Viele gehen, wenn sie ihre Papierberge oder Dokumente im Computer ordnen wollen so vor, dass sie sich zuerst überlegen, was für Kategorien es geben könnte. Daraus wird dann ein schöner Aktenplan erstellt, also eine Liste aller Ordner in die dann alle Papiere/Dokumente hinein wandern sollen.
In der Regel funktionieren diese Pläne bis zum 3., 5. oder spätestens 10. Papier oder Dokument.
Spätestens dann hat man etwas, was irgendwie nicht in die Ordnung passt und dann hängt man an dieser Stelle. Soll ich jetzt das System ändern? Soll ich es doch irgendwo rein packen? Vielleicht leg ich es erst mal zur Seite? Oder es ist einfach das Ende der Aufräummotivation. Das eine, das nicht reinpasst, lähmt den ganzen Prozess.
Deshalb mache ich das anders. Anstatt mir ins Blaue zu überlegen, wie man das vorhandene zusammenfassen könnte/sollte. Schau ich mir zuerst an, was da ist.
Erst aussortieren
Das heißt, ich gehe den ersten Papierstapel oder die auf dem Desktop geparkten Dokumente durch und frage mich:
- Will ich das aufheben?
- Muss ich das aufheben?
- Kann das weg?
Es ist erstaunlich, wie viel sich immer ansammelt, was ich dabei aussortieren kann.
Dann benennen
Wenn ich es behalten will, frage ich mich „Was ist das?“
Der Begriff, der dann als erstes im Kopf ist, ist die richtige Bezeichnung für den Ordner, den ich dann schaffe oder in den ich es dann schiebe, denn genau unter diesem Begriff würde ich es auch suchen.
So entsteht Ordnung
Das werden erst mal recht viele Ordner und darunter gibt es mindestens einen „Allgemein“ oder „Sonstiges“. Das ist völlig normal und kein Problem. Im nächsten Schritt können wir diese „Liste der Dinge, die da sind“ weitersortieren, was zusammengehört, was einen eigenen Ordner bekommt und was ein Unterordner oder ein Teilbereich eines Ordners wird.
Eine Möglichkeit diese Sachen weiterzusortieren und zu einem fertigen Aktenplan zu kommen, stelle ich Ihnen im nächsten Artikel vor.
Bis dahin viel Spaß beim Papierbergverkleinern (wenn man nicht mehr ewig überlegt, wo denn nun dieses Papier/Dokument hin soll, sondern alles seinen Platz bekommt, kann aufräumen tatsächlich Spaß machen).
PS: Vielen Dank an Rodobby für das Tagebaubild.
