Mails ausdrucken

Letzte Woche hatte ich Ihnen erzählt, wie wichtig es sein kann, die Ergebnisse einer Besprechung sich nochmal per Mail bestätigen zu lassen (http://bueroserviceih.wordpress.com/2013/10/14/was-hatten-wir-besprochen/), aber wie stellen Sie sicher, dass Sie diese Information zur richtigen Zeit wiederfinden?

Ein eigener Ordner in Ihrem Mailprogramm für alle Mails mit diesem Unternehmen oder dieser Person kann die Lösung sein, aber wenn es sehr viel Mail-Kommunikation gibt, kann diese sehr wichtige Mail schnell untergehen. In dem Fall ist Ausdrucken die bessere Alternative.

Ausdrucken heißt nicht zwangsläufig auf Papier drucken – Sie können eine Mail auch als PDF ausdrucken und so digital an der richtigen Stelle ablegen. Dazu brauchen Sie nur die passende Software, zum Beispiel die kostenlosen Basisprogramme von PDF redirect oder PDF 24

Und schon haben Sie alle wichtigen Informationen an einem Ort beisammen und können schnell die Infos finden, die Sie gerade brauchen.

Was hatten wir besprochen?

Zuletzt hatte eine befreundete Unternehmerin überraschend festgestellt, dass der Weiterbildungsanbieter, für den sie Seminare gibt, in seinem Programm ein anderes Datum stehen hatte, als sie sich aufgeschrieben hatte.

Das ist sicher kein Einzelfall. Man denkt, alles ist geklärt und nachher stellt sich heraus, dass es irgendwo ein Missverständnis gab. Das Risiko können Sie reduzieren, wenn Sie nach einer Besprechung (egal es eine face-to-face Besprechung oder ein Telefonat war), das Ergebnis schriftlich festhalten und sich schriftlich bestätigen lassen. Das kann eine kurze Mail mit 3 Zeilen sein. Gerade bei Daten kann es sonst schnell passieren, dass nachher eine anderes Datum im Kalender steht. Der zweite Vorteil ist, dass Sie diese Mail wieder finden können, wenn Sie sich selbst nicht mehr sicher sind, was vereinbart wurde.

Alles vollautomatisch!

Manchmal rege ich mich über Word auf, wie bei jedem Programm hat man manchmal den Eindruck mit einem eigenwilligen kleinen Kind zu diskutieren – es macht einfach nicht was es soll. Bei vielen Sachen ist es aber ein Segen, dass Word und ähnliche Programme viele Dinge selbstständig tun können. Zum Beispiel Seitenzahlen und Inhaltsverzeichnisse. Immer wieder sehe ich Menschen, die die Seitenzahlen mit Hand eintragen und am Schluss mühsam ein Inhaltsverzeichnis erstellen. Das muss nicht sein: Lassen Sie sich Seitenzahlen automatisch eintragen und ein Inhaltsverzeichnis erstellen.

Wenn Sie jetzt denken „brauch ich nicht, ich schreib doch keine Bücher“, möchte ich Ihnen zu denken geben, dass schon bei einem 3-seitigen Angebot, einem 2-seitiger Lebenslauf, vor allem aber bei Verträgen es sinnvoll sein kann Seitenzahlen zu verwenden. Damit bleiben die Seiten für den Empfänger übersichtlich und bei Verträgen haben Sie mit der Anzeige „Seite 1 von 3“ auch immer im Blick, ob Ihr Ausdruck vollständig ist.

Wenn Sie sich beim Einrichten entsprechender Word-Vorlagen Unterstützung wünschen, komme ich im Kölner Umland gerne für eine individuelle Beratung vorbei und wenn Sie weiter weg wohnen, können wir Ihre Fragen sicher per Skype klären.