Keine Zeit fürs Privatleben

Keine Zeit fürs Privatleben

Private Zeit lässt sich jetzt auch nochmal schön draußen genießen.Bekommen Sie auch private Mails an Ihre berufliche Adresse? Für viele Selbstständige ist das ganz normal, aber wie geht man dann damit um? Viele schieben diese erst mal nach hinten, erst sind die beruflichen Sachen wichtig: Anfragen, Aufträge, Nachfragen etc. Es geht schließlich ums Geld verdienen. Doch während Angestellte irgendwann Feierabend haben und sich dann um Ihre privaten Mails, Verabredungen und Hobbys kümmern, arbeiten viele Selbstständige bis Müdigkeit oder Hunger Sie zum Aufhören zwingen.

Wann ist Zeit für Privatleben?

Wer erst dann zum Sport geht, wenn die to-do-Liste leer ist, wer erst dann Freunde trifft, wenn nichts zu tun ist … hat wohl bald keine Freunde mehr. Ich plane mir daher ganz bewusst Zeit für mein Privatleben ein. Das muss nicht immer abends sein. Oft beantworte ich private Mails als erstes. So komme ich gut ins Schreiben.

Bei festen Terminen, Fristen und Rechnungen lohnt sich auch kein Unterschied. Eine Anmeldefrist verstreicht, wenn Sie sich nicht darum kümmern, ob es nun etwas berufliches oder privates ist. Rechnungen zahlen sich auch am besten in einem Aufwasch, auch wenn es unterschiedliche Konten sind.

Viele Leben

Meine Arbeit ist wichtig, aber mein Leben ist mehr als meine Arbeit: Es gibt noch Familie und Freunde, Engagement in der Gemeinde, Haushalt, Weiterbildung, Pause/Urlaub, Zeit, mal nichts zu tun.

Damit alles im Gleichgewicht bleibt, markiere ich mir in meinem Kalender, welche Zeit ich womit verbringe: Beruf, Freizeit, Haushalt, Sonstiges. So sehe ich schnell, wenn das Gleichgewicht gestört ist. Manchmal liegt das an einem akuten Putzfimmel (Putzen um sich vor unangenehmen Aufgaben zu drücken), manchmal liegt es an stressigen Zeiten weil zum Beispiel vor Jahresende alle noch schnell dies und das fertig haben wollen.

Stresszeiten gehören dazu. Gerade dann ist es wichtig die kleinen Auszeiten zu genießen, sie geben Energie um weiterzumachen – Haushalt wird dagegen auf ein Minimum reduziert.

Nicht in jeder Woche ist die Balance ideal. Das muss sie auch nicht sein. Die Frage ist: Ist Ihr Leben insgesamt ausgeglichen? Haben Sie Zeit für alles, was Ihnen wichtig ist (vielleicht nicht jeden Tag oder jede Woche, aber immer mal wieder)?

 

PS: Danke Hans für dieses schöne Herbstbild.

löschen erlaubt – E-Mails aufräumen

löschen erlaubt – E-Mails aufräumen

volle Briefkästen - Zeit zum LöschenWie viele E-Mails sind in Ihrem Postfach?

Und wie viele davon brauchen Sie noch?

Eine Mail ist schnell geschrieben und es ist so einfach sie alle zu speichern. So füllen sich die digitalen Briefkästen sehr schnell und die meisten fangen erst dann an, E-Mails wegzuwerfen, wenn Sie die Meldung bekommen, Ihr Postfach sei fast voll. Es lohnt sich aber schon vorher damit anzufangen: Es macht die E-Mail-Programme schneller und Sie finden schneller eine relevante E-Mail.

Darf ich denn alles löschen?

Nein. Alles was steuerlich relevant ist, müssen Sie 10 Jahre aufheben. Alles, was für einen aktuellen Auftrag relevant ist, bleibt natürlich auch. Ebenso alle Verträge und Einverständniserklärungen, die Sie noch brauchen.

In Ihrem eigenen Interesse sollten Sie nichts löschen, was Sie noch brauchen. Die Idee der reinigenden Leere ist hier völlig fehl am Platz. Es geht eben nicht darum, möglichst viel zu löschen, sondern das zu löschen, was Sie nicht mehr brauchen.

Was darf gehen und was darf bleiben?

Brauchen Sie noch die E-Mails zu Terminverschiebungen vom letzten Jahr? Brauchen Sie noch Einladungen zu Veranstaltungen, die längst vorbei sind oder zu denen Sie nicht hingehen wollen?

Brauchen Sie noch Weihnachtsgrüße, Ostergrüße etc.? Vielleicht wollen Sie das ein oder andere aufheben, weil es besonders schön ist oder Sie persönlich berührt. Vielleicht wollen Sie einen Newsletter aufheben, um sich an etwas zu erinnern oder was auch immer. Was letztlich bleibt und was geht, ist Ihre Entscheidung. Fühlen Sie sich frei.

Und wohin mit dem, was bleibt?

Der Posteingang ist kein geeigneter Archivort. Dafür ist er einfach zu unübersichtlich. Fast jedes E-Mail-Programm bietet die Möglichkeit an, Ordner zu erstellen. Damit können Sie die verbliebenen E-Mails so sortieren, dass Sie schnell finden, was Sie eventuell mal suchen. Schon mit den zwei Ordnern „zu bearbeiten“ und „Archiv“ sorgen Sie für wesentlich mehr Übersichtlichkeit. In „zu bearbeiten“ kommt jede Mail, die noch ein to-do enthält und alles, was Sie sonst noch aufheben wollen, kommt ins Archiv. Anstehende Termine können dann auch im Posteingang bleiben.

Wie so eine Sortierung aussehen kann, habe ich hier schon mal beschrieben: https://bueroserviceih.de/blog/ordnung-im-mail-chaos/

Frohes Löschen!

PS: Bei der Gelegenheit können Sie auch mal schauen, ob die Ordner insgesamt noch passend sind oder ob auch da der ein oder andere gelöscht oder wegsortiert werden kann.

Ordnung im Mail-Chaos

mailbox-507594_640Nutzen Sie eigentlich die Ordner-Funktion in Ihrem E-Mail-Programm?

Immer wieder arbeite ich mit Leuten, die ganz erstaunt sind, dass Ihr E-Mail-Programm Ordner anbietet (fast alle Programme ermöglichen unter dem Posteingang weitere selbstdefinierte Ordner) und mit Leuten, die zwar Ordner haben, aber nicht recht wissen wozu.

Also, wozu sollte man E-Mail-Ordner anlegen und wie kann man sie nutzen?

Stellen Sie sich vor, Sie öffnen Ihr E-Mail-Programm und finden nicht eine unendlich lange Liste von Mails, die teilweise eine Reaktion von Ihnen erwarten, teilweise nur zur Info sind und vielleicht ist auch noch eine Rechnung darunter – sondern, Sie finden einen leeren Posteingang. In einem Ordner „zu bearbeiten“ oder „action“ oder so ähnlich befinden sich Mails, die zu bearbeiten sind. Wenn Sie also jetzt kurz Zeit haben, dann schauen Sie in diesen Ordner und erledigen diese.

Anschließend kommen sie in ein Archiv, wo sie schnell alles wiederfinden, wenn sie es nochmal brauchen. Weil hier zum Beispiel alles zu einem Kunden in einem Ordner ist.

Welche Ordner für Sie sinnvoll sind, kann ich hier nicht verkünden, denn das ist sehr individuell. Auch welche Begriffe Ihnen helfen sich zurechtzufinden, sollten Sie sich von niemandem vorschreiben lassen. Nachher müssen Sie, und nur Sie, sich darin zurecht finden.

Hier nur ein paar allgemeine Tipps:

Unterscheiden Sie, wo noch etwas zu tun ist und was Sie nur archivieren. So können Sie leichter das, was zu tun ist, abarbeiten.

Gehen Sie einfach Ihren Posteingang durch und fragen sich bei jeder Mail „Was ist das?“ und „Was ist mein nächster Schritt in dieser Angelegenheit?“ – dann ergeben sich die „richtigen“ Ordnernamen von ganz allein.

Zur Inspiration hier ein paar typische Ordner-Namen:

  • zu bearbeiten
  • zu lesen
  • abwarten
  • Termine
  • Anmeldedaten
  • Infos
  • Kunden
    • Maier und Müller
    • Hans und Peter
    • Liese und Lotte
  • Verein
  • Familie

Damit hat sich noch keine Mail bearbeitet, aber wenn Sie jetzt Ihre Mails durcharbeiten (also ins Fach „bearbeiten“, oder wie auch immer Sie es nennen wollen, gehen), gibt es KEINE Mail, mit der irgendetwas anderes zu tun ist. Und jede durchgearbeitete kommt ins Archiv. So sehen Sie auch, wie viel noch zu tun ist und ältere to-do-Mails sind nicht ganz so weit hinten.

Das angestrebte Ideal ist dabei „Inbox Zero“ und was es damit auf sich hat, erfahren Sie im nächsten Blog-Beitrag in zwei Wochen.

PS: Und noch ein kleiner Tipp am Rande: Sollte Ihr E-Mail-Programm Ordner strikt alphabetisch anzeigen, können Sie mit einem @ vor dem Ordner-Namen einen oder mehrere Ordner nach oben schieben – zum Beispiel mit dem Namen „@zu bearbeiten“

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