„Ortner“

office-633275_640Ordnung, Ordner und Ort haben viel miteinander zu tun.

Viele scheuen sich davor, Ihre Ablage durchzugehen oder Ihren Desktop aufzuräumen, denn dort lagern sich viele Dinge an, von denen man noch nicht weiß, wohin sie eigentlich gehören.

Ordnung heißt alles hat einen – genau einen – Ort.

Wenn Sie also Ihre Papiere durchgehen (analog wie digital), dann gibt es zu jedem Papier entweder etwas zu tun (dann gehört es an einen Ort, an dem Sie es später herausnehmen und bearbeiten werden) oder es ist abzuheften, gehört also in einen Ordner. Wenn es keinen Ordner gibt, in den es gut hineinpasst, schaffen Sie einen.

Vielleicht werden Sie später feststellen, dass nie etwas zweites dazugekommen ist oder das es mit ein paar anderen Dingen doch zusammen in einen Ordner könnte. So ein Ordner ist keine einbetonierte Steintafel – Sie können leicht ein neues Ordner-Etikett beschriften oder auch alles in einem Ordner in einen anderen dazu heften.

Versuchen Sie nicht, die perfekte Ordnung zu schaffen, sondern nur für jedes Ding einen Ort zu finden, damit es Ihnen nicht im Weg herum liegt und bei Bedarf gefunden werden kann.

Merken

Merken

Merken

Ordnung im Mail-Chaos

mailbox-507594_640Nutzen Sie eigentlich die Ordner-Funktion in Ihrem E-Mail-Programm?

Immer wieder arbeite ich mit Leuten, die ganz erstaunt sind, dass Ihr E-Mail-Programm Ordner anbietet (fast alle Programme ermöglichen unter dem Posteingang weitere selbstdefinierte Ordner) und mit Leuten, die zwar Ordner haben, aber nicht recht wissen wozu.

Also, wozu sollte man E-Mail-Ordner anlegen und wie kann man sie nutzen?

Stellen Sie sich vor, Sie öffnen Ihr E-Mail-Programm und finden nicht eine unendlich lange Liste von Mails, die teilweise eine Reaktion von Ihnen erwarten, teilweise nur zur Info sind und vielleicht ist auch noch eine Rechnung darunter – sondern, Sie finden einen leeren Posteingang. In einem Ordner „zu bearbeiten“ oder „action“ oder so ähnlich befinden sich Mails, die zu bearbeiten sind. Wenn Sie also jetzt kurz Zeit haben, dann schauen Sie in diesen Ordner und erledigen diese.

Anschließend kommen sie in ein Archiv, wo sie schnell alles wiederfinden, wenn sie es nochmal brauchen. Weil hier zum Beispiel alles zu einem Kunden in einem Ordner ist.

Welche Ordner für Sie sinnvoll sind, kann ich hier nicht verkünden, denn das ist sehr individuell. Auch welche Begriffe Ihnen helfen sich zurechtzufinden, sollten Sie sich von niemandem vorschreiben lassen. Nachher müssen Sie, und nur Sie, sich darin zurecht finden.

Hier nur ein paar allgemeine Tipps:

Unterscheiden Sie, wo noch etwas zu tun ist und was Sie nur archivieren. So können Sie leichter das, was zu tun ist, abarbeiten.

Gehen Sie einfach Ihren Posteingang durch und fragen sich bei jeder Mail „Was ist das?“ und „Was ist mein nächster Schritt in dieser Angelegenheit?“ – dann ergeben sich die „richtigen“ Ordnernamen von ganz allein.

Zur Inspiration hier ein paar typische Ordner-Namen:

  • zu bearbeiten
  • zu lesen
  • abwarten
  • Termine
  • Anmeldedaten
  • Infos
  • Kunden
    • Maier und Müller
    • Hans und Peter
    • Liese und Lotte
  • Verein
  • Familie

Damit hat sich noch keine Mail bearbeitet, aber wenn Sie jetzt Ihre Mails durcharbeiten (also ins Fach „bearbeiten“, oder wie auch immer Sie es nennen wollen, gehen), gibt es KEINE Mail, mit der irgendetwas anderes zu tun ist. Und jede durchgearbeitete kommt ins Archiv. So sehen Sie auch, wie viel noch zu tun ist und ältere to-do-Mails sind nicht ganz so weit hinten.

Das angestrebte Ideal ist dabei „Inbox Zero“ und was es damit auf sich hat, erfahren Sie im nächsten Blog-Beitrag in zwei Wochen.

PS: Und noch ein kleiner Tipp am Rande: Sollte Ihr E-Mail-Programm Ordner strikt alphabetisch anzeigen, können Sie mit einem @ vor dem Ordner-Namen einen oder mehrere Ordner nach oben schieben – zum Beispiel mit dem Namen „@zu bearbeiten“

Merken

Kalenderblättter in Word erstellen

Die Firma SmartTools bietet eine komfortablen Assitenten an, mit dem sich ganz einfach Kalenderblätter in Word erstellen lassen: http://www.add-in-world.com/katalog/kalenderassistent/

Man kann Tages-, Wochen- und Monatsblätter erstellen, kann Ferientermine und Feiertage eintragen lassen und dann bequem weiter in Word daran arbeiten.

Vielen Dank an SmartTools für die immer wieder hervorragenden AddOns.