Zeitplanung – diesmal ganz praktisch

Zeitplanung auf Papier

Schon vor fast 30 Jahren habe ich angefangen, meine Zeitplanung mit Hilfe eines Zeitplansystems zu machen. Ihr erinnert Euch, das waren die Ringbücher mit Kalendarium, Adressen und was halt sonst noch wichtig war und gebraucht wurde. Ich hatte das von Anfang an als Wochenplan. Ich brauche einfach die Woche im Überblick. So habe ich viele Jahre das neue Kalendarium gekauft. Einmal bin ich von A5 auf A6 umgestiegen, weil es einfach handlicher ist, Und dann habe ich mit auch nochmal ein schönes rotes Ringbuch gekauft, Die beiden davor waren schwarz.

Zeitplanung digital

Vor einigen Jahren bekam ich ein neues Handy und damit konnte ich anfangen, meinen Kalender elektronisch zu führen. Ich musste das dann zwar noch immer in Outlook übertragen, aber ich fand es trotzdem einfacher. Seit etwa einem Jahr habe ich nun alles synchronisiert und führe meinen Outlook-Kalender auf dem PC, dem Laptop und dem Handy. Das ist wirklich ein großer Fortschritt.

Aber ich habe festgestellt, das hat auch eine Haken. Alle Termine beanspruchen eine Zeile: der Geburtstag, der mit einer E-Mail erledigt ist, ist genauso groß wie der Termin, der den ganzen Tag dauert. Und bei manchen Terminen kommen auch Fahrtzeiten hinzu. Als ich diese auch als Termin eingetragen habe wurde es sehr unübersichtlich. Deshalb habe ich es wieder gelassen. Aber das hat mich manchmal dann auch verwirrt.

und wieder zurück zum Papier

Deshalb habe ich im letzten Jahr wieder angefangen auf Papier zu planen. Die Termin sind immer noch in Outlook. Aber es geht mir auch um die Planung einer Woche, die ja nicht nur aus Terminen besteht.

Zuerst habe ich mit den Outlook-Kalender ausgedruckt, aber das hat mit nicht gefallen und ich habe nicht herausgefunden, wie ich es schöner gestalten kann.

Deshalb habe ich ein bisschen herumprobiert und bin letztendlich bei 2 A5-Seiten für die Woche gelandet. Eine Seite ist die Zeitplanung. Da trage ich mir in eine Excel-Tabelle Termine und Fahrtzeiten ein. Die Zeitleiste geht von 9:00 – 22:00 Uhr, weil ich viele ehrenamtliche Termin am Abend habe und auch private Termine eintrage. Die Termine und die dazugehörenden Fahrtzeiten sind farblich gekennzeichnet, so wie ich meine vier Farben festgelegt habe (Wie Farben helfen zu ordnen habe ich schon mal beschrieben). So sehe ich auf einen Blick, was in der Woche schon fest verplant ist und kann die anderen Zeitblöcke drum herum anordnen.

Auf der anderen Seite steht links mein Wochenziel und was ich dafür an jedem Wochentag tun will und rechts die konkreten Aufgaben, an was ich denken muss und wen ich kontaktieren möchte. und auch da ist Privates und Berufliches gemischt und alles wird in der entsprechenden Farben geschrieben.

In dem Ringbuch gibt es noch einiges mehr, das hat aber mit Zeitplanung nichts zu tun. Es liegt meistens aufgeschlagen auf dem Schreibtisch und gibt mir das gute Gefühl, meine Woche gut geplant zu haben,

 

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