löschen erlaubt – E-Mails aufräumen

volle Briefkästen - Zeit zum LöschenWie viele E-Mails sind in Ihrem Postfach?

Und wie viele davon brauchen Sie noch?

Eine Mail ist schnell geschrieben und es ist so einfach sie alle zu speichern. So füllen sich die digitalen Briefkästen sehr schnell und die meisten fangen erst dann an, E-Mails wegzuwerfen, wenn Sie die Meldung bekommen, Ihr Postfach sei fast voll. Es lohnt sich aber schon vorher damit anzufangen: Es macht die E-Mail-Programme schneller und Sie finden schneller eine relevante E-Mail.

Darf ich denn alles löschen?

Nein. Alles was steuerlich relevant ist, müssen Sie 10 Jahre aufheben. Alles, was für einen aktuellen Auftrag relevant ist, bleibt natürlich auch. Ebenso alle Verträge und Einverständniserklärungen, die Sie noch brauchen.

In Ihrem eigenen Interesse sollten Sie nichts löschen, was Sie noch brauchen. Die Idee der reinigenden Leere ist hier völlig fehl am Platz. Es geht eben nicht darum, möglichst viel zu löschen, sondern das zu löschen, was Sie nicht mehr brauchen.

Was darf gehen und was darf bleiben?

Brauchen Sie noch die E-Mails zu Terminverschiebungen vom letzten Jahr? Brauchen Sie noch Einladungen zu Veranstaltungen, die längst vorbei sind oder zu denen Sie nicht hingehen wollen?

Brauchen Sie noch Weihnachtsgrüße, Ostergrüße etc.? Vielleicht wollen Sie das ein oder andere aufheben, weil es besonders schön ist oder Sie persönlich berührt. Vielleicht wollen Sie einen Newsletter aufheben, um sich an etwas zu erinnern oder was auch immer. Was letztlich bleibt und was geht, ist Ihre Entscheidung. Fühlen Sie sich frei.

Und wohin mit dem, was bleibt?

Der Posteingang ist kein geeigneter Archivort. Dafür ist er einfach zu unübersichtlich. Fast jedes E-Mail-Programm bietet die Möglichkeit an, Ordner zu erstellen. Damit können Sie die verbliebenen E-Mails so sortieren, dass Sie schnell finden, was Sie eventuell mal suchen. Schon mit den zwei Ordnern „zu bearbeiten“ und „Archiv“ sorgen Sie für wesentlich mehr Übersichtlichkeit. In „zu bearbeiten“ kommt jede Mail, die noch ein to-do enthält und alles, was Sie sonst noch aufheben wollen, kommt ins Archiv. Anstehende Termine können dann auch im Posteingang bleiben.

Wie so eine Sortierung aussehen kann, habe ich hier schon mal beschrieben: https://bueroserviceih.de/blog/ordnung-im-mail-chaos/

Frohes Löschen!

PS: Bei der Gelegenheit können Sie auch mal schauen, ob die Ordner insgesamt noch passend sind oder ob auch da der ein oder andere gelöscht oder wegsortiert werden kann.

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