Schreibtisch-Vagabunden

wandernde Gänse (noch nicht auf meinem Schreibtisch unterwegs gewesen)Haben Sie auch Dinge, die über Ihren Schreibtisch wandern?

Auf meinem sind manchmal ganze Völkerwanderungen unterwegs und dabei ist die Tischgrenze nicht die Bewegungsgrenze. Ich meine all die Dinge, die zwar einen Platz haben, aber trotzdem ständig irgendwo herumliegen. Bei mir sind das vor allem Stifte, die ich dort liegenlasse, wo ich sie gerade gebraucht habe, typisch sind auch Notizen, Locher, Tacker, Kalender etc.

Es gibt auch Dinge, die sich zum Schreibtisch bewegen oder davon weg (Kaffeetassen, die bleiben und Stifte, die zum Wandkalender oder sonst wo hin abhanden kommen).

Vagabunden einfangen

All das ist kein Problem für eine funktionierende Ordnung. Sammeln Sie einfach immer, wenn Sie eine neue Aufgabe anfangen, erst alle Vagabunden ein und bringen Sie sie zurück.

Sie merken dabei schnell, was bei Ihnen üblicherweise vagabundiert. Wenn es immer die Stifte sind, dann gewöhnen Sie sich an, ab und zu einfach alle Stifte wieder einzusammeln und an einem geeigneten Ort abzulegen.

Wenn Ihr Tisch in Zetteln untergeht, dann sammeln Sie vor jeder neuen Aufgabe und in jeder kurzen Pause alle Zettel ein. Es reicht für den Anfang sie einfach auf einen Haufen zu legen, Hauptsache Sie haben wieder Platz zum Arbeiten.

Leben mit Schreibtisch-Vagabunden

Es geht nicht darum, ab jetzt ALLES IMMER SOFORT wegzuräumen. Das wäre eine große Umstellung und wenn Sie arbeiten, dann wollen und sollen Sie sich auf Ihre Arbeit konzentrieren. Es geht vielmehr darum zu erkennen, was Ihre typischen Vagabunden sind und eine Gewohnheit zu schaffen, diese regelmäßig wieder einzufangen. Das ist keine große Arbeit, denn Sie müssen nicht „den Schreibtisch aufräumen“. Sie sammeln lediglich in jeder Pause alle Stifte/Notizen/Ihren Kalender/(oder was auch immer sich bei Ihnen breit macht) ein.

Das wird schnell eine neue Gewohnheit, die es Ihnen leicht macht, auf dem Schreibtisch arbeiten zu können und Ihre Stifte/Notizen/Kalender etc. dort zu finden, wo sie hingehören.

 

Im nächsten Artikel gehe ich noch etwas mehr darauf ein, was Dinge zu Vagabunden macht. Vielleicht kann man ja doch dem ein oder anderen die Wanderlust austreiben.

PS: Danke an JamesDeMers für das Bild der wandernden Gänse.

Vorlagen erstellen

Briefe backen, wie Kekse - mit passenden VorlagenKennen Sie „speichern als Vorlage“?

Fast jedes Textbearbeitungsprogramm bietet diese Möglichkeit an und es ist für alle Sachen hilfreich, die sich inhaltlich und/oder im Layout wiederholen, wie zum Beispiel Rechnungen.

Viele benutzen einfach eine alte Rechnung, ändern, was zu ändern ist und speichern dann neu ab, aber wie schnell hat man auf speichern gedrückt und damit die alte geändert?

Genau dafür sind Vorlagen ideal, denn wenn man eine Vorlage öffnet, hat man ein neues Dokument.

 

 

Wenn Sie speichern, geht das Programm automatisch in „speichern unter“ und fragt Sie, wie Sie Ihre neue Datei nennen wollen = Sie können sich nicht die Vorlage zerschießen.1

Vorlagen erstellen

Nur, wie kommt man zu schönen nützlichen Vorlagen?

Suchen Sie sich aus Ihren bisherigen Rechnungen eine, die Sie als Muster nehmen. Öffnen Sie sie und speichern Sie neu als Vorlage.

Das war’s.Speichern als Vorlage

 

Weil es so einfach ist, lohnt es sich auch Vorlagen für unterschiedliche Dinge anzulegen, zum Beispiel

  • Rechnung mit Fahrtkosten
  • Rechnung ohne Fahrtkosten

Oder, wenn Sie Stammkunden haben, für diese auch eigene Vorlagen

  • Rechnung Max Mustermann
  • Rechnung Frühlings GmbH etc.

Dann haben Sie, wenn Sie die Vorlage öffnen, schon die richtige Adresse.

Wofür sich Vorlagen eignen

Natürlich können Sie Vorlagen nicht nur für Rechnungen verwenden, auch für Angebote, Berichte oder was auch immer sich bei Ihnen wiederholt und stets das gleiche Layout haben soll. Dabei sind Sie nicht eingeschränkt, denn eine Vorlage ist kein Formular, in dem Sie nur noch bestimmte Dinge ändern können. Sie können alles ändern – wirklich alles.

Wenn Sie tiefer einsteigen wollen, können Sie innerhalb Ihrer Vorlage auch Datumsfelder und ähnliches verwenden, so dass automatisch das heutige Datum eingetragen wird. Wenn Sie das interessiert, schreibe ich gerne mal darüber.

PS: Und weil sich die Vorlagen vor allem für Rechnungen eignen, hier nochmal die beiden Artikel zum Rechnung schreiben

PPS: Dank an Jill für das Foto der Herzkekse

1) Wenn Sie Ihre Vorlage ändern wollen, speichern Sie sie als Vorlage und geben Sie ihr denselben Namen wie der bisherigen Vorlage. Dann und nur dann überschreiben Sie Ihre Vorlage.

Was soll in eine Rechnung und was nicht

Geld, dass schneller kommt, wenn Sie gute Rechnungen schreibenDarüber was in eine Rechnung muss, habe ich im letzten Artikel geschrieben, aber damit ist es noch keine „gute“ Rechnung. Diese führt Ihre Kunden leicht und fluffig durch den Bezahlvorgang. Klingt seltsam und deshalb freut sich auch noch nicht jeder zu bezahlen, aber je besser Sie hindurchführen, desto schneller und leichter geht es Ihrem Kunden von der Hand.

Wie führt man fluffig zum Bezahlen?

Alles, was der Empfänger zum Bezahlen braucht, können Sie ihm in lesbarer Schrift übersichtlich anbieten.

Dazu gehört

  • wofür ist diese Rechnung – wann wurde welche Leistung erbracht
  • von wann ist diese Rechnung = Rechnungsdatum in Höhe der Betreffzeile auf der rechten Seite
  • wie hoch ist der Preis und wie viel Steuern sind darin enthalten
  • auf welches Konto (IBAN und BIC) und mit welchem Betreff soll überwiesen werden

Auch wenn Sie Ihre Kontonummer bereits im Briefkopf oder -Fuß untergebracht haben, schreiben Sie sie nochmal gut lesbar unter die Summe. Jede Suchaktion macht das Bezahlen umständlicher und damit unangenehmer.

Was nicht in die Rechnung gehört

Eine Rechnung ist kein Brief. Wenn Sie Ihrem Kunden noch ein paar persönliche Zeilen schreiben wollen, können Sie eine Karte oder 2. Seite einlegen und bei einer digital verschickten Rechnung haben Sie ohnehin die begleitende E-Mail. Die Rechnung selbst wandert eventuell zum Steuerberater, Steuerprüfer oder wem auch immer, also gehört da nichts persönliches hinein.

Ihre Rechnung braucht auch keine Unterschrift, aber manche Empfänger brauchen eine Unterschrift, um die Rechnung an die Buchführung des Unternehmens weiterzugeben. Sie können also, müssen aber nicht.

Was Sie dagegen weglassen sollten, ist die Formulierung „Umsatzsteuerbefreit durch die Kleinunternehmerregelung“. Sie müssen zwar angeben, dass keine Umsatzsteuer abgeführt wird, aber das nicht begründen. Vor allem, müssen Sie sich nicht kleinschreiben. Es reicht völlig „Umsatzsteuerbefreit“ anzugeben, wie es auch Ärzte und andere „Befreiten“ angeben.

Wo die Rechnung nicht hingehört

Auch wenn Sie einem Unternehmen etwas in Rechnung stellen, richten Sie die Rechnung immer an genau die Person, die vereinbart ist. Nicht jeder Angestellte muss wissen, wie viel Geld wofür ausgegeben wird. Wenn Sie Privatdetektiv sind, würden Sie ja eine Rechnung für Beschattungsdienstleistungen auch nicht an die Familie schicken, sondern diskret Ihrem Auftraggeber zukommen lassen. Das gilt auch für unverfängliche Dienstleistungen und Waren ebenso für spätere Erinnerungen und Mahnungen. Folglich eignet sich ein Fax auch nicht zum Verschicken, denn das ist innerhalb eines Unternehmens häufig vielen Mitarbeitern zugänglich. Sie können Ihre Rechnung mit der Post verschicken oder per Mail (das allerdings nur, wenn Sie diese Zustellungsart vereinbart haben.)

 

Das ist Ihnen zu theoretisch? Dann machen Sie bei meinem Webinar zum Rechnung-Schreiben mit. Alle Infos demnächst im Blog oder auf Facebook.

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