Fasse dich kurz, aber nicht zu kurz

Normalerweise plädiere ich dafür Briefe und E-Mails möglichst kurz zu halten, aber letzte Woche habe ich gesehen: Es gibt auch ein zu kurz. Deshalb will ich meinen Standard-Ratschlag differenzieren:

Fassen Sie sich kurz:

  • Verwenden Sie möglichst treffende Bezeichnungen.
  • Verwenden Sie Verben, wenn es um Tätigkeiten geht und vermeiden Sie Substantivierungen.
  • Gehen Sie sparsam mit Konjunktiven und anderen umständlichen Formulierungen um
  • Kündigen Sie das, was Sie sagen wollen nicht an (Nicht: „Deshalb möchte ich Sie fragen, ob es eventuell möglich wäre in den nächsten Tagen zu telefonieren.“ Sondern: „Können wir morgen telefonieren? Wann haben Sie Zeit?“)
  • Werden Sie konkret.

Vergessen Sie die Beziehungsebene nicht:

  • Eine Begrüßung verlängert zwar den Text, führt aber auch dazu, dass sich der Gesprächspartner angesprochen fühlt.
  • Ein Dank ist nie zu viel.
  • Bei heiklen Themen, kann ein Konjunktiv helfen.
  • Bitten sind angenehmer als Forderungen.
  • Niemand muss etwas für Sie tun (Nicht: „Dafür müssen Sie mir folgende Unterlagen schicken“ Sondern: „Um das für Sie zu erledigen, brauche ich von Ihnen“)
  • Dazu gehört auch: Schreiben Sie aus Ihrer Perspektive.
  • Und zum Schluss ein (ausgeschriebener) Gruß – denn einem netten Menschen antwortet man gerne.

Haben Sie Beispiele für das eine oder andere Extrem?

Dann freue ich mich über eine (kurze) Mail oder ein Kommentar.

Was hatten wir besprochen?

Zuletzt hatte eine befreundete Unternehmerin überraschend festgestellt, dass der Weiterbildungsanbieter, für den sie Seminare gibt, in seinem Programm ein anderes Datum stehen hatte, als sie sich aufgeschrieben hatte.

Das ist sicher kein Einzelfall. Man denkt, alles ist geklärt und nachher stellt sich heraus, dass es irgendwo ein Missverständnis gab. Das Risiko können Sie reduzieren, wenn Sie nach einer Besprechung (egal es eine face-to-face Besprechung oder ein Telefonat war), das Ergebnis schriftlich festhalten und sich schriftlich bestätigen lassen. Das kann eine kurze Mail mit 3 Zeilen sein. Gerade bei Daten kann es sonst schnell passieren, dass nachher eine anderes Datum im Kalender steht. Der zweite Vorteil ist, dass Sie diese Mail wieder finden können, wenn Sie sich selbst nicht mehr sicher sind, was vereinbart wurde.

Heißer Brei gehört in die Schüssel und nicht in die Kommunikation

Ein Bekannter erzählte mir gestern, dass er die ganzen Ostertage eine Mail vor sich hergeschoben habe. Es ging um ein Angebot, das er ablehnen wollte.

Wahrscheinlich kennen auch Sie E-Mails und Telefonate, zu denen Sie nicht kommen. Vor allem, wenn wir etwas sagen wollen, was den Gesprächspartner nicht freut, scheuen wir uns davor, es auszusprechen. Statt dessen werden diese Gespräche aufgeschoben oder es wird lange um den heißen Brei herumgeredet. Doch wem hilft es? Niemandem. Genau deshalb ist der heiße Brei so in Verruf geraten. Im schlimmsten Fall nerven Sie den Gesprächspartner oder verlieren sich in Nebenkriegsschauplätzen. Damit ist keinem geholfen.

Was statt dessen sehr hilfreich ist:

  1. Sage, was du zu sagen hast – ruhig und klar
  2. Höre zu, was deine Gesprächspartner zu sagen haben
  3. Beantworte ihre Fragen

Damit geben wir dem Gesprächspartner die Möglichkeit uns zu verstehen und zu reagieren. Das heißt nicht, dass wir uns rechtfertigen müssen. Wir sagen, was wir zu sagen haben und erklären, was unklar ist. Damit sind wir „klar“ und es wird leicht, alles in ruhigem Ton anzusprechen.

Das ist beidseitig angenehmer, effizienter und fairer als der lange heiße Brei.

Natürlich gilt das nicht nur bei Ablehnungen, auch Angebote, Rahmenbedingungen, Anmeldeverfahren, Preise und so weiter brauchen klare Kommunikation. Wenn Sie dabei Hilfe brauchen, unterstütze ich Sie gerne bei allen Standard-Schriftstücken.

Was sind Ihre Erfahrungen mit heißem Brei und klarer Kommunikation?