Fasse dich kurz, aber nicht zu kurz

Normalerweise plädiere ich dafür Briefe und E-Mails möglichst kurz zu halten, aber letzte Woche habe ich gesehen: Es gibt auch ein zu kurz. Deshalb will ich meinen Standard-Ratschlag differenzieren:

Fassen Sie sich kurz:

  • Verwenden Sie möglichst treffende Bezeichnungen.
  • Verwenden Sie Verben, wenn es um Tätigkeiten geht und vermeiden Sie Substantivierungen.
  • Gehen Sie sparsam mit Konjunktiven und anderen umständlichen Formulierungen um
  • Kündigen Sie das, was Sie sagen wollen nicht an (Nicht: „Deshalb möchte ich Sie fragen, ob es eventuell möglich wäre in den nächsten Tagen zu telefonieren.“ Sondern: „Können wir morgen telefonieren? Wann haben Sie Zeit?“)
  • Werden Sie konkret.

Vergessen Sie die Beziehungsebene nicht:

  • Eine Begrüßung verlängert zwar den Text, führt aber auch dazu, dass sich der Gesprächspartner angesprochen fühlt.
  • Ein Dank ist nie zu viel.
  • Bei heiklen Themen, kann ein Konjunktiv helfen.
  • Bitten sind angenehmer als Forderungen.
  • Niemand muss etwas für Sie tun (Nicht: „Dafür müssen Sie mir folgende Unterlagen schicken“ Sondern: „Um das für Sie zu erledigen, brauche ich von Ihnen“)
  • Dazu gehört auch: Schreiben Sie aus Ihrer Perspektive.
  • Und zum Schluss ein (ausgeschriebener) Gruß – denn einem netten Menschen antwortet man gerne.

Haben Sie Beispiele für das eine oder andere Extrem?

Dann freue ich mich über eine (kurze) Mail oder ein Kommentar.

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