To-Do-Liste – Segen oder Fluch

Wie geht es Dir mit Deiner To-Do-Liste? Ist sie Segen oder Fluch?

Ich war lange Zeit sehr zwiegespalten. Ich liebte es, die Listen zu schreiben, aber ich hasste es, sie abzuarbeiten. Das lag vermutlich daran, dass sie wenig strukturiert und viel zu lang waren. Ich habe einiges ausprobiert und dann doch wieder nach kurzer oder längerer Zeit aufgegeben.

Vor ein paar Jahren habe ich Trello kennengelernt. Wie diejenigen vielleicht schon wissen, die schon länger den Newsletter lesen, war es Liebe auf den zweiten, vielleicht auch 4. Blick. Und seitdem nutze ich Trello für alles Mögliche – von der Urlaubsplanung über Redaktionsplan bis zur Aufgabenplanung. Und ich bleibe seit langer Zeit dabei. Es ist einer meiner wichtigsten Helfer geworden.

Checkliste - komplett erledigt

Was ist nun das besondere an meiner Trello-Liste?

Ich habe für verschieden Aufgabenbereiche verschiedene Boards mit unterschiedlichen Listen. Die Hausarbeit ist nach Datum geordnet, die Kundenaufgaben nach Kund*in und die Backoffice-Aufgaben nach Bereich. Auf manchen Boards gibt es den „Erledigt-Butler“, auf anderen bekommen die erledigten Aufgaben nur ein anderes Label.

Auf allen gibt es ein Kalender-Popup und alle Karten sind mit den passenden Labels versehen. So kann ich mir im Kalender anschauen, was heute dran ist. Oder ich suche alle Karten mit einem bestimmten Label. Je nachdem, was ich gerade tun will, nutze ich mal das eine und mal das andere.

Jede Aufgabe bekommt eine Karte und wird in die Liste geschoben, in die sie gehört. Wenn ich mich dann dransetze für die Kundin XY zu arbeiten, dann habe ich alles was ich dazu brauche in der Liste. Und wenn ich morgens Hausarbeit machen will (oder muss), finde ich unter dem Datum alles, was heute dran ist.

Und wenn sich unvorhergesehen etwas ändert und ich nicht genug Zeit für alles habe, schiebe ich die Karten und passe die Frist an.

Es gibt sicher noch viele andere Möglichkeiten, das zu organisieren, aber so funktioniert es bei mir sehr gut.

Das schöne bei Trello ist, dass ich alles auch wieder mit relativ wenig Aufwand ändern kann. Wenn ich also meine Hausarbeit nach Räumen ordnen will, dann mache ich einfach neue Listen im Board „Haushalt“ und schiebe die Karten in die nun richtigen Listen.

Besondere Hilfen in Trello

Seit neuestem kann man eine „Vorlagenkarte“ erstellen. Z. B ist bei mir der Ablauf von Newletter und Blog immer gleich. Da habe ich jetzt eine Vorlagenkarte mit 3 Checklisten und kann daraus einfach Karten mit dem Thema erstellen.

Die Outlook-Erweiterung hilft mir meinen Posteingang einigermaßen sauber zu halten und die Aufgaben zur richtigen Liste zuzuordnen. Einfach aus der E-Mail eine Trellokarte erstellen, Board und Liste auswählen, Fälligkeitsdatum und eventuell die Zeit eingeben und schon ist alles am richtigen Platz. Ich brauche dann nicht mehr meine E-Mails nach Kundenaufgaben zu durchsuchen und dabei immer befürchten, dass ich etwas übersehen habe.

Auch die Chrome-Erweiterung nutze ich oft, um mir Webseiteninhalte auf Trello zu merken. In der Aufgabenplanung sind es dann oft die Sachen, die ich bei meiner eigenen Website noch ändern möchte, aber gerade keine Zeit dafür habe oder noch Informationen brauche.

Fazit

Seit ich meine To-Do-Liste auf Trello führe, unterstützt sie mich. Sie fordert mich manchmal auch, aber sie überfordert mich nie. Ich habe sowohl das große Ganze als auch die Details im Blick. So ist für mich der Büroalltag einfacher.

Vielen Dank an OpenClipart-Vectors für die Liste zum Abhaken.

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