E-Mailsignatur – was muss? was kann?

In diesem Blogartikel geht es um sogenannte Geschäftsbriefe, die heutzutage ja überwiegend elektronisch verschickt werden. @-ZeichenDa stellt sich die Frage: was gehört in eine E-Mailsignatur?

Was muss?

Alle rechtlich geforderten Angaben gehören auch in eine E-Mailsignatur: Firmierung, Gesellschaftsform, GeschäftfürerIn, Adresse, HR-Nummer etc.
Je nachdem was da relevant ist. Bei einer Einzelfirma natürlich auch der volle Namen des Unternehmers/der Unternehmerin.

Was kann?

Natürlich kann man in der E-Mailsignatur das Firmenlog und den Slogan unterbringen.

Und sämtliche Kontaktdaten sind auch von Vorteil. Ich empfehle auch die E-Mailadresse nochmal da hinzuschreiben, auch wenn Sie im Absender steht. Manchmal wird bei Weiterleiten der ursprüngliche Absender nicht mitgeschickt. Dann ist es schön, wenn man die Adresse irgendwo findet.

Zu den Kontaktdaten zählen natürlich auch alle geschäftlichen Social-Media-Konten. Auch dort kann man in Kontakt kommen.

Was ist kritisch?

Jede Art von Werbung ist als kritisch zu betrachten (DSGVO). Auch wenn eine Kundenbeziehung besteht, bedeutet das nicht die Einwilligung in Werbesendungen. Früher wurde im Marketing empfohlen, als P.S. auf eine besonderes Angebot hinzuweisen, weil man da die größte Aufmerksamkeit erreicht. Das ist auch heute noch so, aber das kann nach hinten losgehen. Der Adressat beschert sich wortreich über die Werbung, in die er nicht eingewilligt hat. Da gilt es abzuwägen, wem man so einen Hinweis schickt.

E-Mailsignatur ganz praktisch

In jedem E-Mailprogramm kann man sich eine Signatur einrichten und diese automatisch einfügen lassen. Das ist der ganz einfache Weg.

In Outlook kann man verschiedene Signaturen einrichten und ich habe deren sechs:

  1. das volle Programm
    Firmierung, Slogan, Adresse, Telefon, Fax, E-Mail und Social Media
    Das ist meine „normale“ Signatur
  2. nur Firmierung und Slogan
    Wenn in einer Reihe von E-Mail und Antworten schon mal die Signatur steht, nehme ich oft , wenn überhaupt eine, diese Signatur
  3. meine private Signatur
    weil ich den E-Mailacount auch privat nutze

Und das ganze jeweils mit und ohne Mobilnummer. So kann ich immer auswählen, welche Signatur ich verschicke. Und das ist mit einem Klick erledigt. Deshalb habe ich auch keine festgelegt, die immer angefügt werden soll.

Vielen Dank an Clker-Free-Vector-Images für das @-Zeichen.

Keine Zeit fürs Privatleben

Private Zeit lässt sich jetzt auch nochmal schön draußen genießen.Bekommen Sie auch private Mails an Ihre berufliche Adresse? Für viele Selbstständige ist das ganz normal, aber wie geht man dann damit um? Viele schieben diese erst mal nach hinten, erst sind die beruflichen Sachen wichtig: Anfragen, Aufträge, Nachfragen etc. Es geht schließlich ums Geld verdienen. Doch während Angestellte irgendwann Feierabend haben und sich dann um Ihre privaten Mails, Verabredungen und Hobbys kümmern, arbeiten viele Selbstständige bis Müdigkeit oder Hunger Sie zum Aufhören zwingen.

Wann ist Zeit für Privatleben?

Wer erst dann zum Sport geht, wenn die to-do-Liste leer ist, wer erst dann Freunde trifft, wenn nichts zu tun ist … hat wohl bald keine Freunde mehr. Ich plane mir daher ganz bewusst Zeit für mein Privatleben ein. Das muss nicht immer abends sein. Oft beantworte ich private Mails als erstes. So komme ich gut ins Schreiben.

Bei festen Terminen, Fristen und Rechnungen lohnt sich auch kein Unterschied. Eine Anmeldefrist verstreicht, wenn Sie sich nicht darum kümmern, ob es nun etwas berufliches oder privates ist. Rechnungen zahlen sich auch am besten in einem Aufwasch, auch wenn es unterschiedliche Konten sind.

Viele Leben

Meine Arbeit ist wichtig, aber mein Leben ist mehr als meine Arbeit: Es gibt noch Familie und Freunde, Engagement in der Gemeinde, Haushalt, Weiterbildung, Pause/Urlaub, Zeit, mal nichts zu tun.

Damit alles im Gleichgewicht bleibt, markiere ich mir in meinem Kalender, welche Zeit ich womit verbringe: Beruf, Freizeit, Haushalt, Sonstiges. So sehe ich schnell, wenn das Gleichgewicht gestört ist. Manchmal liegt das an einem akuten Putzfimmel (Putzen um sich vor unangenehmen Aufgaben zu drücken), manchmal liegt es an stressigen Zeiten weil zum Beispiel vor Jahresende alle noch schnell dies und das fertig haben wollen.

Stresszeiten gehören dazu. Gerade dann ist es wichtig die kleinen Auszeiten zu genießen, sie geben Energie um weiterzumachen – Haushalt wird dagegen auf ein Minimum reduziert.

Nicht in jeder Woche ist die Balance ideal. Das muss sie auch nicht sein. Die Frage ist: Ist Ihr Leben insgesamt ausgeglichen? Haben Sie Zeit für alles, was Ihnen wichtig ist (vielleicht nicht jeden Tag oder jede Woche, aber immer mal wieder)?

 

PS: Danke Hans für dieses schöne Herbstbild.

Betonen statt suchen

ein Eichörnchen beim Suchen - so fühle ich mich auch oft bei BriefenZuletzt bekam ich (mal wieder) eine Rechnung, bei der ich mir alles, was ich wissen wollte, mühsam zusammen suchen musste. „Bei Überweisung des Rechnungbetrages geben Sie bitte die Rechnungsnummer an.“ Diese stand wenigstens gut deutlich auf der ersten Seite. Die Kontoverbindung fand ich dagegen in winziger Schrift in der Fußzeile.

Ein Brief ist kein Suchspiel

Anders als bei einem privaten Brief, den ich in Ruhe von oben nach unten lese, ist ein geschäftlicher Brief (oder E-Mail) meist eine Handlungsaufforderung: Ich soll etwas bezahlen, ich soll mich zurückmelden, ich soll zu einem Termin kommen oder eine bestimmte Frage beantworten oder was auch immer. Genau das, worum es geht, sollte so deutlich sein, dass es nicht untergehen kann.

Die wirklich wichtigen Informationen dürfen dabei gerne wiederholt werden. So hat eine Rechnungsnummer natürlich ihren berechtigten Platz im Briefkopf der Rechnung. Wenn ich die Summe übweise, ist es aber schön, alle Informationen beieinander zu haben, wie bei einem altmodischen Überweisungsvordruck.  Es geht natürlich auch eleganter:

„Bitte überweisen Sie die xx,xx Euro an das Konto

IBAN: DE12 3456 7890 1234 etc.

mit dem Verwendungszweck: Rgnr 1234

bis zum xx.xx.2018“

Das kann man als Empfänger der Rechnung einfach schön erledigen.

Worum geht es

Nicht nur Rechnungen sind Handlungsaufforderungen. Wenn Sie zum Beispiel zu einer Veranstaltung einladen, dann prüft der Empfänger, oft noch während der Überlegung, ob das interessant sein könnte, ob er/sie denn da überhaupt Zeit hat. Das „Wann“ ist daher eine der wichtigsten Informationen. Die darf gerne in der Betreffzeile und im Text auftauchen, auch gerne fettgedruckt.

Wenn Sie eine konkrete Frage haben, zum Beispiel weil jemanden um seine/ihre Meinung zu etwas bitten oder sich eine Entscheidung wünschen, wiederholen Sie diese Frage zum Ende des Briefes (bzw. E-Mail). Sonst geht es eventuell in den Details unter und hier, am Ende des Textes, entscheidet sich der Leser, was als nächstes damit zu tun ist (Ablage oder to-do und wenn to do, was ist dann zu tun).

Also, scheuen Sie keine Wiederholung, wenn es um die wichtigen Informationen geht und das sind die, die die nächste Handlung betreffen.