Tag Archives: Zeitmanagement

Alles gleichzeitig

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Wenn sich der Kalender und die Aufgabenliste in einen bösen Wolf verwandeln, hilft ein NotfallplanZuletzt habe ich darüber geschrieben, wie man sich nach stressigen Zeiten wieder sortieren kann, aber was ist eigentlich in stressigen Zeiten?

Wahrscheinlich passiert das jedem mal: 10 Aufgaben sind sehr dringend und wichtig. Jetzt fällt es schwer mit einer anzufangen und sich auf diese zu konzentrieren. Man fängt eins an, dann nimmt man etwas anderes, was ja auch wichtig ist und eventuell verliert man sogar so den Überblick, dass man etwas macht, was auch gut noch hätte warten können.

Konzentration unter Stress

Stellen Sie sich vor, Sie würden in der Steinzeit leben und auf der einen Seite steht ein hungriger Bär und auf der anderen ein hungriger Säbelzahntiger. Wäre es ratsam sich jetzt ganz auf eine Aufgabe/Feind zu fokussieren und den anderen zu ignorieren?

Für unsere Vorfahren war es gut, alles im Blick zu haben und ständig zwischen den verschiedenen Problemen zu wechseln. Für uns wäre es hilfreicher, sich auf ein Problem zu konzentrieren und sich danach dem nächsten zu widmen. Deshalb habe ich einen „Notfallplan“. (Dieser Plan steht auf einem Zettel neben meinem Schreibtisch und so banal er aussieht, er hilft mir in stressigen Zeiten eins nach dem anderen zu erledigen.)

Notfallplan

Je stressiger die Zeiten, desto mehr hilft es uns, uns an einem Ablauf entlangzuhangeln.

  • Welche Termine sind in den nächsten 7 Tagen? -> Was ist dafür zu tun?
  • Was ist heute reingekommen? (E-Mails, Briefe, Anrufe) -> Was ist damit zu tun?
  • Was ist im Moment mein wichtigster Auftrag? -> Was ist hier als nächstes zu tun?

Das heißt nicht, dass Termine und E-Mails immer wichtig sind. „Was ist dafür zu tun?“ kann auch bedeuten ihn abzusagen oder zu verschieben. Ich sehe auf alle Mails, aber ich beantworte nicht alle sofort. Manche schiebe ich in den entsprechenden Ordner, wo ich sie nachher finden und beantworten kann.
Danach fühle ich mich frei, mich der einen Aufgabe zu widmen. (Es steht kein Säbelzahntiger mehr hinter mir, der mich ablenkt.)

 

PS: Damit mich wirklich nichts ablenkt räume ich für die nächste Aufgabe meinen Schreibtisch frei – nicht auf, sondern frei. (Darüber gibt es hier einen Blogartikel.)

PPS: Vielen Dank an sandrapetersen für das Wolfsbild.

Keine Zeit fürs Privatleben

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Private Zeit lässt sich jetzt auch nochmal schön draußen genießen.Bekommen Sie auch private Mails an Ihre berufliche Adresse? Für viele Selbstständige ist das ganz normal, aber wie geht man dann damit um? Viele schieben diese erst mal nach hinten, erst sind die beruflichen Sachen wichtig: Anfragen, Aufträge, Nachfragen etc. Es geht schließlich ums Geld verdienen. Doch während Angestellte irgendwann Feierabend haben und sich dann um Ihre privaten Mails, Verabredungen und Hobbys kümmern, arbeiten viele Selbstständige bis Müdigkeit oder Hunger Sie zum Aufhören zwingen.

Wann ist Zeit für Privatleben?

Wer erst dann zum Sport geht, wenn die to-do-Liste leer ist, wer erst dann Freunde trifft, wenn nichts zu tun ist … hat wohl bald keine Freunde mehr. Ich plane mir daher ganz bewusst Zeit für mein Privatleben ein. Das muss nicht immer abends sein. Oft beantworte ich private Mails als erstes. So komme ich gut ins Schreiben.

Bei festen Terminen, Fristen und Rechnungen lohnt sich auch kein Unterschied. Eine Anmeldefrist verstreicht, wenn Sie sich nicht darum kümmern, ob es nun etwas berufliches oder privates ist. Rechnungen zahlen sich auch am besten in einem Aufwasch, auch wenn es unterschiedliche Konten sind.

Viele Leben

Meine Arbeit ist wichtig, aber mein Leben ist mehr als meine Arbeit: Es gibt noch Familie und Freunde, Engagement in der Gemeinde, Haushalt, Weiterbildung, Pause/Urlaub, Zeit, mal nichts zu tun.

Damit alles im Gleichgewicht bleibt, markiere ich mir in meinem Kalender, welche Zeit ich womit verbringe: Beruf, Freizeit, Haushalt, Sonstiges. So sehe ich schnell, wenn das Gleichgewicht gestört ist. Manchmal liegt das an einem akuten Putzfimmel (Putzen um sich vor unangenehmen Aufgaben zu drücken), manchmal liegt es an stressigen Zeiten weil zum Beispiel vor Jahresende alle noch schnell dies und das fertig haben wollen.

Stresszeiten gehören dazu. Gerade dann ist es wichtig die kleinen Auszeiten zu genießen, sie geben Energie um weiterzumachen – Haushalt wird dagegen auf ein Minimum reduziert.

Nicht in jeder Woche ist die Balance ideal. Das muss sie auch nicht sein. Die Frage ist: Ist Ihr Leben insgesamt ausgeglichen? Haben Sie Zeit für alles, was Ihnen wichtig ist (vielleicht nicht jeden Tag oder jede Woche, aber immer mal wieder)?

 

PS: Danke Hans für dieses schöne Herbstbild.

Raum (und Zeit) ist in der kleinsten Hütte

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Eine Schnecke mit genug Platz und Zeit Denken Sie, dass es viel leichter wäre, alles in Ordnung zu halten, wenn Sie nur mehr Platz hätten?

Das habe ich schon oft gehört und manche hatten dann das Glück, auf einmal mehr Platz zu haben (Umzug in ein größeres Büro oder ähnliches), aber schon nach kurzer Zeit war es so chaotisch wie vorher.

Platz ersetzt nicht Aufräumen

Oft braucht es nicht mehr Platz, sondern mehr Ordnung. Und manchmal hilft es dabei, wenig Platz zu haben. Vor einiger Zeit hatte ich eine große Küche. Ich machte mir nicht viele Gedanken, wo etwas rumstand – brauchte ich nicht. Und ich räumte auch nicht alles nach Gebrauch wieder weg. Jetzt habe ich eine sehr kleine Küche. Da habe ich mir gut überlegt, was kommt wo hin, was steht immer griffbereit und was nicht. Ich kann gar nicht anfangen, wenn ich nicht vorher aufräume, also räume ich alles, was ich nicht brauche zügig wieder weg. Das Ergebnis ist eine funktionale Küche, in der ich gerne koche.

Mit Ihrem Arbeitsplatz kann es Ihnen genauso gehen. Das heißt nicht, dass Sie sich den kleinsten Besenschrank als Büro einrichten sollten. Wenn Sie sich ohne Widerwillen an Ihre Büroarbeit setzen wollen, ist es wichtig, sich einen schönen Platz für Ihren Arbeisbereich zu suchen. Was auch immer das für Sie heißt (siehe der letzte Artikel „Ein Platz an der Sonne“).

Aber der Platz muss nicht unendlich groß sein. Es braucht nur so viel Platz, wie Sie auch tatsächlich brauchen. Sie brauchen keinen Platz für Papierstapel der letzen Monate. In dem Fall brauchen Sie Zeit zum Aufräumen.

Wie viel Zeit haben Sie?

Kennen Sie auch die Rentner, die nie Zeit haben, und die Leute, die trotz Job, Kindern oder Eltern, Haushalt und Verein immer noch Zeit haben?

Auch hier gibt es die Idee, wenn ich doch nur mehr Zeit hätte, dann würde ich jede Woche ordentlich meine Buchführung machen, aufräumen, mehr Sport machen etc. Sind Sie sicher?

Ja, es gibt die stressigen Zeiten, in denen man kaum zum Schlafen und Essen kommt, aber in der Regel gibt es genug Zeitfenster für alles, was Sie tun wollen (nur nicht für alles was Sie tun sollten). Und auch hier gilt: besser gut organisiert, als einfach nur mehr Zeit.

Die Leute, die stets Zeit haben, sind in der Regel sehr gut organisiert. Sie fühlen sich nicht von ihren Vorhaben gehetzt, sondern entscheiden sich je nach Situation und Priorität für dieses oder jenes.

Unsere Tage sind alle gleich lang, aber womit wir sie verbringen ist unsere Entscheidung.

Zeit und Platz sind Einstellungssache

So objektiv Sie Zeit und Platz messen können, wie viel Sie davon haben, liegt an Ihrer Einstellung. Probieren Sie es mal aus: Entscheiden Sie sich ausreichend Platz und Zeit zu haben. Was passiert?

  • Vielleicht finden Sie neue Lösungen?
  • Vielleicht merken Sie, was für Sie Priorität hat und was nicht?
  • Vielleicht hilft es Ihnen Entscheidungen zu treffen, was Sie mit Ihrem Platz und Ihrer Zeit anfangen?

Schreiben Sie mir gerne, was bei Ihnen passiert und ob es funktioniert.

 

PS: Das Zitat im Titel ist übrigens aus Schillers Gedicht „Der Jüngling am Bache“

Raum ist in der kleinsten Hütte
für ein glücklich liebend Paar.

PPS: Vielen Dank an Cairomoon für das schöne Bild der Schnecke, die stets genug Platz und Zeit hat.