Alles gleichzeitig

Wenn sich der Kalender und die Aufgabenliste in einen bösen Wolf verwandeln, hilft ein NotfallplanZuletzt habe ich darüber geschrieben, wie man sich nach stressigen Zeiten wieder sortieren kann, aber was ist eigentlich in stressigen Zeiten?

Wahrscheinlich passiert das jedem mal: 10 Aufgaben sind sehr dringend und wichtig. Jetzt fällt es schwer mit einer anzufangen und sich auf diese zu konzentrieren. Man fängt eins an, dann nimmt man etwas anderes, was ja auch wichtig ist und eventuell verliert man sogar so den Überblick, dass man etwas macht, was auch gut noch hätte warten können.

Konzentration unter Stress

Stellen Sie sich vor, Sie würden in der Steinzeit leben und auf der einen Seite steht ein hungriger Bär und auf der anderen ein hungriger Säbelzahntiger. Wäre es ratsam sich jetzt ganz auf eine Aufgabe/Feind zu fokussieren und den anderen zu ignorieren?

Für unsere Vorfahren war es gut, alles im Blick zu haben und ständig zwischen den verschiedenen Problemen zu wechseln. Für uns wäre es hilfreicher, sich auf ein Problem zu konzentrieren und sich danach dem nächsten zu widmen. Deshalb habe ich einen „Notfallplan“. (Dieser Plan steht auf einem Zettel neben meinem Schreibtisch und so banal er aussieht, er hilft mir in stressigen Zeiten eins nach dem anderen zu erledigen.)

Notfallplan

Je stressiger die Zeiten, desto mehr hilft es uns, uns an einem Ablauf entlangzuhangeln.

  • Welche Termine sind in den nächsten 7 Tagen? -> Was ist dafür zu tun?
  • Was ist heute reingekommen? (E-Mails, Briefe, Anrufe) -> Was ist damit zu tun?
  • Was ist im Moment mein wichtigster Auftrag? -> Was ist hier als nächstes zu tun?

Das heißt nicht, dass Termine und E-Mails immer wichtig sind. „Was ist dafür zu tun?“ kann auch bedeuten ihn abzusagen oder zu verschieben. Ich sehe auf alle Mails, aber ich beantworte nicht alle sofort. Manche schiebe ich in den entsprechenden Ordner, wo ich sie nachher finden und beantworten kann.
Danach fühle ich mich frei, mich der einen Aufgabe zu widmen. (Es steht kein Säbelzahntiger mehr hinter mir, der mich ablenkt.)

 

PS: Damit mich wirklich nichts ablenkt räume ich für die nächste Aufgabe meinen Schreibtisch frei – nicht auf, sondern frei. (Darüber gibt es hier einen Blogartikel.)

PPS: Vielen Dank an sandrapetersen für das Wolfsbild.

Neue Gewohnheiten schaffen

Eine Pflanze wächst langsam, wie eine neue Gewohnheit.Warum ist es so einfach morgens ohne nachzudenken (und ohne wirklich wach zu sein) Kaffee zu kochen und so schwierig sich einmal in der Woche an die Ablage zu setzen?

Im letzten Artikel habe ich Routinen so hoch gelobt, aber wie kann man diese eigentlich entwickeln?

Wenn Sie sich vornehmen, ab morgen einfach alles an und um Ihren Schreibtisch stets in Ordnung zu halten und sich immer gleich um alles zu kümmern … wird daraus vermutlich nichts.

Wie kann ich etwas tun, was ich bisher immer nur aufschiebe

Eine gute Umsetzungs-Methode ist WOOP.

  1. W-Wish: In einem ersten Schritt überlegen Sie sich, was Sie wollen. Mit welcher Baustelle wollen Sie anfangen? Quillt ihr Eingangskorb ständig über oder vergessen Sie zu mahnen, weil Sie keinen Überblick über Ihre Buchführung haben? Suchen Sie sich einen Aspekt heraus und überlegen Sie sich, welche neue Gewohnheit Ihnen dabei helfen könnte. Zum Beispiel: Jeden Freitag wird der Eingangskorb geleert. Dieser Wunsch darf gerne herausfordernd sein, aber er sollte sich auch machbar und möglich anfühlen.
  2. O-Outcome: Was ist das Ergebnis? Träumen Sie sich hinein, wie es sich anfühlt, wenn Ihr Wunsch erfüllt ist. Wie schön ist es Montags sich an den Schreibtisch mit dem leeren Eingangskorb zu setzen? Lassen Sie sich ruhig fallen in ein wunderschönes Bild.
  3. O-Obstacle: Welche Hindernisse sind zu erwarten? Ja, auch das gehört dazu. Überlegen Sie, was Sie davon abhalten könnte, bzw. sind Sie ehrlich zu sich selbst: Was hat Sie bisher davon abgehalten? Dieser Schritt ist nicht angenehm, aber wichtig um zum 4. zu kommen. Keine Lust, ist oft nur ein Teil der Wahrheit. Bei der Ablage kann einem zum Beispiel im Weg sein, dass man befürchtet, unangenehme Entscheidungen treffen zu müssen, die dort vergraben liegen.
  4. P-Plan: Machen Sie sich einen Plan. Das heißt nicht nur vornehmen, was Sie tun wollen, sondern auch, was Sie tun wollen, wenn die zu erwartenden Hindernisse wieder auftauchen. Formulieren Sie dabei möglichst konkrete wenn-dann-Sätze „Wenn x mich davon abhält, werde ich y tun.“ Gerade hier geht es darum realistisch zu sein. „Wenn ich keine Lust habe, werde ich es trotzdem tun.“ Vielleicht funktionierts, aber vielleicht auch nicht. Wie wäre es statt dessen mit „Wenn ich merke, dass ich es aus Angst vor Entscheidungen aufschieben will [wenn das einer Ihrer Hindernisse ist], werde ich dennoch anfangen und alle anfallenden Entscheidungen so ablegen und in mein Aufgaben-System übertragen, dass ich sie auf die Tage der nächsten Woche verteile.“ Das wichtigste dabei: So können Sie trotzdem leicht und beschwingt anfangen und wer weiß, vielleicht fällt es Ihnen ohne Druck sogar gar nicht schwer die anstehenden Entscheidungen zu treffen und vielleicht sind auch gar keine unangenehmen dabei.

(Mehr zu WOOP, können Sie hier lesen, sehen und hören: http://woopmylife.org/get-up-and-woop-de/

Und hier ist das ganze schön Illustriert: http://www.sueddeutsche.de/karriere/woop-wie-man-seine-ziele-erreicht-1.2706485)

Das ist eine einfache Methode, aber die Umsetzung hat es in sich. Nehmen Sie sich daher nicht zuviel vor. Lieber eins nach dem anderen. Wenn Sie die eine Gewohnheit etabliert haben, können Sie sich an die nächste machen. Sie haben ja auch nicht laufen, schwimmen und fahrradfahren gleichzeitig gelernt.

Und wie wird daraus eine Gewohnheit

Wenn Sie eine neue Gewohnheit schaffen wollen, brauchen Sie Wiederholung, Wiederholung und Wiederholung. Und weil das eine ganz eigene Herausforderung ist, hier noch ein paar kleine Motivationstipps (deren Herkunft ich leider nicht mehr nachvollziehen kann):

Magische 30 Tage

Das eignet sich für alles, was Sie täglich oder wöchentlich tun wollen. Zum Beispiel die neue Routine: Ich möchte jeden Tag meinen Schreibtisch aufgeräumt verlassen oder ich möchte jeden Freitag meine Buchführung machen.

Die Forschung ist sich nicht ganz einig, wie lange man braucht, um eine neue Gewohnheit zu etablieren, aber 30 Tage sind auf alle Fälle ein guter Anfang. Bei wöchentlichen Aufgaben würde ich mir 13 Wiederholungen vornehmen, das ist etwa ein Quartal.

Also: Nehmen Sie sich vor zunächst 30 Tage lang Ihren Schreibtisch aufgeräumt zu halten oder an 13 Freitagen Ihre Buchführung zu machen oder was auch immer Sie als Gewohnheit etablieren wollen. Sie können das einfach im Kalender mitzählen.

Lassen Sie ein Mal aus, fangen Sie danach wieder bei 1 an. Wenn Sie schon mal 10 Tage geschafft haben, wollen Sie sicher nicht wieder bei 1 anfangen.

Sie können natürlich auch größere Zahlen nehmen. Achten Sie nur darauf, dass es sich für Sie noch machbar anfühlt.

Eine Freundin hat das mal mit magischen 100 Tagen probiert. Bei 70 hatte sie ein großes Motivationstief, aber da das Gefühl des Erfolgs schon in Aussicht und die 1 ein so tiefer Fall wäre, hat sie durchgehalten und weitergemacht. (Nach den 100 kommen dann die magischen 365, aber wahrscheinlich ist es dann schon so Gewohnheit, dass Sie keine Motivationshilfe mehr brauchen.)

Magische 100 Wiederholungen

Wenn es nicht ganz so feste Rhytmen gibt oder Sie absehen können, dass es manche Tage oder Wochen gibt, wo es einfach nicht geht (wenn Sie vorher WOOPen, werden Sie das merken), hilft eine andere Methode: Wiederholen Sie die Aufgabe 100 Mal, egal wann.

Auch hier können Sie einfach im Kalender mitzählen und sich an Ihren Erfolgen freuen.

Wie auch bei den 30 Tagen können Sie sich zusätzlich eine Belohnung überlegen, mit der Sie Ihren Erfolg feiern wollen.

Die Wette

Suchen Sie sich einen Mitstreiter, der/sie mit Ihnen darum wettet, ob sie es schaffen. Wenn Sie ein Wettkampftyp sind, kann sie das zusätzlich motivieren, dabei zu bleiben. Damit die Wette klar ist, sollte auch ein Zeitraum festgelegt werden, daher eignet sich die Wette gut als Ergänzung zu den magischen 30 Tagen oder den magischen 100 Wiederholungen. Noch besser wirkt es, wenn sich Ihr Mitstreiter auch eine neue Gewohnheit schaffen will (es muss ja nicht dieselbe sein), dann geht es auch darum, wer es als erster geschafft hat 30 Tage durchzuhalten oder wer als erstes mit den 100 Wiederholungen durch ist. Vielleicht nehmen Sie sich sogar vor an einem bestimmten Datum Ihren Erfolg zu feiern und wer gewonnen hat, läd ein.

Und das Scheitern?

Mit einer neuen Gewohnheit nehmen Sie sich etwas großes vor. Es geht darum, sich einen unbewussten Prozess zu schaffen. Das geht natürlich nicht von einem Tag auf den anderen und Rückschläge gehören hier für jeden Menschen dazu.

So ist es zum Beispiel völlig normal die magischen 30 Tage nicht im ersten Anlauf zu schaffen oder für die 100 Wiederholungen ein Jahr oder mehr zu brauchen. Es geht nicht darum, wie lange es dauert, bis es eine Gewohnheit ist, es geht darum, dass Sie dabei sind eine neue Gewohnheit zu schaffen und diese wächst langsam, aber sie wächst.

Seien Sie also gnädig mit sich selbst, wenn nicht alles auf Anhieb so klappt wie gedacht. Jedes Scheitern hilft Ihnen beim nächsten WOOPen die Hindernisse besser zu sehen und bessere Pläne zu machen.

 

Also, auf zu neuen Gewohnheiten. Sie können davon gerne in den Kommentaren berichten (es kann auch motivieren, davon irgendwo schon erzählt zu haben, weil sie dann auch irgendwann später die Erfolgsmeldung verkünden wollen).

 

PS: Danke für die tapfer wachsende Pflanze von congerdesign.

Schöne Routinen

eine schöne Tür, die Sie dank Ihrer Routinen leicht öffnen könnenRoutinen haben keinen guten Ruf. Wenn eine Arbeit nur noch Routine ist, dann ist sie laaangweilig, aber genau das kann ein Vorteil sein. Wir können Dinge tun, ohne nachzudenken und ohne uns anzustrengen. Würde das ganze Leben daraus bestehen, wäre das entsetzlich, aber dass ein großer Teil unseres Lebens aus Routinen besteht, macht es uns erst möglich über interessante Dinge nachzudenken.

Was sind Routinen

Routinen sind Handlungen, die durch Wiederholungen zur Gewohnheit geworden sind (laut Wikipedia). Diese Gewohnheiten wiederum sind Reaktionsabläufe des Denkens und/oder Handelns (laut meinem Psychologie-Duden). Bestimmte Situationen führen so zu einem bestimmten Verhalten. Wenn Sie eine Tür sehen, müssen Sie nicht darüber nachdenken, wie sie wohl aufgeht. Sie können geistig weiterhin mit anderen Dingen beschäftigt sein, während Ihre Hand die Klinke nach unten drückt, um die Tür zu öffnen. Das ist das wunderbare an Routinen, Sie müssen nicht darüber nachdenken und sich nicht anstrengen.

Und wenn Sie jetzt an Ihre Buchführung/Ablage/Schreibtisch aufräumen/etc. denken?

Sind das schon Routinen, die Sie zu gegebener Zeit durchführen, wie Sie morgens aus dem Bett aufstehen oder Türen öffnen?

Welche Routinen brauchen Sie

Wie viele sich wiederholende Aufgaben haben Sie in Ihrem Backoffice? Wäre es nicht schön, wenn Sie diese wie nebenbei erledigen würden, ohne sich jedesmal wieder dazu aufzuraffen oder immer wieder neu zu überlegen, wie Sie nun vorgehen werden?

Sie merken daran schon, es gibt zwei Arten von Routinen, die wir im Backoffice brauchen. Die einen könnte man „Abfolge-Routinen“ nennen. Dazu gehört zum Beispiel: Was packe ich in meine Tasche, wenn ich morgen ein Seminar/Kundengespräch/etc. habe?

Hier helfen Checklisten immer wieder die gleichen (richtigen) Dinge einzupacken. Und wenn Sie das immer wieder wiederholen, entsteht eine Gewohnheit, mit der Sie abends oder morgens (ohne richtig wach zu sein) alles einpacken, was Sie brauchen.

Bei den anderen Routinen geht es eher darum, Dinge überhaupt zu tun, wie zum Beispiel sich wöchentlich um die Ablage, täglich um den aufgeräumten Schreibtisch und jährlich um was-auch-immer zu kümmern. Ich nenne Sie mal „Zahnputz-Routine“. Auch beim Zähneputzen müssen Sie sich nicht für die einzelne Handlung entscheiden. Sie müssen sich nicht fragen, ob das nun eine interessante Tätigkeit ist oder ob Sie Zeit dafür haben und ob jetzt überhaupt der richtige Augenblick dafür ist – Sie tun es einfach regelmäßig. Sie ahnen es wohl schon, ich will Sie dazu motivieren aus den ungeliebten, stets aufgeschobenen Aufgaben Routinen zu machen. Damit haben Sie gleich zwei Vorteile:

  1. Es wird getan (und das lässt Sie besser schlafen und besser arbeiten)
  2. Es wird Ihnen mit der Zeit immer leichter fallen.

Also, auf zu mehr Routinen im Office-Alltag 🙂

 

PS: Danke an icatana56 für das sommerlich südliche Türbild.