Ordnung im Mail-Chaos

mailbox-507594_640Nutzen Sie eigentlich die Ordner-Funktion in Ihrem E-Mail-Programm?

Immer wieder arbeite ich mit Leuten, die ganz erstaunt sind, dass Ihr E-Mail-Programm Ordner anbietet (fast alle Programme ermöglichen unter dem Posteingang weitere selbstdefinierte Ordner) und mit Leuten, die zwar Ordner haben, aber nicht recht wissen wozu.

Also, wozu sollte man E-Mail-Ordner anlegen und wie kann man sie nutzen?

Stellen Sie sich vor, Sie öffnen Ihr E-Mail-Programm und finden nicht eine unendlich lange Liste von Mails, die teilweise eine Reaktion von Ihnen erwarten, teilweise nur zur Info sind und vielleicht ist auch noch eine Rechnung darunter – sondern, Sie finden einen leeren Posteingang. In einem Ordner „zu bearbeiten“ oder „action“ oder so ähnlich befinden sich Mails, die zu bearbeiten sind. Wenn Sie also jetzt kurz Zeit haben, dann schauen Sie in diesen Ordner und erledigen diese.

Anschließend kommen sie in ein Archiv, wo sie schnell alles wiederfinden, wenn sie es nochmal brauchen. Weil hier zum Beispiel alles zu einem Kunden in einem Ordner ist.

Welche Ordner für Sie sinnvoll sind, kann ich hier nicht verkünden, denn das ist sehr individuell. Auch welche Begriffe Ihnen helfen sich zurechtzufinden, sollten Sie sich von niemandem vorschreiben lassen. Nachher müssen Sie, und nur Sie, sich darin zurecht finden.

Hier nur ein paar allgemeine Tipps:

Unterscheiden Sie, wo noch etwas zu tun ist und was Sie nur archivieren. So können Sie leichter das, was zu tun ist, abarbeiten.

Gehen Sie einfach Ihren Posteingang durch und fragen sich bei jeder Mail „Was ist das?“ und „Was ist mein nächster Schritt in dieser Angelegenheit?“ – dann ergeben sich die „richtigen“ Ordnernamen von ganz allein.

Zur Inspiration hier ein paar typische Ordner-Namen:

  • zu bearbeiten
  • zu lesen
  • abwarten
  • Termine
  • Anmeldedaten
  • Infos
  • Kunden
    • Maier und Müller
    • Hans und Peter
    • Liese und Lotte
  • Verein
  • Familie

Damit hat sich noch keine Mail bearbeitet, aber wenn Sie jetzt Ihre Mails durcharbeiten (also ins Fach „bearbeiten“, oder wie auch immer Sie es nennen wollen, gehen), gibt es KEINE Mail, mit der irgendetwas anderes zu tun ist. Und jede durchgearbeitete kommt ins Archiv. So sehen Sie auch, wie viel noch zu tun ist und ältere to-do-Mails sind nicht ganz so weit hinten.

Das angestrebte Ideal ist dabei „Inbox Zero“ und was es damit auf sich hat, erfahren Sie im nächsten Blog-Beitrag in zwei Wochen.

PS: Und noch ein kleiner Tipp am Rande: Sollte Ihr E-Mail-Programm Ordner strikt alphabetisch anzeigen, können Sie mit einem @ vor dem Ordner-Namen einen oder mehrere Ordner nach oben schieben – zum Beispiel mit dem Namen „@zu bearbeiten“

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3 Gedanken zu „Ordnung im Mail-Chaos

  • Pingback:löschen erlaubt - E-Mails aufräumen - Tipps und Tricks rund ums Büromanagement

  • 19. August 2018 um 21:04
    Permalink

    Bei Thunderbird kann man das gut automatisieren, in dem man für Mails Filter anlegt. Dieser Filter schiebt dann die Mails direkt in den vordefinierten Ordner.

    Mit den Erweiterungen (Add-Ons) „Color Folders“ lassen sich Ordner farbig nach Wichtigkeit unterscheiden.

    Mit dem Add-On „Manually Sort Folder“ kann ich Ordner alphabetisch oder nach Kategorien sortieren, wie ich es brauche.

    Antworten
    • 20. August 2018 um 15:54
      Permalink

      Bei Outlook kann man über Regeln E-Mail auch gleich in Ordner verschieben. Bei mir entsteht dann das Problem, dass ich E-Mails übersehe, wenn sie nicht im Posteingang sind.

      Antworten

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