Vorlagen erstellen

Briefe backen, wie Kekse - mit passenden VorlagenKennen Sie „speichern als Vorlage“?

Fast jedes Textbearbeitungsprogramm bietet diese Möglichkeit an und es ist für alle Sachen hilfreich, die sich inhaltlich und/oder im Layout wiederholen, wie zum Beispiel Rechnungen.

Viele benutzen einfach eine alte Rechnung, ändern, was zu ändern ist und speichern dann neu ab, aber wie schnell hat man auf speichern gedrückt und damit die alte geändert?

Genau dafür sind Vorlagen ideal, denn wenn man eine Vorlage öffnet, hat man ein neues Dokument.

 

 

Wenn Sie speichern, geht das Programm automatisch in „speichern unter“ und fragt Sie, wie Sie Ihre neue Datei nennen wollen = Sie können sich nicht die Vorlage zerschießen.1

Vorlagen erstellen

Nur, wie kommt man zu schönen nützlichen Vorlagen?

Suchen Sie sich aus Ihren bisherigen Rechnungen eine, die Sie als Muster nehmen. Öffnen Sie sie und speichern Sie neu als Vorlage.

Das war’s.Speichern als Vorlage

 

Weil es so einfach ist, lohnt es sich auch Vorlagen für unterschiedliche Dinge anzulegen, zum Beispiel

  • Rechnung mit Fahrtkosten
  • Rechnung ohne Fahrtkosten

Oder, wenn Sie Stammkunden haben, für diese auch eigene Vorlagen

  • Rechnung Max Mustermann
  • Rechnung Frühlings GmbH etc.

Dann haben Sie, wenn Sie die Vorlage öffnen, schon die richtige Adresse.

Wofür sich Vorlagen eignen

Natürlich können Sie Vorlagen nicht nur für Rechnungen verwenden, auch für Angebote, Berichte oder was auch immer sich bei Ihnen wiederholt und stets das gleiche Layout haben soll. Dabei sind Sie nicht eingeschränkt, denn eine Vorlage ist kein Formular, in dem Sie nur noch bestimmte Dinge ändern können. Sie können alles ändern – wirklich alles.

Wenn Sie tiefer einsteigen wollen, können Sie innerhalb Ihrer Vorlage auch Datumsfelder und ähnliches verwenden, so dass automatisch das heutige Datum eingetragen wird. Wenn Sie das interessiert, schreibe ich gerne mal darüber.

PS: Und weil sich die Vorlagen vor allem für Rechnungen eignen, hier nochmal die beiden Artikel zum Rechnung schreiben

PPS: Dank an Jill für das Foto der Herzkekse

1) Wenn Sie Ihre Vorlage ändern wollen, speichern Sie sie als Vorlage und geben Sie ihr denselben Namen wie der bisherigen Vorlage. Dann und nur dann überschreiben Sie Ihre Vorlage.

Wir bauen uns einen Brief – Textbausteine

Bunte Textbausteine für schnelle BriefeGibt es Abschnitte in Ihren E-Mails oder Dokumenten, die sich wiederholen?

Schreiben Sie die immer wieder neu oder verwenden Sie dafür Textbausteine?

Denken Sie jetzt, Textbausteine, nein, dass ist bestimmt technisch kompliziert und dann sind meine E-Mails nicht mehr so individuell.

Es geht auch anders.

Textbausteine – einfacher als gedacht

Es gibt ganz wunderbare Textbausteinprogramme (dazu gibt es bald ein Onlineseminar) und auch in Word gibt es eine technische Lösung, aber man kann es sich auch einfach machen:

Kopieren Sie entsprechende Abschnitte einfach in ein Dokument, dass Sie dann Textbausteine nennen. Wenn es mehr werden, können Sie sie leicht inhaltlich sortieren und mit einem vorne angebrachten Inhaltsverzeichnis wieder finden.

Das ist zu umständlich für „Mit freundlichen Grüßen“ oder ähnlich kurze Texte, aber für zum Beispiel:

  • Wegbeschreibung
  • Bestätigung eines Auftrags
  • Teile Ihres Angebots
  • Ihre Kontoverbindung
  • Ankündigung einer Veranstaltung
  • etc.

ist das deutlich schneller, als es immer wieder zu tippen oder als es aus einer alten Mail herauszusuchen.

Individuelle E-Mails und Briefe mit Textbausteinen

Textbausteine sind nicht für die Bestandteile einer Mail oder eines Briefes, der persönlich sein sollte, aber eine Wegbeschreibung ist ohnehin nicht sonderlich individuell. Hier, wie auch bei Kontoverbindungen und ähnlichem, schleichen sich schnell Fehler ein, die Sie mit Textbausteinen verhindern können.

Probieren Sie es doch einfach mal aus.

PS: In Ihren Rechnungen wiederholt sich so viel an derselben Stelle, dass sich hier eine Vorlage lohnt. Wie das geht, das erfahren Sie demnächst in diesem Blog.

Fasse dich kurz, aber nicht zu kurz

Normalerweise plädiere ich dafür Briefe und E-Mails möglichst kurz zu halten, aber letzte Woche habe ich gesehen: Es gibt auch ein zu kurz. Deshalb will ich meinen Standard-Ratschlag differenzieren:

Fassen Sie sich kurz:

  • Verwenden Sie möglichst treffende Bezeichnungen.
  • Verwenden Sie Verben, wenn es um Tätigkeiten geht und vermeiden Sie Substantivierungen.
  • Gehen Sie sparsam mit Konjunktiven und anderen umständlichen Formulierungen um
  • Kündigen Sie das, was Sie sagen wollen nicht an (Nicht: „Deshalb möchte ich Sie fragen, ob es eventuell möglich wäre in den nächsten Tagen zu telefonieren.“ Sondern: „Können wir morgen telefonieren? Wann haben Sie Zeit?“)
  • Werden Sie konkret.

Vergessen Sie die Beziehungsebene nicht:

  • Eine Begrüßung verlängert zwar den Text, führt aber auch dazu, dass sich der Gesprächspartner angesprochen fühlt.
  • Ein Dank ist nie zu viel.
  • Bei heiklen Themen, kann ein Konjunktiv helfen.
  • Bitten sind angenehmer als Forderungen.
  • Niemand muss etwas für Sie tun (Nicht: „Dafür müssen Sie mir folgende Unterlagen schicken“ Sondern: „Um das für Sie zu erledigen, brauche ich von Ihnen“)
  • Dazu gehört auch: Schreiben Sie aus Ihrer Perspektive.
  • Und zum Schluss ein (ausgeschriebener) Gruß – denn einem netten Menschen antwortet man gerne.

Haben Sie Beispiele für das eine oder andere Extrem?

Dann freue ich mich über eine (kurze) Mail oder ein Kommentar.