Perfekte Ordnung

pasta-794464_640Streben Sie eine perfekte Ordnung an?

Ich nicht. Ich wüsste auch nicht, was eine perfekte Ordnung sein soll. Soll es an meinem Schreibtisch aussehen, wie in einem Möbelhaus? Sollen Pizzaflyer alphabetisch geordnet weggeheftet werden?

Es mag Menschen geben, die sich erst wohl fühlen, wenn alles perfekt aufgeräumt ist, aber ich vermute, wenn Sie diesen Blog lesen, gehören Sie nicht dazu. Und wissen Sie was? Es ist auch nicht nötig.

Wenn Sie verschiedene Flyer von Lieferdiensten haben, dann können alle unsortiert in eine Mappe – nur die, die Ihnen nicht zusagen, wo Sie nie (wieder) etwas bestellen wollen, die werfen Sie weg. Und wenn Sie nun Essen liefern lassen wollen, schauen Sie in diese Mappe und Sie werden schnell finden, was Sie suchen, egal ob es heute Pizza oder Sushi sein soll.

Wahrscheinlich machen Sie das schon so, wahrscheinlich haben Sie dasselbe Prizip auch in Ihrer Küche und in Ihrem Kleiderschrank, nur im Büro werden viele unsicher und auf einmal wird ein fast unerreichbares Ordnungsideal aufgestellt.

Das brauchen Sie hier aber auch nicht.

Es reicht, wenn alle bunten Aktenhüllen an einem Ort sind, denn Sie finden hier schnell die, die Sie brauchen. Es kann aber auch sein, dass es gerade bei Ihnen gut ist, die roten an einem anderen Ort aufzubewahren, damit Sie eine rote greifen können ohne hinzuschauen.

Bei einer Kundenkartei mit 500 Einträgen ist eine alphabetische Sortierung sehr nützlich, vielleicht ist es aber für Sie wichtiger, nach Orten zu sortieren und innerhalb der Orte ist eine weitere Sortierung vielleicht gar nicht notwendig.

Etc.

Was ich Ihnen damit sagen will: Suchen Sie nicht die perfekte Ordnung, sondern eine praktische Ordnung, die zu Ihnen, Ihrem Ordnungsempfinden und Ihren Anforderungen passt.

 

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Es war einmal

photo-album-631084_640Hatten Sie auch mal die Idee Ihre Sachen nach Jahren zu sortieren?

Das klingt im ersten Moment gut, denn damit hat alles genau den einen Ort, den es braucht. Für jedes Papier, jedes Foto, jedes Dokument gibt es ein Datum und damit kann man es einem Jahr zuordnen. Zum Wegheften funktioniert das wunderbar, nur beim Wiederfinden zeigen sich die Tücken dieses Systems.

Selbst bei so etwas banalem wie Urlaubsfotos, fällt es nach ein paar Jahren oft schwer sich zu erinnern, in welchem Jahr man nun diesen bestimmten Urlaub gemacht hat, während das Album (im Schrank oder im Computer) mit dem Titel „Madeira“ Sie schon die salzige Luft riechen lässt.

Das einzige was sinnvollerweise nach Jahren sortiert ist, ist Ihr Buchführungs-Archiv. Und auch hier wird zuerst nach Inhalt (Buchführung) und erst in zweiter Linie nach Jahren sortiert, wie beim Nordsee Urlaub 1984, 1985 und 1986.

Bei großen Projekten oder anderem was sich über einen langen Zeitraum erstreckt und viele Dokumente einzulagern hat, kann das ebenfalls sinnvoll sein. Vielleicht finden Sie aber auch hier einen sprechenderen Namen, der Ihnen sagt, was dahinter ist – analog zum „Nordsee-Urlaub mit Nora“, „Nordsee mit der verrückten Ente“, „Nordsee und die Entdeckung des Fla“). Denn immer, wenn Sie etwas nochmal verwenden wollen, helfen Ordnernamen, bei denen Sie sofort wissen, was Sie darin finden werden.

So bleiben die Jahreszahlen für alles, was Sie nur aufheben und nie mehr anschauen – was Sie also vielleicht auch einfach wegwerfen können. (Außer Sie müssen es Aufbewahren, wie zum Beispiel Ihre Buchführung.)

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„Ortner“

office-633275_640Ordnung, Ordner und Ort haben viel miteinander zu tun.

Viele scheuen sich davor, Ihre Ablage durchzugehen oder Ihren Desktop aufzuräumen, denn dort lagern sich viele Dinge an, von denen man noch nicht weiß, wohin sie eigentlich gehören.

Ordnung heißt alles hat einen – genau einen – Ort.

Wenn Sie also Ihre Papiere durchgehen (analog wie digital), dann gibt es zu jedem Papier entweder etwas zu tun (dann gehört es an einen Ort, an dem Sie es später herausnehmen und bearbeiten werden) oder es ist abzuheften, gehört also in einen Ordner. Wenn es keinen Ordner gibt, in den es gut hineinpasst, schaffen Sie einen.

Vielleicht werden Sie später feststellen, dass nie etwas zweites dazugekommen ist oder das es mit ein paar anderen Dingen doch zusammen in einen Ordner könnte. So ein Ordner ist keine einbetonierte Steintafel – Sie können leicht ein neues Ordner-Etikett beschriften oder auch alles in einem Ordner in einen anderen dazu heften.

Versuchen Sie nicht, die perfekte Ordnung zu schaffen, sondern nur für jedes Ding einen Ort zu finden, damit es Ihnen nicht im Weg herum liegt und bei Bedarf gefunden werden kann.

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