich habe tatsächlich schon in sonst guten Büchern gelesen, man solle sich zum Aufräumen ein paar Tage frei nehmen. Macht das jemand? Wenn ich mir ein paar Tage frei nehmen kann, kann ich mir etwas schöneres Vorstellen, als aufzuräumen.

Vielleicht einfach abwarten, bis mal so wenig zu tun ist, dass man sich an diese Mamutaufgabe setzen kann? Aber was, wenn diese Zeit nicht kommt? Dann wird der Berg immer höher und Sie schieben ihn immer weiter, denn jetzt brauchen Sie mindestens eine Woche und die haben Sie gerade nicht.

Schrumpfberge

Einmal angefangen schrumpfen die meisten Berge schnell dahin. Manches hat sich inzwischen von selbst erledigt. Vor allem aber schrumpfen die Aufgaben auf ihre tatsächliche Größe. Aufgeschobenes erscheint uns oft riesig (sonst hätten wir es ja nicht aufgeschoben). Einmal angefangen sehen Sie, wie viel Aufwand es tatsächlich ist. Aber Vorsicht, nehmen Sie sich auch jetzt nicht zu viel vor.

Am besten schrumpfen Berge (ob liegengebliebene E-Mails, die turmhohe Ablage, der unaufgeräumte Keller oder was auch sonst) in kleinen Schritten: heute nur 10 Minuten. Stellen Sie sich eine Eieruhr auf 10 Minuten. Danach kommen nochmal 2 Minuten, um entweder das gerade noch fertig zu machen oder einen stabilen Zustand herbeizuführen. Mehr nicht! Auch wenn man am ersten Tag noch nichts sieht. Das wichtigste ist heute passiert: Sie haben angefangen.

Statt einer festen Zeit können Sie sich auch eine andere Einheit vornehmen: zum Beispiel 2 alte Mails, einen Stapel im Schrank, die ersten 5 Blätter der Ablage …. Suchen Sie sich etwas, das so klein ist, dass Sie leicht anfangen können und hören Sie dann auch bald wieder auf.

Sie sind jetzt für heute fertig.

Vorsicht Muskelkater

Wer sich zu viel vornimmt, hat nicht nur ein Motivationsproblem beim Anfangen, sondern auch anschließend „Muskelkater“. Die Mamutaufgabe bleibt im Gedächtnis als etwas unglaublich anstrengendes. Die meisten Sachen fallen aber nicht nur einmal an. Wer sich nur mit Grauen an das letzte Mal erinnert, wird kaum wieder anfangen und schon wächst der nächste Berg.

Wenn Sie dagegen nur 10 Minuten abarbeiten, bleibt das gute Gefühl den Anfang gemacht zu haben. Und es war gar nicht schwer. Dann können Sie morgen beschwingt weitermachen. Wenn der Berg abgetragen ist, sind Sie schon so daran gewöhnt, dass ein neuer gar nicht erst entsteht.

 

PS: Vielleicht ist Ihre heutige Portion auch nur, den Berg nicht weiter wachsen zu lassen. Auch das ist ein Anfang (mehr dazu gibt es hier).

PPS: Danke an Margit Wallner für das schöne Bild.

„Sonstiges“ eine notwendige Kategorie

Auch beim Müll gibt es die Kategorie "Sonstiges"In jedem Papierberg, den ich bisher gesehen habe, fanden sich „Dinge“, die in keine Kategorie passten. Egal wie viele Ordner es für die verschiedensten Dinge gibt. Immer wieder taucht etwas auf, was nicht hineinpasst. Das kann sofort ein lähmendes Gefühl auslösen und die Aufräummotivation ist dahin. Aber das muss nicht so sein, denn mit zwei Orten, kann man sich retten: Schatzkiste und Sonstiges.

Was ist „Sonstiges“?

Wenn ich mit jemandem zusammen einen Aktenplan erstelle, frage ich bei jedem Papier immer: Was ist das? So erhalte ich die Kategorie, unter der dieses Dokument liegen sollte, damit es wiedergefunden wird. Typische Antworten sind:

  • Das ist eine Rechnung
  • Das ist ein Brief von der Versicherung
  • Das sind Notizen zu einem Projekt

Das erste gehört an den Ort für Rechnungen, das zweite an den für Korrespondenz oder für Versicherungen, das dritte an den Ort dieses Projektes oder einen Sammelort für Notizen aller Art.

Es gibt aber auch immer die Sachen, bei denen erst mal keine Antwort kommt. (Hier lohnt sich immer die Frage, ob man es überhaupt aufheben will/soll.) Manches davon ist einfach eine schöne Erinnerung. Dafür gibt es Schatzkisten (mehr dazu finden Sie hier) und den Ordner (oder Hängemappe oder Briefablage oder was auch immer) „Sonstiges“.

Wiederfinden?

Kann man denn „Sonstiges“ wiederfinden? Woher weiß man später, was sich alles bei Sonstiges tummelt? Das weiß man in der Regel nicht, aber das ist auch kein Problem. Wenn Sie etwas suchen, was nicht in die üblichen Kategorien passt, werden Sie einmal Ihren Ort für Sonstiges durchgehen und schwupps, haben Sie es gefunden. Das funktioniert natürlich nur, solange dieser Ort (Ordner, Hängemappe, Briefablage oder was auch immer) nicht gigantische Dimensionen annimmt. Deshalb ist es wichtig regelmäßig diesen Ort durchzusehen. Zum einen, um nichts darin zu vergessen und um zu sehen, dass irgendetwas nun doch zusammen einen neuen Ort bildet.

Ein Beispiel dazu: Als ich mit Facebook anfing, schob ich alles dazu in „Sonstiges“. Ich konnte mir nicht vorstellen, dass das je mehr als 3 Blätter und 5 E-Mails werden. Inzwischen habe ich einen Ordner „Social-Media“ und darin einen eigenen Bereich für Facebook.

Also, frisch ans Werk und keine Angst mehr vor Sonstigem, was in Ablagen lauert.

 

PS: Danke an wojciechowskaek5 für das schöne Foto.

Priorität ist keine Liste

Hier haben Autos Vorfahrt. Was hat bei Ihnen heute Priorität?Es gibt Zeiten, da bleibt vieles liegen und dann kommt der Moment, in dem alles gleichzeitig wichtig ist. Es ist, als schaue man um die Ecke und wo eben noch ein Weg war, ist jetzt eine Geröll-Lawine. Wie soll man diesen Berg wieder abtragen? Was hat jetzt Priorität?

Eigentlich müsste jetzt alles auf einmal erledigt werden und genau das kann sich sehr lähmend anfühlen.

Prioritäten

Sie können sich jetzt lange Gedanken darüber machen, womit Sie anfangen. Was jetzt am wichtigsten ist, was am zweitwichtigsten. Sie können eine Prioritäten-Liste erstellen …

Oder Sie fangen mit der Sache an, die Ihnen als erstes einfällt/die Sie zuerst anspringt. Sie können einen angehäuften Papierberg von oben oder von unten abtragen. Das ist oft erschreckend egal. Wichtiger ist, das eine, was Sie jetzt erledigen, wirklich zu erledigen.

Priorität heißt einer Sache Vorrang geben und nicht alles ordnen und sich lange Gedanken machen, ob nun dieses auf Platz 7 oder 8 oder vielleicht sogar 12 gehört. Sehen Sie den Berg ruhig weiter als Berg und greifen sich einfach nur einen Stein heraus. Geben Sie dieser Sache Vorrang und konzentrieren Sie sich darauf.

Und wenn doch?

Wenn Ihnen dann etwas einfällt, was vielleicht doch wichtiger wäre, entscheiden Sie sich: weitermachen oder wechseln? Beides kann richtig sein, aber bleiben Sie bei Ihrer Entscheidung.

Wenn Sie weitermachen, schreiben Sie sich die eingefallene Aufgabe auf (lassen Sie den Zettel gleich neben sich liegen, da kommt wahrscheinlich noch einiges dazu). Das können Sie erledigen, wenn Sie damit fertig sind.

Sie können sich das wie die oben angesprochene Geröll-Lawine vorstellen, die Sie jetzt abtragen. Sie fangen einfach irgendwo an. Vielleicht entdecken Sie, dass Sie irgendwann dort, wo Sie sind, abbrechen müssen, weil Sie erst diesen großen Ast daraus ziehen müssen, weil Sie erst etwas stabilisieren müssen etc. Dann tun Sie das und weiter geht es.

Stück für Stück kommen Sie so ans Ziel.

Nur eine Sache hat in dieser Abtragungszeit immer Priorität: was aktuell reinkommt (egal ob eine E-Mail, eine Rechnung oder was auch immer) – damit der Berg nicht weiter wächst. (Mehr dazu finden Sie im letzten Artikel.)