Anfangen

Anfangen
Stürzen Sie sich in die Welle des Tages.

Ist bei Ihnen in der Hitzewelle auch einiges liegen geblieben? Und wo soll man jetzt anfangen?

Es gibt immer mal wieder Zeiten, in denen wir nur noch Zeit für das Wichtigste und Dringendste haben – zum Beispiel weil ein großer Auftrag viel Zeit braucht oder die Familie, Hitze, Krankheit oder eine Baustelle. Manchmal kommt auch eine Stress-Zeit nach der anderen und alles, was man verschieben kann, wird verschoben. Danach kommt der Tag, an dem man feststellt, wie viele E-Mails liegen geblieben sind und seit wann man seine Buchführung schleifen gelassen hat. Was bleibt bei Ihnen in solchen Zeiten liegen?

Alter vor Schönheit?

Vielleicht drückt Sie jetzt auch das schlechte Gewissen und Sie lassen alles Aktuelle liegen, um endlich die am längsten liegengebliebene Aufgabe zu erledigen. Ist das sinnvoll? Nein, denn für das aktuelle brauchen Sie oft weniger Zeit. Bei liegengebliebenen Aufgaben brauchen Sie in der Regel ein wenig Zeit, um sich zu erinnern, worum es dabei ging. Dabei ist es meist unerheblich ob etwas ein 2 oder 6 Wochen liegt. Also lassen Sie eine alte Aufgabe lieber noch ein paar Tage länger liegen, um eine aktuelle gleich zu erledigen, statt diese nun auch wieder erst nächste Woche zu erledigen.

Einfach anfangen

Mein Tipp in solchen Situationen: Springen Sie einfach in den Tag hinein und erledigen Sie das was heute dran ist. Füllen Sie nicht die große Lücke in Ihrer Buchführung, sondern starten Sie heute mit Ihren Aus- oder Eingaben, als wäre sie bis gestern aktuell. Beantworten Sie alle E-Mails von heute (oder von dieser Woche).

So wächst der Berg nicht weiter an und das ist schon ein Erfolg. Im nächsten Schritt können Sie ihn abtragen. Stück für Stück und nicht alles auf einmal.

Wenn Sie ab heute alle aktuellen to-dos erledigen und zwei Mal in der Woche ein altes, erledigen Sie im Jahr über 100 alte Aufgaben (denn einiges hat sich schon selbst erledigt).

Schatzkiste – ein besonderer Ort

Schatzkiste – ein besonderer Ort

Eine besonders schöne SchatzkisteAufräumen und wegwerfen ist bei mir immer ein großes Thema, aber manche Sachen lassen sich nicht so leicht aufräumen. Es gibt „Schätze“ am Schreibtisch, aber auch an allen anderen Orten und diese brauchen eine Schatzkiste.

Am einfachsten erklärt ist es an einem Beispiel aus einer ganz anderen (auch oft chaotischen) Ecke: dem Kleiderschrank.

Im wesentlichen enthält ein Kleiderschrank Kleidung zum Anziehen. Was denn sonst, fragen Sie sich jetzt vielleicht und denken noch an Bettwäsche, aber ist wirklich alle Kleidung die Sie in Ihrem Schrank haben zum Anziehen? Bei mir gab es auch ein paar Kleidungsstücke, die ich zwar anziehen könnte, aber es nicht getan hab. Wegwerfen wollte ich sie aber auch nicht, denn sie waren mit schönen Erinnerungen verbunden. Ein T-Shirt – nicht schön, aber selten – ein Verlegenheitskauf in einem wunderschönen Urlaub. Wenn ich es sehe, erscheint der ganze Urlaub vor meinem inneren Auge. Es riecht nach Meer und schmeckt nach Salz …  Das ist doch kein Müll, aber ist es Kleidung zum Anziehen? Es ist ein Schatz und der gehört nicht in den Kleiderschrank sondern in eine Schatzkiste.

Schatzkiste – der Ort für schöne Erinnerungen

Machen Sie sich eine Schatzkiste. Nehmen Sie eine Schachtel, einen Koffer, eine Umzugskiste oder was auch immer für Sie die richtige Größe und Form hat und Sie haben einen Platz für alle Dinge, die Sie behalten wollen unabhängig von ihrem eigentlichen Zweck.

Am Schreibtisch finden sich auch oft solche Schätze, ein Füller, der zwar nicht mehr gut schreibt, Sie aber so viele Jahre begleitet hat, dass Sie ihn behalten wollen, Ihre erste Visitenkarte, etc. Mit der Schatzkiste lösen Sie gleich zwei Probleme:

  1. Sie treffen eine aufgeschobene Entscheidung. Wie oft hatten Sie Ihre Schätze schon in der Hand und sich gefragt, ob Sie sich nicht davon trennen sollen oder es endlich wieder benutzen.
  2. Es gibt einen Ort für Dinge, die bisher nur falsche Orte verstopft haben. Zum Beispiel ein Füller, der zwar dort liegt, wo ihre Stifte liegen, aber nicht mehr gut schreibt.

Und wenn die Kiste voll ist, ist es Zeit, sie mal durchzusehen und zu überlegen, ob davon nicht doch etwas weg kann. Es muss nicht, schließlich können Sie auch einfach eine zweite Kiste beginnen 😉

Digitale Schätze

Natürlich kann man das Prinzip auch auf digitale „Dinge“ übertragen. Es gibt E-Mails, von denen Sie sich nicht trennen wollen, Dokumente, Bilder und so weiter. Auch sie brauchen eine Schatzkiste, bzw. einen Schatz-Ordner. Hier kommt alles rein, was Sie aus sentimentalen Gründen behalten wollen.

Auch hier geht es darum Entscheidungen zu treffen und sich dadurch Platz im Kopf und zum Arbeiten zu schaffen.

löschen erlaubt – E-Mails aufräumen

löschen erlaubt – E-Mails aufräumen

volle Briefkästen - Zeit zum LöschenWie viele E-Mails sind in Ihrem Postfach?

Und wie viele davon brauchen Sie noch?

Eine Mail ist schnell geschrieben und es ist so einfach sie alle zu speichern. So füllen sich die digitalen Briefkästen sehr schnell und die meisten fangen erst dann an, E-Mails wegzuwerfen, wenn Sie die Meldung bekommen, Ihr Postfach sei fast voll. Es lohnt sich aber schon vorher damit anzufangen: Es macht die E-Mail-Programme schneller und Sie finden schneller eine relevante E-Mail.

Darf ich denn alles löschen?

Nein. Alles was steuerlich relevant ist, müssen Sie 10 Jahre aufheben. Alles, was für einen aktuellen Auftrag relevant ist, bleibt natürlich auch. Ebenso alle Verträge und Einverständniserklärungen, die Sie noch brauchen.

In Ihrem eigenen Interesse sollten Sie nichts löschen, was Sie noch brauchen. Die Idee der reinigenden Leere ist hier völlig fehl am Platz. Es geht eben nicht darum, möglichst viel zu löschen, sondern das zu löschen, was Sie nicht mehr brauchen.

Was darf gehen und was darf bleiben?

Brauchen Sie noch die E-Mails zu Terminverschiebungen vom letzten Jahr? Brauchen Sie noch Einladungen zu Veranstaltungen, die längst vorbei sind oder zu denen Sie nicht hingehen wollen?

Brauchen Sie noch Weihnachtsgrüße, Ostergrüße etc.? Vielleicht wollen Sie das ein oder andere aufheben, weil es besonders schön ist oder Sie persönlich berührt. Vielleicht wollen Sie einen Newsletter aufheben, um sich an etwas zu erinnern oder was auch immer. Was letztlich bleibt und was geht, ist Ihre Entscheidung. Fühlen Sie sich frei.

Und wohin mit dem, was bleibt?

Der Posteingang ist kein geeigneter Archivort. Dafür ist er einfach zu unübersichtlich. Fast jedes E-Mail-Programm bietet die Möglichkeit an, Ordner zu erstellen. Damit können Sie die verbliebenen E-Mails so sortieren, dass Sie schnell finden, was Sie eventuell mal suchen. Schon mit den zwei Ordnern „zu bearbeiten“ und „Archiv“ sorgen Sie für wesentlich mehr Übersichtlichkeit. In „zu bearbeiten“ kommt jede Mail, die noch ein to-do enthält und alles, was Sie sonst noch aufheben wollen, kommt ins Archiv. Anstehende Termine können dann auch im Posteingang bleiben.

Wie so eine Sortierung aussehen kann, habe ich hier schon mal beschrieben: https://bueroserviceih.de/blog/ordnung-im-mail-chaos/

Frohes Löschen!

PS: Bei der Gelegenheit können Sie auch mal schauen, ob die Ordner insgesamt noch passend sind oder ob auch da der ein oder andere gelöscht oder wegsortiert werden kann.