Tag Archives: Ordnungssystem

„Sonstiges“ eine notwendige Kategorie

  By |
1 Comment

Auch beim Müll gibt es die Kategorie "Sonstiges"In jedem Papierberg, den ich bisher gesehen habe, fanden sich „Dinge“, die in keine Kategorie passten. Egal wie viele Ordner es für die verschiedensten Dinge gibt. Immer wieder taucht etwas auf, was nicht hineinpasst. Das kann sofort ein lähmendes Gefühl auslösen und die Aufräummotivation ist dahin. Aber das muss nicht so sein, denn mit zwei Orten, kann man sich retten: Schatzkiste und Sonstiges.

Was ist „Sonstiges“?

Wenn ich mit jemandem zusammen einen Aktenplan erstelle, frage ich bei jedem Papier immer: Was ist das? So erhalte ich die Kategorie, unter der dieses Dokument liegen sollte, damit es wiedergefunden wird. Typische Antworten sind:

  • Das ist eine Rechnung
  • Das ist ein Brief von der Versicherung
  • Das sind Notizen zu einem Projekt

Das erste gehört an den Ort für Rechnungen, das zweite an den für Korrespondenz oder für Versicherungen, das dritte an den Ort dieses Projektes oder einen Sammelort für Notizen aller Art.

Es gibt aber auch immer die Sachen, bei denen erst mal keine Antwort kommt. (Hier lohnt sich immer die Frage, ob man es überhaupt aufheben will/soll.) Manches davon ist einfach eine schöne Erinnerung. Dafür gibt es Schatzkisten (mehr dazu finden Sie hier) und den Ordner (oder Hängemappe oder Briefablage oder was auch immer) „Sonstiges“.

Wiederfinden?

Kann man denn „Sonstiges“ wiederfinden? Woher weiß man später, was sich alles bei Sonstiges tummelt? Das weiß man in der Regel nicht, aber das ist auch kein Problem. Wenn Sie etwas suchen, was nicht in die üblichen Kategorien passt, werden Sie einmal Ihren Ort für Sonstiges durchgehen und schwupps, haben Sie es gefunden. Das funktioniert natürlich nur, solange dieser Ort (Ordner, Hängemappe, Briefablage oder was auch immer) nicht gigantische Dimensionen annimmt. Deshalb ist es wichtig regelmäßig diesen Ort durchzusehen. Zum einen, um nichts darin zu vergessen und um zu sehen, dass irgendetwas nun doch zusammen einen neuen Ort bildet.

Ein Beispiel dazu: Als ich mit Facebook anfing, schob ich alles dazu in „Sonstiges“. Ich konnte mir nicht vorstellen, dass das je mehr als 3 Blätter und 5 E-Mails werden. Inzwischen habe ich einen Ordner „Social-Media“ und darin einen eigenen Bereich für Facebook.

Also, frisch ans Werk und keine Angst mehr vor Sonstigem, was in Ablagen lauert.

 

PS: Danke an wojciechowskaek5 für das schöne Foto.

Was gehört zusammen – Aktenplan 2

  By | ,
Leave a comment

.Aktenplan - was gehört wohinWissen Sie, woraus Ihr Papierberg besteht?

Im letzten Artikel habe ich Ihnen gezeigt, wie Sie durchgehen können und feststellen können, was Sie haben (und was Sie nicht mehr brauchen). Hier nochmal die Kurzfassung:

Was ist da

Nehmen Sie Ihren Stapel und packen Sie alles, was zu einer Sache gehört in eine Mappe. Schreiben Sie auf, was es ist, also zum Beispiel:

  • bezahlte Rechnungen
  • unbezahlte Rechnungen
  • Inspiration
  • Gesprächsnotiz

Überlegen Sie nicht lange, wie sie es nennen, sondern schreiben Sie den Begriff auf, der Ihnen als erstes in den Kopf kommt, denn der wird Ihnen auch in den Kopf kommen, wenn Sie dieses Papier suchen.

Das gleiche machen Sie mit allen Dokumenten, die sich auf Ihrem Desktop oder wo auch immer angesammelt haben (und nicht bleiben sollen).

Alles, was Sie nicht mehr brauchen/wollen/aufheben müssen, können Sie in diesem Schritt schon wegwerfen.

Jetzt haben Sie viele Mappen und eine lange Liste, das ist die Liste der Papiere/Dokumente, die Sie haben.

Was gehört zusammen

Schneiden Sie diese Liste auseinander, so dass jeder Eintrag ein eigener Zettel ist. (Ja ich meine Papierzettel, wenn Sie die Liste am Computer geschrieben haben, drucken Sie sie aus und zerschneiden Sie sie.)

Wenn Sie all die Schnipsel vor sich haben, werden Sie sofort ein paar Verbindungen sehen. Legen Sie die Schnipsel so zusammen, wie sie für Sie zusammengehören.

Wenn Sie unsicher sind, überlegen Sie, wo würden Sie es suchen? Manche wollen alles zu einem Auftrag oder einem Projekt beisammen haben, weil sie dort nachsehen, andere haben lieber alle Gesprächsnotizen an einem Ort, weil sie sich erinnern „das haben wir besprochen, also schau ich bei den Gesprächsnotizen nach“.

Prima: Dann holen Sie sich einen Ordner/ eine Hängemappe fürs Hängeregister oder wo auch immer Sie Ihre Sachen ablegen wollen und beschriften ihn mit diesem Begriff. Kleben Sie die Schnipsel zusammen auf ein Blatt und schreiben den gefundenen Begriff darüber. Daneben kommt der nächste Begriff mit den nächsten Schnipseln, die zusammengehören und so entsteht Stück für Stück Ihr Aktenplan.

Ihnen fällt kein Begriff ein, dann schauen Sie sich die Schnipsel noch mal an: Gehört das wirklich zusammen? Gibt es für einen Teil davon einen gemeinsamen Begriff? Zerteilen Sie es, bis Ihnen spontan eine Bezeichnung kommt, denn nur dann finden Sie auch alles schnell wieder. Einiges bleibt übrig, das kann am Schluss in einen Ordner „Sonstiges“, „Allgemeines“ oder ähnliches. Solange es nur ein Ordner ist, für alles andere, werden Sie auch das wiederfinden.

So können Sie nach und nach alles durchgehen und es entsteht Ihr Aktenplan. Wenn Sie es ordnentlich mögen, schreiben Sie nun alles nochmal mit dem Computer, aber vielleicht erinnert Sie der geklebte Plan daran, dass es ihr ureigenster Plan ist.

Ihr Aktenplan

Vielleicht fragen Sie sich jetzt: Warum der Aufwand? Warum nicht einfach einen Musterplan nehmen? Der größte Vorteil Ihres eigenen Aktenplans ist, er passt zu Ihrem Denken.

Es geht beim Aktenplan nicht ums Abheften, das können Sie mit jedem Plan tun – es geht um das Wiederfinden. Wenn es wirklich Ihr Plan ist, werden Sie ihn (einmal gefunden und umgesetzt) kaum noch brauchen.

Wenn Sie das nächste Mal denken „Ah, das ist ein X, das heft ich mal weg.“, dann gibt es einen Ordner X oder einen, in den alle X zusammen mit Y und Z kommen. Das wird für Sie so selbstverständlich sein, wie Sie ja auch nicht überlegen, ob Sie Ihre Schuhe in den Küchenschrank oder zur Bettwäsche stellen sollen.

Und wenn Sie etwas suchen, brauchen Sie in der Regel, auch nicht auf dem Aktenplan nachzusehen, wo es sein könnte. Sie werden den Ordner sehen, der für Sie der logische Aufenthaltsort für genau das ist.

 

PS: Danke an ThomasWolter für den schönen leeren Setzkasten.

Papierberge abtragen – Aktenplan 1

  By | ,
1 Comment

Tagebau - auf Ihrem SchreibtischViele gehen, wenn sie ihre Papierberge oder Dokumente im Computer ordnen wollen so vor, dass sie sich zuerst überlegen, was für Kategorien es geben könnte. Daraus wird dann ein schöner Aktenplan erstellt, also eine Liste aller Ordner in die dann alle Papiere/Dokumente hinein wandern sollen.

In der Regel funktionieren diese Pläne bis zum 3., 5. oder spätestens 10. Papier oder Dokument.

Spätestens dann hat man etwas, was irgendwie nicht in die Ordnung passt und dann hängt man an dieser Stelle. Soll ich jetzt das System ändern? Soll ich es doch irgendwo rein packen? Vielleicht leg ich es erst mal zur Seite? Oder es ist einfach das Ende der Aufräummotivation. Das eine, das nicht reinpasst, lähmt den ganzen Prozess.

Deshalb mache ich das anders. Anstatt mir ins Blaue zu überlegen, wie man das vorhandene zusammenfassen könnte/sollte. Schau ich mir zuerst an, was da ist.

Erst aussortieren

Das heißt, ich gehe den ersten Papierstapel oder die auf dem Desktop geparkten Dokumente durch und frage mich:

  • Will ich das aufheben?
  • Muss ich das aufheben?
  • Kann das weg?

Es ist erstaunlich, wie viel sich immer ansammelt, was ich dabei aussortieren kann.

Dann benennen

Wenn ich es behalten will, frage ich mich „Was ist das?“

Der Begriff, der dann als erstes im Kopf ist, ist die richtige Bezeichnung für den Ordner, den ich dann schaffe oder in den ich es dann schiebe, denn genau unter diesem Begriff würde ich es auch suchen.

So entsteht Ordnung

Das werden erst mal recht viele Ordner und darunter gibt es mindestens einen „Allgemein“ oder „Sonstiges“. Das ist völlig normal und kein Problem. Im nächsten Schritt können wir diese „Liste der Dinge, die da sind“ weitersortieren, was zusammengehört, was einen eigenen Ordner bekommt und was ein Unterordner oder ein Teilbereich eines Ordners wird.

Eine Möglichkeit diese Sachen weiterzusortieren und zu einem fertigen Aktenplan zu kommen, stelle ich Ihnen im nächsten Artikel vor.

Bis dahin viel Spaß beim Papierbergverkleinern (wenn man nicht mehr ewig überlegt, wo denn nun dieses Papier/Dokument hin soll, sondern alles seinen Platz bekommt, kann aufräumen tatsächlich Spaß machen).

PS: Vielen Dank an Rodobby für das Tagebaubild.