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Betonen statt suchen

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ein Eichörnchen beim Suchen - so fühle ich mich auch oft bei BriefenZuletzt bekam ich (mal wieder) eine Rechnung, bei der ich mir alles, was ich wissen wollte, mühsam zusammen suchen musste. „Bei Überweisung des Rechnungbetrages geben Sie bitte die Rechnungsnummer an.“ Diese stand wenigstens gut deutlich auf der ersten Seite. Die Kontoverbindung fand ich dagegen in winziger Schrift in der Fußzeile.

Ein Brief ist kein Suchspiel

Anders als bei einem privaten Brief, den ich in Ruhe von oben nach unten lese, ist ein geschäftlicher Brief (oder E-Mail) meist eine Handlungsaufforderung: Ich soll etwas bezahlen, ich soll mich zurückmelden, ich soll zu einem Termin kommen oder eine bestimmte Frage beantworten oder was auch immer. Genau das, worum es geht, sollte so deutlich sein, dass es nicht untergehen kann.

Die wirklich wichtigen Informationen dürfen dabei gerne wiederholt werden. So hat eine Rechnungsnummer natürlich ihren berechtigten Platz im Briefkopf der Rechnung. Wenn ich die Summe übweise, ist es aber schön, alle Informationen beieinander zu haben, wie bei einem altmodischen Überweisungsvordruck.  Es geht natürlich auch eleganter:

„Bitte überweisen Sie die xx,xx Euro an das Konto

IBAN: DE12 3456 7890 1234 etc.

mit dem Verwendungszweck: Rgnr 1234

bis zum xx.xx.2018“

Das kann man als Empfänger der Rechnung einfach schön erledigen.

Worum geht es

Nicht nur Rechnungen sind Handlungsaufforderungen. Wenn Sie zum Beispiel zu einer Veranstaltung einladen, dann prüft der Empfänger, oft noch während der Überlegung, ob das interessant sein könnte, ob er/sie denn da überhaupt Zeit hat. Das „Wann“ ist daher eine der wichtigsten Informationen. Die darf gerne in der Betreffzeile und im Text auftauchen, auch gerne fettgedruckt.

Wenn Sie eine konkrete Frage haben, zum Beispiel weil jemanden um seine/ihre Meinung zu etwas bitten oder sich eine Entscheidung wünschen, wiederholen Sie diese Frage zum Ende des Briefes (bzw. E-Mail). Sonst geht es eventuell in den Details unter und hier, am Ende des Textes, entscheidet sich der Leser, was als nächstes damit zu tun ist (Ablage oder to-do und wenn to do, was ist dann zu tun).

Also, scheuen Sie keine Wiederholung, wenn es um die wichtigen Informationen geht und das sind die, die die nächste Handlung betreffen.

 

Fasse dich kurz, aber nicht zu kurz

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Normalerweise plädiere ich dafür Briefe und E-Mails möglichst kurz zu halten, aber letzte Woche habe ich gesehen: Es gibt auch ein zu kurz. Deshalb will ich meinen Standard-Ratschlag differenzieren:

Fassen Sie sich kurz:

  • Verwenden Sie möglichst treffende Bezeichnungen.
  • Verwenden Sie Verben, wenn es um Tätigkeiten geht und vermeiden Sie Substantivierungen.
  • Gehen Sie sparsam mit Konjunktiven und anderen umständlichen Formulierungen um
  • Kündigen Sie das, was Sie sagen wollen nicht an (Nicht: „Deshalb möchte ich Sie fragen, ob es eventuell möglich wäre in den nächsten Tagen zu telefonieren.“ Sondern: „Können wir morgen telefonieren? Wann haben Sie Zeit?“)
  • Werden Sie konkret.

Vergessen Sie die Beziehungsebene nicht:

  • Eine Begrüßung verlängert zwar den Text, führt aber auch dazu, dass sich der Gesprächspartner angesprochen fühlt.
  • Ein Dank ist nie zu viel.
  • Bei heiklen Themen, kann ein Konjunktiv helfen.
  • Bitten sind angenehmer als Forderungen.
  • Niemand muss etwas für Sie tun (Nicht: „Dafür müssen Sie mir folgende Unterlagen schicken“ Sondern: „Um das für Sie zu erledigen, brauche ich von Ihnen“)
  • Dazu gehört auch: Schreiben Sie aus Ihrer Perspektive.
  • Und zum Schluss ein (ausgeschriebener) Gruß – denn einem netten Menschen antwortet man gerne.

Haben Sie Beispiele für das eine oder andere Extrem?

Dann freue ich mich über eine (kurze) Mail oder ein Kommentar.

Was hatten wir besprochen?

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Zuletzt hatte eine befreundete Unternehmerin überraschend festgestellt, dass der Weiterbildungsanbieter, für den sie Seminare gibt, in seinem Programm ein anderes Datum stehen hatte, als sie sich aufgeschrieben hatte.

Das ist sicher kein Einzelfall. Man denkt, alles ist geklärt und nachher stellt sich heraus, dass es irgendwo ein Missverständnis gab. Das Risiko können Sie reduzieren, wenn Sie nach einer Besprechung (egal es eine face-to-face Besprechung oder ein Telefonat war), das Ergebnis schriftlich festhalten und sich schriftlich bestätigen lassen. Das kann eine kurze Mail mit 3 Zeilen sein. Gerade bei Daten kann es sonst schnell passieren, dass nachher eine anderes Datum im Kalender steht. Der zweite Vorteil ist, dass Sie diese Mail wieder finden können, wenn Sie sich selbst nicht mehr sicher sind, was vereinbart wurde.