Wir bauen uns einen Brief – Textbausteine

Bunte Textbausteine für schnelle BriefeGibt es Abschnitte in Ihren E-Mails oder Dokumenten, die sich wiederholen?

Schreiben Sie die immer wieder neu oder verwenden Sie dafür Textbausteine?

Denken Sie jetzt, Textbausteine, nein, dass ist bestimmt technisch kompliziert und dann sind meine E-Mails nicht mehr so individuell.

Es geht auch anders.

Textbausteine – einfacher als gedacht

Es gibt ganz wunderbare Textbausteinprogramme (dazu gibt es bald ein Onlineseminar) und auch in Word gibt es eine technische Lösung, aber man kann es sich auch einfach machen:

Kopieren Sie entsprechende Abschnitte einfach in ein Dokument, dass Sie dann Textbausteine nennen. Wenn es mehr werden, können Sie sie leicht inhaltlich sortieren und mit einem vorne angebrachten Inhaltsverzeichnis wieder finden.

Das ist zu umständlich für „Mit freundlichen Grüßen“ oder ähnlich kurze Texte, aber für zum Beispiel:

  • Wegbeschreibung
  • Bestätigung eines Auftrags
  • Teile Ihres Angebots
  • Ihre Kontoverbindung
  • Ankündigung einer Veranstaltung
  • etc.

ist das deutlich schneller, als es immer wieder zu tippen oder als es aus einer alten Mail herauszusuchen.

Individuelle E-Mails und Briefe mit Textbausteinen

Textbausteine sind nicht für die Bestandteile einer Mail oder eines Briefes, der persönlich sein sollte, aber eine Wegbeschreibung ist ohnehin nicht sonderlich individuell. Hier, wie auch bei Kontoverbindungen und ähnlichem, schleichen sich schnell Fehler ein, die Sie mit Textbausteinen verhindern können.

Probieren Sie es doch einfach mal aus.

PS: In Ihren Rechnungen wiederholt sich so viel an derselben Stelle, dass sich hier eine Vorlage lohnt. Wie das geht, das erfahren Sie demnächst in diesem Blog.

Fasse dich kurz, aber nicht zu kurz

Normalerweise plädiere ich dafür Briefe und E-Mails möglichst kurz zu halten, aber letzte Woche habe ich gesehen: Es gibt auch ein zu kurz. Deshalb will ich meinen Standard-Ratschlag differenzieren:

Fassen Sie sich kurz:

  • Verwenden Sie möglichst treffende Bezeichnungen.
  • Verwenden Sie Verben, wenn es um Tätigkeiten geht und vermeiden Sie Substantivierungen.
  • Gehen Sie sparsam mit Konjunktiven und anderen umständlichen Formulierungen um
  • Kündigen Sie das, was Sie sagen wollen nicht an (Nicht: „Deshalb möchte ich Sie fragen, ob es eventuell möglich wäre in den nächsten Tagen zu telefonieren.“ Sondern: „Können wir morgen telefonieren? Wann haben Sie Zeit?“)
  • Werden Sie konkret.

Vergessen Sie die Beziehungsebene nicht:

  • Eine Begrüßung verlängert zwar den Text, führt aber auch dazu, dass sich der Gesprächspartner angesprochen fühlt.
  • Ein Dank ist nie zu viel.
  • Bei heiklen Themen, kann ein Konjunktiv helfen.
  • Bitten sind angenehmer als Forderungen.
  • Niemand muss etwas für Sie tun (Nicht: „Dafür müssen Sie mir folgende Unterlagen schicken“ Sondern: „Um das für Sie zu erledigen, brauche ich von Ihnen“)
  • Dazu gehört auch: Schreiben Sie aus Ihrer Perspektive.
  • Und zum Schluss ein (ausgeschriebener) Gruß – denn einem netten Menschen antwortet man gerne.

Haben Sie Beispiele für das eine oder andere Extrem?

Dann freue ich mich über eine (kurze) Mail oder ein Kommentar.

Mails ausdrucken

Letzte Woche hatte ich Ihnen erzählt, wie wichtig es sein kann, die Ergebnisse einer Besprechung sich nochmal per Mail bestätigen zu lassen (http://bueroserviceih.wordpress.com/2013/10/14/was-hatten-wir-besprochen/), aber wie stellen Sie sicher, dass Sie diese Information zur richtigen Zeit wiederfinden?

Ein eigener Ordner in Ihrem Mailprogramm für alle Mails mit diesem Unternehmen oder dieser Person kann die Lösung sein, aber wenn es sehr viel Mail-Kommunikation gibt, kann diese sehr wichtige Mail schnell untergehen. In dem Fall ist Ausdrucken die bessere Alternative.

Ausdrucken heißt nicht zwangsläufig auf Papier drucken – Sie können eine Mail auch als PDF ausdrucken und so digital an der richtigen Stelle ablegen. Dazu brauchen Sie nur die passende Software, zum Beispiel die kostenlosen Basisprogramme von PDF redirect oder PDF 24

Und schon haben Sie alle wichtigen Informationen an einem Ort beisammen und können schnell die Infos finden, die Sie gerade brauchen.