Alles gleichzeitig

Wenn sich der Kalender und die Aufgabenliste in einen bösen Wolf verwandeln, hilft ein NotfallplanZuletzt habe ich darüber geschrieben, wie man sich nach stressigen Zeiten wieder sortieren kann, aber was ist eigentlich in stressigen Zeiten?

Wahrscheinlich passiert das jedem mal: 10 Aufgaben sind sehr dringend und wichtig. Jetzt fällt es schwer mit einer anzufangen und sich auf diese zu konzentrieren. Man fängt eins an, dann nimmt man etwas anderes, was ja auch wichtig ist und eventuell verliert man sogar so den Überblick, dass man etwas macht, was auch gut noch hätte warten können.

Konzentration unter Stress

Stellen Sie sich vor, Sie würden in der Steinzeit leben und auf der einen Seite steht ein hungriger Bär und auf der anderen ein hungriger Säbelzahntiger. Wäre es ratsam sich jetzt ganz auf eine Aufgabe/Feind zu fokussieren und den anderen zu ignorieren?

Für unsere Vorfahren war es gut, alles im Blick zu haben und ständig zwischen den verschiedenen Problemen zu wechseln. Für uns wäre es hilfreicher, sich auf ein Problem zu konzentrieren und sich danach dem nächsten zu widmen. Deshalb habe ich einen „Notfallplan“. (Dieser Plan steht auf einem Zettel neben meinem Schreibtisch und so banal er aussieht, er hilft mir in stressigen Zeiten eins nach dem anderen zu erledigen.)

Notfallplan

Je stressiger die Zeiten, desto mehr hilft es uns, uns an einem Ablauf entlangzuhangeln.

  • Welche Termine sind in den nächsten 7 Tagen? -> Was ist dafür zu tun?
  • Was ist heute reingekommen? (E-Mails, Briefe, Anrufe) -> Was ist damit zu tun?
  • Was ist im Moment mein wichtigster Auftrag? -> Was ist hier als nächstes zu tun?

Das heißt nicht, dass Termine und E-Mails immer wichtig sind. „Was ist dafür zu tun?“ kann auch bedeuten ihn abzusagen oder zu verschieben. Ich sehe auf alle Mails, aber ich beantworte nicht alle sofort. Manche schiebe ich in den entsprechenden Ordner, wo ich sie nachher finden und beantworten kann.
Danach fühle ich mich frei, mich der einen Aufgabe zu widmen. (Es steht kein Säbelzahntiger mehr hinter mir, der mich ablenkt.)

 

PS: Damit mich wirklich nichts ablenkt räume ich für die nächste Aufgabe meinen Schreibtisch frei – nicht auf, sondern frei. (Darüber gibt es hier einen Blogartikel.)

PPS: Vielen Dank an sandrapetersen für das Wolfsbild.

Keine Zeit für eine Pause

Pause mit Tee am FensterEs ist Advent. Und wo Kinder es kaum erwarten können, dass die Tage vergehen, wünschen sich viele Erwachsene noch ein paar Tage oder gleich Wochen mehr im Dezember. So vieles, das bis Ende des Jahres (was in den meisten Fällen heißt, noch vor Weihnachten) fertig werden soll.

Ich kenne das auch – und ich kenne die Verführung, dann weniger Pausen als sonst zu machen „wenn ich das jetzt einfach durcharbeite, dann schaff ich das noch“.

Warum wir eine Pause brauchen, auch wenn die Zeit knapp ist?

Sich keine Zeit für eine Pause zu nehmen, führt oft zu mehr Arbeit und laugt sie aus. Das zweite leuchtet sofort ein: Wer keine Pausen mehr macht, sich keine Zeit für Regeneration nimmt, fühlt sich schneller erschöpft (und wird in der Regel auch leichter krank – was man gerade dann überhaupt nicht brauchen kann).

Ohne Pause haben Sie aber auch selten Zeit gespart, sondern machen sich sogar mehr Arbeit. Je unkonzentrierter Sie sind, desto mehr Fehler machen Sie, die Sie später wieder korrigieren müssen. vor allem sehen Sie nicht mehr klar, was wirklich wichtig ist und was nicht. Das führt dazu, dass Sie die wertvolle kurze Zeit mit unwichtigen Dingen verlieren.

Einmal durchatmen

Oft braucht es gar nicht viel, um den Kopf wieder klarer zu haben, konzentriert arbeiten zu können und die richtigen Entscheidungen zu treffen. Raucher haben oft eine innere Uhr, die sie zu regelmäßigen Pausen führt, das können Sie auch, wenn Sie nicht rauchen: Einfach einmal die Stunde für 5 Minuten durchatmen (was ohne Zigarette natürlich viel besser geht). Am besten gehen Sie dabei kurz raus oder zumindest an ein Fenster. Ihr Blick kann dadurch in die Ferne schweifen und Ihre Augenmuskeln entspannen. Frische Luft, vor allem die kalte Winterluft, macht den Kopf wieder frei und wenn Sie dabei Ihr Büro lüften, haben Sie für die nächste Arbeits-Einheit auch eine gute Luft.

Wenn Sie nach Ihrer kleinen Pause zurückkommen werden Sie automatisch überprüfen, was Sie gerade tun, ob das gerade wichtig ist oder ob Sie sich in einem Detail verfransen. So bringt Ihnen die kurze Pause viel Zeit und das ist vor allem in stressigen Zeiten sehr wertvoll.

 

PS: Wer es noch strukturierter mag, kann auch mal die Pomodoro-Technik ausprobieren. Dabei arbeitet man nur 25 Minuten konzentriert an einer Sache und macht dann 3-5 Minuten Pause. Hier gibt es eine genaue Anleitung https://bernet.ch/blog/2012/06/18/zeitmanagement-fokus-und-konzentration-nach-pomodoro/ und hier den passenden Timer https://tomato-timer.com/.

PPS: Vielen Dank an israelbest für das winterliche Pausenbild.

Das richtige Grundrauschen

ein fast stiller See - ein ganz besonderes GrundrauschenWelches Grundrauschen brauchen Sie zum Arbeiten?

Es gibt Menschen, die arbeiten gerne in totaler Ruhe. Je ruhiger und abgeschiedener, desto besser können Sie sich konzentrieren.

Andere verlieren sich dann in Gedanken und finden es schwer bei der Sache zu bleiben. Sie mögen es, wenn der Regen an das Fenster plätschert, der Verkehr rauscht (Meer wäre auch schön, ist aber nicht überall verfügbar) oder instrumentelle Musik im Hintergrund läuft.

Manche mögen den leichten Trubel eines Cafés, andere fühlen sich schon von der Anwesenheit anderer Menschen im selben Gebäude gestört.

Was brauchen Sie?

Menschen oder Natur

Oft geht es nicht nur um die Lautstärke, sondern um die Art des Geräuschs.

Es gibt natürliche Geräusche, wie Regen, Wind der durch Bäume streicht, Vögel, Kühe und so weiter (wer denkt auf dem Land wäre es ruhig, sollte mal auf’s Land fahren). Diese Geräusche finden viele angenehm, aber das heißt noch nicht, dass man dann gut arbeiten kann.

Andere Geräusche zeigen uns, dass Menschen in der Nähe sind. Entweder hören wir sie direkt oder wir hören, wie sie Auto fahren, Kaffeemaschinen bedienen, telefonieren, sich unterhalten und so weiter. Das sind nicht unbedingt schöne Geräusche, aber für manche ist es die richtige Geräusch-Umgebung, um zu arbeiten (statt zu träumen).

Und dann ist da natürlich noch Musik. Manche Menschen werden mit Musik geradezu durch ihre Arbeit getragen, andere werden dadurch abgelenkt. Und dann kann man natürlich auch mit ruhiger, instrumenteller Musik andere störende Geräusche, zum Beispiel durch andere Menschen, ausblenden.

Finden Sie Ihr Grundrauschen

Es gibt kein Richtig und Falsch. Es gibt ein passend für Sie und passend für Ihre Arbeit. Das kann auch von Situation zu Situation unterschiedlich sein. Erarbeiten Sie ein neues Konzept brauchen Sie vielleicht ein anderes Grundrauschen, als wenn Sie Ihre Mails bearbeiten. Schreiben Sie einen Text oder überarbeiten Sie einen Text oder suchen Sie ein letztes Mal Fehler. Für alles gibt es das individuell „richtige“ Rauschen.

Aber es ist auch nicht genau eine Sache richtig und alles andere falsch. Je genauer Sie sich selbst kennen und wissen, welche Art von Rauschen Ihnen hilft und welche stört, desto eher finden Sie eine gute Lösung in Ihrer Situation. Wir sind ja nicht alle Schriftsteller, die mit kleinem Laptop überall arbeiten können. Viele von uns, sind in der Wahl des Ortes nicht frei, aber selbst in Großraumbüros gibt es die Wahl zwischen Arbeitsplätzen am Rand oder in der Mitte, in den meisten Büros gibt es die Wahl, ob das Fenster offen oder geschlossen ist (das ist natürlich auch eine Frage der Temperatur, aber nicht nur) und selbst wer frei ist, hat unter Umständen so viel Arbeitsmaterial, dass es sich nicht leicht überall hin transportieren lässt. Das ist auch nicht wichtig. Denn Kleinigkeiten können entscheidend sein und kleine Möglichkeiten gibt es überall.