Schatzkiste – ein besonderer Ort

Schatzkiste – ein besonderer Ort

Eine besonders schöne SchatzkisteAufräumen und wegwerfen ist bei mir immer ein großes Thema, aber manche Sachen lassen sich nicht so leicht aufräumen. Es gibt „Schätze“ am Schreibtisch, aber auch an allen anderen Orten und diese brauchen eine Schatzkiste.

Am einfachsten erklärt ist es an einem Beispiel aus einer ganz anderen (auch oft chaotischen) Ecke: dem Kleiderschrank.

Im wesentlichen enthält ein Kleiderschrank Kleidung zum Anziehen. Was denn sonst, fragen Sie sich jetzt vielleicht und denken noch an Bettwäsche, aber ist wirklich alle Kleidung die Sie in Ihrem Schrank haben zum Anziehen? Bei mir gab es auch ein paar Kleidungsstücke, die ich zwar anziehen könnte, aber es nicht getan hab. Wegwerfen wollte ich sie aber auch nicht, denn sie waren mit schönen Erinnerungen verbunden. Ein T-Shirt – nicht schön, aber selten – ein Verlegenheitskauf in einem wunderschönen Urlaub. Wenn ich es sehe, erscheint der ganze Urlaub vor meinem inneren Auge. Es riecht nach Meer und schmeckt nach Salz …  Das ist doch kein Müll, aber ist es Kleidung zum Anziehen? Es ist ein Schatz und der gehört nicht in den Kleiderschrank sondern in eine Schatzkiste.

Schatzkiste – der Ort für schöne Erinnerungen

Machen Sie sich eine Schatzkiste. Nehmen Sie eine Schachtel, einen Koffer, eine Umzugskiste oder was auch immer für Sie die richtige Größe und Form hat und Sie haben einen Platz für alle Dinge, die Sie behalten wollen unabhängig von ihrem eigentlichen Zweck.

Am Schreibtisch finden sich auch oft solche Schätze, ein Füller, der zwar nicht mehr gut schreibt, Sie aber so viele Jahre begleitet hat, dass Sie ihn behalten wollen, Ihre erste Visitenkarte, etc. Mit der Schatzkiste lösen Sie gleich zwei Probleme:

  1. Sie treffen eine aufgeschobene Entscheidung. Wie oft hatten Sie Ihre Schätze schon in der Hand und sich gefragt, ob Sie sich nicht davon trennen sollen oder es endlich wieder benutzen.
  2. Es gibt einen Ort für Dinge, die bisher nur falsche Orte verstopft haben. Zum Beispiel ein Füller, der zwar dort liegt, wo ihre Stifte liegen, aber nicht mehr gut schreibt.

Und wenn die Kiste voll ist, ist es Zeit, sie mal durchzusehen und zu überlegen, ob davon nicht doch etwas weg kann. Es muss nicht, schließlich können Sie auch einfach eine zweite Kiste beginnen 😉

Digitale Schätze

Natürlich kann man das Prinzip auch auf digitale „Dinge“ übertragen. Es gibt E-Mails, von denen Sie sich nicht trennen wollen, Dokumente, Bilder und so weiter. Auch sie brauchen eine Schatzkiste, bzw. einen Schatz-Ordner. Hier kommt alles rein, was Sie aus sentimentalen Gründen behalten wollen.

Auch hier geht es darum Entscheidungen zu treffen und sich dadurch Platz im Kopf und zum Arbeiten zu schaffen.

löschen erlaubt – E-Mails aufräumen

löschen erlaubt – E-Mails aufräumen

volle Briefkästen - Zeit zum LöschenWie viele E-Mails sind in Ihrem Postfach?

Und wie viele davon brauchen Sie noch?

Eine Mail ist schnell geschrieben und es ist so einfach sie alle zu speichern. So füllen sich die digitalen Briefkästen sehr schnell und die meisten fangen erst dann an, E-Mails wegzuwerfen, wenn Sie die Meldung bekommen, Ihr Postfach sei fast voll. Es lohnt sich aber schon vorher damit anzufangen: Es macht die E-Mail-Programme schneller und Sie finden schneller eine relevante E-Mail.

Darf ich denn alles löschen?

Nein. Alles was steuerlich relevant ist, müssen Sie 10 Jahre aufheben. Alles, was für einen aktuellen Auftrag relevant ist, bleibt natürlich auch. Ebenso alle Verträge und Einverständniserklärungen, die Sie noch brauchen.

In Ihrem eigenen Interesse sollten Sie nichts löschen, was Sie noch brauchen. Die Idee der reinigenden Leere ist hier völlig fehl am Platz. Es geht eben nicht darum, möglichst viel zu löschen, sondern das zu löschen, was Sie nicht mehr brauchen.

Was darf gehen und was darf bleiben?

Brauchen Sie noch die E-Mails zu Terminverschiebungen vom letzten Jahr? Brauchen Sie noch Einladungen zu Veranstaltungen, die längst vorbei sind oder zu denen Sie nicht hingehen wollen?

Brauchen Sie noch Weihnachtsgrüße, Ostergrüße etc.? Vielleicht wollen Sie das ein oder andere aufheben, weil es besonders schön ist oder Sie persönlich berührt. Vielleicht wollen Sie einen Newsletter aufheben, um sich an etwas zu erinnern oder was auch immer. Was letztlich bleibt und was geht, ist Ihre Entscheidung. Fühlen Sie sich frei.

Und wohin mit dem, was bleibt?

Der Posteingang ist kein geeigneter Archivort. Dafür ist er einfach zu unübersichtlich. Fast jedes E-Mail-Programm bietet die Möglichkeit an, Ordner zu erstellen. Damit können Sie die verbliebenen E-Mails so sortieren, dass Sie schnell finden, was Sie eventuell mal suchen. Schon mit den zwei Ordnern „zu bearbeiten“ und „Archiv“ sorgen Sie für wesentlich mehr Übersichtlichkeit. In „zu bearbeiten“ kommt jede Mail, die noch ein to-do enthält und alles, was Sie sonst noch aufheben wollen, kommt ins Archiv. Anstehende Termine können dann auch im Posteingang bleiben.

Wie so eine Sortierung aussehen kann, habe ich hier schon mal beschrieben: https://bueroserviceih.de/blog/ordnung-im-mail-chaos/

Frohes Löschen!

PS: Bei der Gelegenheit können Sie auch mal schauen, ob die Ordner insgesamt noch passend sind oder ob auch da der ein oder andere gelöscht oder wegsortiert werden kann.

Unkreative Beschriftung

Tulpen in Vase mit eindeutiger BeschriftungOrdnung am Arbeitsplatz macht den Arbeitsplatz nicht (nur) schön, sondern vereinfacht das Arbeiten. Eine kreative Beschriftung der Ordner ist da genauso wenig gefragt, wie schöne Motivordner.

Ich liebe diese schönen Motivordner, zum Beispiel für Rezepte. An allen Orten, wo es nur einen Ordner gibt, sind sie wunderbar. Am Arbeitsplatz gibt es in der Regel mehr als einen und daher gelten hier andere Regeln.

Gut beschriftete Ordner

Ordner brauchen einen eindeutigen und gut lesbaren Namen. Dann finden Sie schnell, was Sie suchen. Dabei geht es nicht darum, wie man etwas nennen könnte, sondern unter welchem Begriff Sie es suchen würden. Denken Sie, wenn Sie Unterlagen zu Ihrem Konto suchen, an den Begriff Geld, Bank, Finanzen oder Euro? Das Wort, das Ihnen in den Sinn kommt, ist eine gute Beschriftung für Ihren Ordner, in dem Sie diese Unterlagen abheften.

Bei den Ordnern im Regal muss deshalb nicht alles Schwarz in Schwarz sein, überlegen Sie sich, welche Farbe für Sie zu einem Themenbereich passt. Bei dem einen sind Finanzen rot, weil sie wichtig sind, bei einem anderen gelb, weil es an Gold erinnert. Es gibt dabei kein richtig und falsch (es gibt nur leider eine Begrenzung durch die Hersteller). Nehmen Sie einfach, was für Sie richtig ist. Aber nehmen Sie auch, was für Sie richtig ist und nicht einfach einen Ordner, der gerade da war. Es geht hier nicht um ein buntes Zufallsmuster, sondern um unkreative Ordnung, die Ihnen hilft schnell etwas zu finden.

Gut beschriftete Dateien

Auch bei der Benennung von Ordnern und Dokumenten in Ihrem Computer ist keine Kreativität gefragt. Je langweilig exakter, desto besser. So ist es vielleicht witzig eine Bücherliste Buchclub zu nennen, aber wissen Sie nach einem Jahr noch, was sich dahinter verbirgt? Da ist Buchempfehlungen zu Steuerfragen doch aussagekräftiger.

Bei Dokumenten in mehreren Versionen ist es nützlich diese von Anfang an zu nummerieren und mit Datum zu versehen.

Von selbst geordnet

Computer können nicht denken, aber sortieren. Wenn Sie Ihre Ordner und Dokumente sinnvoll nummerieren, können Sie die alphabetische Sortierung des Computers nutzen, um alles schnell zu finden. Wenn Sie eine chronologische Ordnung wünschen, nehmen Sie doch einfach das Datum an den Anfang des Dokumenten- oder Ordner-Namen und drehen es um: zuerst das Jahr, dann der Monat, dann der Tag.

Ein Beispiel: Im Ordner Vorträge, gibt es den Unterordner Buchführung und darin das Dokument 2018-02-09 Vortrag Buchführung bei den Wirtschaftsfrauen Leverkusen. Darunter befinden sich Unterlagen zu älteren Vorträgen (denn 2017-10-27 wird automatisch darunter einsortiert).

Bei Rechnungen ist es noch einfacher, wenn Sie bei Ihren Rechnungsnummern immer zuerst das Jahr und dann den Monat angeben – zum Beispiel 2018-03-016 (für die 16. Rechnung im März 2018). Dann können Sie das Dokument immer unter der Rechnungsnummer und anschließend dem Namen des Kunden abspeichern und haben eine geordnete Liste aller Rechnungen.