Alles gleichzeitig

Alles gleichzeitig

Wenn sich der Kalender und die Aufgabenliste in einen bösen Wolf verwandeln, hilft ein NotfallplanZuletzt habe ich darüber geschrieben, wie man sich nach stressigen Zeiten wieder sortieren kann, aber was ist eigentlich in stressigen Zeiten?

Wahrscheinlich passiert das jedem mal: 10 Aufgaben sind sehr dringend und wichtig. Jetzt fällt es schwer mit einer anzufangen und sich auf diese zu konzentrieren. Man fängt eins an, dann nimmt man etwas anderes, was ja auch wichtig ist und eventuell verliert man sogar so den Überblick, dass man etwas macht, was auch gut noch hätte warten können.

Konzentration unter Stress

Stellen Sie sich vor, Sie würden in der Steinzeit leben und auf der einen Seite steht ein hungriger Bär und auf der anderen ein hungriger Säbelzahntiger. Wäre es ratsam sich jetzt ganz auf eine Aufgabe/Feind zu fokussieren und den anderen zu ignorieren?

Für unsere Vorfahren war es gut, alles im Blick zu haben und ständig zwischen den verschiedenen Problemen zu wechseln. Für uns wäre es hilfreicher, sich auf ein Problem zu konzentrieren und sich danach dem nächsten zu widmen. Deshalb habe ich einen „Notfallplan“. (Dieser Plan steht auf einem Zettel neben meinem Schreibtisch und so banal er aussieht, er hilft mir in stressigen Zeiten eins nach dem anderen zu erledigen.)

Notfallplan

Je stressiger die Zeiten, desto mehr hilft es uns, uns an einem Ablauf entlangzuhangeln.

  • Welche Termine sind in den nächsten 7 Tagen? -> Was ist dafür zu tun?
  • Was ist heute reingekommen? (E-Mails, Briefe, Anrufe) -> Was ist damit zu tun?
  • Was ist im Moment mein wichtigster Auftrag? -> Was ist hier als nächstes zu tun?

Das heißt nicht, dass Termine und E-Mails immer wichtig sind. „Was ist dafür zu tun?“ kann auch bedeuten ihn abzusagen oder zu verschieben. Ich sehe auf alle Mails, aber ich beantworte nicht alle sofort. Manche schiebe ich in den entsprechenden Ordner, wo ich sie nachher finden und beantworten kann.
Danach fühle ich mich frei, mich der einen Aufgabe zu widmen. (Es steht kein Säbelzahntiger mehr hinter mir, der mich ablenkt.)

 

PS: Damit mich wirklich nichts ablenkt räume ich für die nächste Aufgabe meinen Schreibtisch frei – nicht auf, sondern frei. (Darüber gibt es hier einen Blogartikel.)

PPS: Vielen Dank an sandrapetersen für das Wolfsbild.

Schlecht-Wetter-System

eine typische Aussicht im WinterIch hätte Ihnen gerne schon im Januar ein frohes neues Jahr gewünscht. Ich hätte auch gerne inzwischen die im Dezember angesprochene Geschichte meiner Arbeit erzählt, aber dann kam alles etwas anders. Unser Leben und auch unsere Arbeit ist nicht immer so planbar, wie wir es gerne hätten. Das Gute daran: Ich konnte prüfen, ob es sich bei meiner Arbeitsorganisation um ein Schlecht-Wetter-System handelt.

Schlecht-Wetter-System

Eine gute Arbeitsorganisation ist ein Schlecht-Wetter-System. Das heißt, sie funktionieren auch, wenn mal etwas Unvorhergesehenes passiert. Eine gute Ordnung auf Ihrem Schreibtisch ermöglicht Ihnen auch dann noch schnell was abzulegen oder zu finden, wenn Sie länger keine Zeit zum Aufräumen hatten. Eine gute to-do-Liste ermöglicht Ihnen auch dann noch einen schnellen Überblick, wenn ein überraschend großer Auftrag alle kleinen Dinge verschiebt. Ein guter Kalender ist auch dann noch eine Unterstützung, wenn Sie 3 Wochen krank sind.

Manche Vorschläge, wie man seine Arbeit organisieren soll, sind Schön-Wetter-Systeme. Sie funktionieren, so lange Sie funktionieren. Schon ein Tag, der nicht so läuft, wie er soll, kann das ganze System zum Einsturz bringen. Anstatt schnell einen Überblick zu haben, um das wichtigste und dringendste zu erledigen, brauchen Sie Zeit, um Ihr System wieder in Ordnung zu bringen.

Und wie ist das bei Ihnen? Funktioniert Ihr System auch noch in Schlecht-Wetter-Zeiten?

Wenn nicht, gilt es das zu ändern, was oft heißt: es einfacher zu machen. Wenige klare Strukturen können mehr Chaos vertragen.

Die Basis meines Schlecht-Wetter-Systems

1. Die Ablage „Eingang“

Eine Ablage (in welcher Form auch immer), in der alles neue abgelegt werden kann – von ankommender Post, bis zu dem Inhalt meiner Tasche nach einer Weiterbildung oder auch einfach mal alles, was gerade auf dem Schreibtisch liegt. Hier kommt alles rein, bis Zeit ist, es anzuschauen.

2. Inbox Zero

Die Eingangsablage und der E-Mail-Posteingang sind keine Lagerplätze für aktuelle Projekte und zu erledigende Aufgaben. Dafür gibt es andere Ordner und Orte. So weiß ich, dass alles was im Posteingang ist neue Sachen sind, die keine alten Aufgaben und Projekte verdecken. (In Schlecht-Wetter-Zeiten ist der Posteingang natürlich nicht leer, aber es befinden sich darunter keine alten Sachen. Das ist der große Vorteil für den Tag, an dem ich wieder etwas aufarbeiten kann.)

Einen Blogartikel über Inbox-Zero finden Sie hier.

3. Eine übersichtliche Projektliste

Das wichtigste an einer übersichtlichen to-do-Liste ist, dass einerseits alles darin zu finden ist, andererseits sie einen schnellen Überblick ermöglicht. So können Sie jederzeit schnell entscheiden, was jetzt wichtig ist und als nächstes erledigt wird. Unübersichtlich wird es oft, weil Dinge mit aufgelistet sind, die man gerne erledigt haben möchte, die aber auch noch warten könnten. Aufgaben, die auf einer Vielleicht/Irgendwann-Liste gut aufgehoben sind, solange Sie diese regelmäßig anschauen.

Einen Blogartikel über eine Projektliste als Mindmap finden Sie hier.

4. Der saubere Kalender

In meinem Kalender stehen Termine und Deadlines. Wenn ich mal eine Aufgabe hineinschreibe, ist sie klar von den „echten“ Terminen zu unterscheiden. So sehe ich schnell, wen ich anrufen muss, wenn sich zum Beispiel wegen Krankheit etwas verschiebt.

Das ist die Basis meines Arbeitssystems, die mich auch in dem turbulenten Januar gut unterstützt haben. Wenn Sie das nächste Mal turbulente Zeiten erleben, testen Sie danach doch mal, wie robust Ihr System ist.

Leben ist das, was passiert, während wir andere Pläne machen.

 

Hygiene im Postfach

mailbox-938815_640Hygiene ist die Lehre von der Verhütung von Krankheiten und der Erhaltung, Förderung und Festigung der Gesundheit, allgemein gesagt: es geht darum Dinge zu entfernen, die nicht gut für Sie sind.

Was heißt das für Ihr Postfach? Was ist da drin, was nicht gut für Sie ist?

Sie können natürlich auch ab und zu Ihren Briefkasten desinfizieren, aber das meine ich nicht. Was ich meine, sind die vielen Mails und Briefe, die Ihnen täglich Zeit stehlen.

  • Wie viele Newsletter bekommen Sie, die Sie (zurzeit) nicht lesen?
  • Wie viele Mails bekommen Sie aus Sozialen Netzwerken, die Sie gerade nicht interessieren?
  • Wie viele Kataloge bekommen Sie, die Sie zur Zeit nicht brauchen?

Es ist immer nur ein Klick eine Mail zu löschen und nur ein Handgriff einen Brief, Broschüre oder Katalog wegzuwerfen, aber es ist ein Klick, es ist ein Moment Aufmerksamkeit und eine Entscheidung. So lange das nur ein paar sind, stört das nicht, aber wenn Sie täglich 10 Minuten damit verbringen, lohnt es sich mal die Ursache zu beheben. Also, statt nur schnell zu löschen einmal schauen:

  • Was ist das?
  • Will ich das, brauch ich das?
  • Wenn nicht, kann ich das für die Zukunft abstellen oder reduzieren?

Gerade das Abstellen oder Reduzieren ist oft aufwendig, da gibt es Newsletter ohne Abbestell-Link oder Sie bekommen Veranstaltungsinformationen von einem Anbieter, von dem Sie nichts wissen etc. Aber auch hier können Sie eine kurze Mail schreiben, dass Sie diesen Newsletter, diese Veranstaltungsinfos, diese Angebote etc. nicht mehr brauchen und darum bitten Sie aus dem Verteiler zu nehmen.

Vorsicht bei Spam: Hier ist es tatsächlich besser nicht zu antworten, da man mit einer Antwort die Mail-Adresse bestätigt. Hier lieber die Mail als Spam markieren und damit Ihrem E-Mail-Programm zeigen, dass Sie diese Mails nicht haben wollen.

Auch bei Sozialen Netzwerken gibt es oft in den Einstellungen Möglichkeiten die Mails zu reduzieren, bzw. nur noch die zu erhalten, die Sie erhalten wollen.

Diese Aufgabe müssen Sie nicht jetzt und sofort umsetzen, achten Sie doch einfach in den nächsten 2 Wochen darauf, was kommt und was Sie nicht brauchen. Wenn Sie sich einen Anbieter merken wollen, weil Sie vielleicht irgendwann mal wieder hier etwas bestellen oder auch nur etwas lesen möchten, dann schreiben Sie die Adresse auf eine in Ihrem System wiederauffindbare Notiz. So geht die Info nicht verloren, aber Sie werden nicht ständig damit genervt, wenn Sie es nicht brauchen.

Auch mit meinen Newslettern möchte ich Sie nicht nerven. Wenn Sie (zurzeit) kein Bedarf daran haben (aber noch Abonnent sind), bestellen Sie sie ab und merken Sie sich auf einer Notiz die Website des Blogs (dort stehen alle Tipps zum Nachlesen und der Link, um den Newsletter wieder zu bestellen).

Wenn aber diese Tipps Ihnen helfen, Ihren Büroalltag zu erleichtern (und Sie noch kein Abonent sind), dann können Sie sich hier eintragen: www.12113.cleverreach.de/f/12113-40338/

Es geht nämlich nicht darum, dass keine Post, keine Impulse und keine Newsletter zu Ihnen kommen, sondern dass nur die kommen, die Ihnen nutzen – wie bei Bakterien 🙂