Betonen statt suchen

Betonen statt suchen

ein Eichörnchen beim Suchen - so fühle ich mich auch oft bei BriefenZuletzt bekam ich (mal wieder) eine Rechnung, bei der ich mir alles, was ich wissen wollte, mühsam zusammen suchen musste. „Bei Überweisung des Rechnungbetrages geben Sie bitte die Rechnungsnummer an.“ Diese stand wenigstens gut deutlich auf der ersten Seite. Die Kontoverbindung fand ich dagegen in winziger Schrift in der Fußzeile.

Ein Brief ist kein Suchspiel

Anders als bei einem privaten Brief, den ich in Ruhe von oben nach unten lese, ist ein geschäftlicher Brief (oder E-Mail) meist eine Handlungsaufforderung: Ich soll etwas bezahlen, ich soll mich zurückmelden, ich soll zu einem Termin kommen oder eine bestimmte Frage beantworten oder was auch immer. Genau das, worum es geht, sollte so deutlich sein, dass es nicht untergehen kann.

Die wirklich wichtigen Informationen dürfen dabei gerne wiederholt werden. So hat eine Rechnungsnummer natürlich ihren berechtigten Platz im Briefkopf der Rechnung. Wenn ich die Summe übweise, ist es aber schön, alle Informationen beieinander zu haben, wie bei einem altmodischen Überweisungsvordruck.  Es geht natürlich auch eleganter:

„Bitte überweisen Sie die xx,xx Euro an das Konto

IBAN: DE12 3456 7890 1234 etc.

mit dem Verwendungszweck: Rgnr 1234

bis zum xx.xx.2018“

Das kann man als Empfänger der Rechnung einfach schön erledigen.

Worum geht es

Nicht nur Rechnungen sind Handlungsaufforderungen. Wenn Sie zum Beispiel zu einer Veranstaltung einladen, dann prüft der Empfänger, oft noch während der Überlegung, ob das interessant sein könnte, ob er/sie denn da überhaupt Zeit hat. Das „Wann“ ist daher eine der wichtigsten Informationen. Die darf gerne in der Betreffzeile und im Text auftauchen, auch gerne fettgedruckt.

Wenn Sie eine konkrete Frage haben, zum Beispiel weil jemanden um seine/ihre Meinung zu etwas bitten oder sich eine Entscheidung wünschen, wiederholen Sie diese Frage zum Ende des Briefes (bzw. E-Mail). Sonst geht es eventuell in den Details unter und hier, am Ende des Textes, entscheidet sich der Leser, was als nächstes damit zu tun ist (Ablage oder to-do und wenn to do, was ist dann zu tun).

Also, scheuen Sie keine Wiederholung, wenn es um die wichtigen Informationen geht und das sind die, die die nächste Handlung betreffen.

 

Vorlagen erstellen

Briefe backen, wie Kekse - mit passenden VorlagenKennen Sie „speichern als Vorlage“?

Fast jedes Textbearbeitungsprogramm bietet diese Möglichkeit an und es ist für alle Sachen hilfreich, die sich inhaltlich und/oder im Layout wiederholen, wie zum Beispiel Rechnungen.

Viele benutzen einfach eine alte Rechnung, ändern, was zu ändern ist und speichern dann neu ab, aber wie schnell hat man auf speichern gedrückt und damit die alte geändert?

Genau dafür sind Vorlagen ideal, denn wenn man eine Vorlage öffnet, hat man ein neues Dokument.

 

 

Wenn Sie speichern, geht das Programm automatisch in „speichern unter“ und fragt Sie, wie Sie Ihre neue Datei nennen wollen = Sie können sich nicht die Vorlage zerschießen.1

Vorlagen erstellen

Nur, wie kommt man zu schönen nützlichen Vorlagen?

Suchen Sie sich aus Ihren bisherigen Rechnungen eine, die Sie als Muster nehmen. Öffnen Sie sie und speichern Sie neu als Vorlage.

Das war’s.Speichern als Vorlage

 

Weil es so einfach ist, lohnt es sich auch Vorlagen für unterschiedliche Dinge anzulegen, zum Beispiel

  • Rechnung mit Fahrtkosten
  • Rechnung ohne Fahrtkosten

Oder, wenn Sie Stammkunden haben, für diese auch eigene Vorlagen

  • Rechnung Max Mustermann
  • Rechnung Frühlings GmbH etc.

Dann haben Sie, wenn Sie die Vorlage öffnen, schon die richtige Adresse.

Wofür sich Vorlagen eignen

Natürlich können Sie Vorlagen nicht nur für Rechnungen verwenden, auch für Angebote, Berichte oder was auch immer sich bei Ihnen wiederholt und stets das gleiche Layout haben soll. Dabei sind Sie nicht eingeschränkt, denn eine Vorlage ist kein Formular, in dem Sie nur noch bestimmte Dinge ändern können. Sie können alles ändern – wirklich alles.

Wenn Sie tiefer einsteigen wollen, können Sie innerhalb Ihrer Vorlage auch Datumsfelder und ähnliches verwenden, so dass automatisch das heutige Datum eingetragen wird. Wenn Sie das interessiert, schreibe ich gerne mal darüber.

PS: Und weil sich die Vorlagen vor allem für Rechnungen eignen, hier nochmal die beiden Artikel zum Rechnung schreiben

PPS: Dank an Jill für das Foto der Herzkekse

1) Wenn Sie Ihre Vorlage ändern wollen, speichern Sie sie als Vorlage und geben Sie ihr denselben Namen wie der bisherigen Vorlage. Dann und nur dann überschreiben Sie Ihre Vorlage.

Wir bauen uns einen Brief – Textbausteine

Bunte Textbausteine für schnelle BriefeGibt es Abschnitte in Ihren E-Mails oder Dokumenten, die sich wiederholen?

Schreiben Sie die immer wieder neu oder verwenden Sie dafür Textbausteine?

Denken Sie jetzt, Textbausteine, nein, dass ist bestimmt technisch kompliziert und dann sind meine E-Mails nicht mehr so individuell.

Es geht auch anders.

Textbausteine – einfacher als gedacht

Es gibt ganz wunderbare Textbausteinprogramme (dazu gibt es bald ein Onlineseminar) und auch in Word gibt es eine technische Lösung, aber man kann es sich auch einfach machen:

Kopieren Sie entsprechende Abschnitte einfach in ein Dokument, dass Sie dann Textbausteine nennen. Wenn es mehr werden, können Sie sie leicht inhaltlich sortieren und mit einem vorne angebrachten Inhaltsverzeichnis wieder finden.

Das ist zu umständlich für „Mit freundlichen Grüßen“ oder ähnlich kurze Texte, aber für zum Beispiel:

  • Wegbeschreibung
  • Bestätigung eines Auftrags
  • Teile Ihres Angebots
  • Ihre Kontoverbindung
  • Ankündigung einer Veranstaltung
  • etc.

ist das deutlich schneller, als es immer wieder zu tippen oder als es aus einer alten Mail herauszusuchen.

Individuelle E-Mails und Briefe mit Textbausteinen

Textbausteine sind nicht für die Bestandteile einer Mail oder eines Briefes, der persönlich sein sollte, aber eine Wegbeschreibung ist ohnehin nicht sonderlich individuell. Hier, wie auch bei Kontoverbindungen und ähnlichem, schleichen sich schnell Fehler ein, die Sie mit Textbausteinen verhindern können.

Probieren Sie es doch einfach mal aus.

PS: In Ihren Rechnungen wiederholt sich so viel an derselben Stelle, dass sich hier eine Vorlage lohnt. Wie das geht, das erfahren Sie demnächst in diesem Blog.