Desktop organisieren

So leer braucht der Desktop nun auch wieder nicht zu sein.

Es ist ja so einfach – eben mal schnell etwas auf dem Desktop speichern. Aber ist es auch sinnvoll? Genau, das ist es nur bedingt.

Ich habe schon Desktops gesehen, die wie ein schönes Fliesenmuster aussahen und wenn ich gefragt habe, was das alles ist, bekam ich oft die Antwort „weiß nicht so genau“ und auf die Frage wofür, das alles abgelegt wurde, bekam ich auch keine befriedigende Antwort. Sicher gibt es Dinge, die dort gut aufgehoben sind, aber meistens ist es besser, die Dateien gleich am richtigen Ort abzulegen.

Um den Desktop besser zu organisieren, habe ich diesmal zwei Tipps und einen Griff in die Trickkiste, der leider ursprünglich nicht von mir ist.

Tipps für Dateien, die auf dem Desktop gut aufgehoben sind

  • einen eindeutigen Namen vergeben
    Ich schneide gerne mit Snipping Tool Teile des Bildschirms aus, um z. B. eine Fehlermeldung an den Administrator weiterzugeben. Dafür speichere ich es gern erstmal. Wenn nun jedes Bild „unbenannt“ heißt, muss ich immer erst alle öffnen, um zu sehen, was sich dahinter verbirgt.
    Manchmal speichere ich mir da auch gerne wichtige Informationen, wie die Öffnungszeiten meiner Hausärztin und weil das Bild „Praxis…“ heißt, finde ich es auch sofort wieder.
  • in Ordner packen
    Bei mir gibt es den Ordner „pdf für E-Mail“, weil ich vieles nur als pdf speichere, um es dann per E-Mail zu verschicken. Ich brauche das pdf nicht mehr, wenn die E-Mail verschickt ist. Diesen Ordner räume ich auch von Zeit zu Zeit auf, d. h. ich lösche alles, was älter als ein Monat ist.

Ein Griff in die Trickkiste 

Ich habe gerne ein schönes Bild vom Urlaub oder meinen Enkeln als Hintergrundbild. Aber ich werde mir einen eigenen Desktop-Hintergrund gestalten, der mir hilft, noch besser Ordnung zu halten. Mein erster Entwurf hat mich noch nicht begeistert.

Diesen Tipp habe ich auf Pinterest gefunden und mit Canva ist das auch einfach zu realisieren. (Für diese Werbung werde ich nicht bezahlt.) Mal sehen, ob ich damit zurechtkomme.

Vielen Dank für den leeren Bildschirm an OpenClipart-Vectors

Ordner ausmisten

Wenn ich an die Aktenschränke von früher denke – ja, da wurde noch Papier aufgehoben. Schließlich musste jeder Geschäftsbrief aufbewahrt werden. Heute geht vieles per E-Mail und auch über den Standard, E-Mails auszudrucken, sind wir weitestgehend hinweg. Und dennoch gibt es immer noch Papier, das aufbewahrt werden muss. Also werden Ordner gefüllt, sauber beschriftet und ins Regal oder den Schrank gestellt. Und irgendwann kommt der Zeitpunkt, wo wirklich beim besten Willen kein Blatt mehr in den Ordner passt. Soweit sollte es gar nicht erst kommen.

Man kann natürlich einen „Ausmisttag“ einlegen und alle Ordner überprüfen und nicht mehr benötigtes rausschmeißen. Aber wann sollte man dazu Zeit haben?

Viel einfacher geht es, wenn man immer wieder beim Abheften schaut, ob man nicht auch noch was entsorgen kann. Also einfach mal kurz durchblättern und dann fallen mindestens 2 Blätter ins Auge, die im Papierkorb besser aufgehoben sind.

Aber es gibt halt auch die Unterlagen, die aufgehoben werden müssen (siehe Aufbewahrungsfristen). Die habe ich nicht in Ordnern sondern in Archivschachteln. Im Bankordner ist also nur das aktuelle und das Vorjahr. Alles anderen Jahren warten in den Schachteln an einem trocken Platz außerhalb meines Büros auf ihre Entsorgung, falls nicht irgendwann mal jemand etwas davon sehen will. Auf den Schachteln steht dann auch außen, wann sie entsorgt werden können, damit ich gar nicht erst noch reinschauen muss.

Zum Schluss noch zwei Tipps:

  • Was nur zum Abheften ausgedruckt wird, doppelseitig bedrucken. Das spart schon mal die Hälfte an Platz.
  • Bevor abgeheftet wird, nur mal kurz überlegen, ob man das überhaupt irgendwann mal wieder braucht.

 

Herzlichen Dank an Hebi B. für das Ordnerbild.

„Sonstiges“ eine notwendige Kategorie

Auch beim Müll gibt es die Kategorie "Sonstiges"In jedem Papierberg, den ich bisher gesehen habe, fanden sich „Dinge“, die in keine Kategorie passten. Egal wie viele Ordner es für die verschiedensten Dinge gibt. Immer wieder taucht etwas auf, was nicht hineinpasst. Das kann sofort ein lähmendes Gefühl auslösen und die Aufräummotivation ist dahin. Aber das muss nicht so sein, denn mit zwei Orten, kann man sich retten: Schatzkiste und Sonstiges.

Was ist „Sonstiges“?

Wenn ich mit jemandem zusammen einen Aktenplan erstelle, frage ich bei jedem Papier immer: Was ist das? So erhalte ich die Kategorie, unter der dieses Dokument liegen sollte, damit es wiedergefunden wird. Typische Antworten sind:

  • Das ist eine Rechnung
  • Das ist ein Brief von der Versicherung
  • Das sind Notizen zu einem Projekt

Das erste gehört an den Ort für Rechnungen, das zweite an den für Korrespondenz oder für Versicherungen, das dritte an den Ort dieses Projektes oder einen Sammelort für Notizen aller Art.

Es gibt aber auch immer die Sachen, bei denen erst mal keine Antwort kommt. (Hier lohnt sich immer die Frage, ob man es überhaupt aufheben will/soll.) Manches davon ist einfach eine schöne Erinnerung. Dafür gibt es Schatzkisten (mehr dazu finden Sie hier) und den Ordner (oder Hängemappe oder Briefablage oder was auch immer) „Sonstiges“.

Wiederfinden?

Kann man denn „Sonstiges“ wiederfinden? Woher weiß man später, was sich alles bei Sonstiges tummelt? Das weiß man in der Regel nicht, aber das ist auch kein Problem. Wenn Sie etwas suchen, was nicht in die üblichen Kategorien passt, werden Sie einmal Ihren Ort für Sonstiges durchgehen und schwupps, haben Sie es gefunden. Das funktioniert natürlich nur, solange dieser Ort (Ordner, Hängemappe, Briefablage oder was auch immer) nicht gigantische Dimensionen annimmt. Deshalb ist es wichtig regelmäßig diesen Ort durchzusehen. Zum einen, um nichts darin zu vergessen und um zu sehen, dass irgendetwas nun doch zusammen einen neuen Ort bildet.

Ein Beispiel dazu: Als ich mit Facebook anfing, schob ich alles dazu in „Sonstiges“. Ich konnte mir nicht vorstellen, dass das je mehr als 3 Blätter und 5 E-Mails werden. Inzwischen habe ich einen Ordner „Social-Media“ und darin einen eigenen Bereich für Facebook.

Also, frisch ans Werk und keine Angst mehr vor Sonstigem, was in Ablagen lauert.

 

PS: Danke an wojciechowskaek5 für das schöne Foto.