Betonen statt suchen

Betonen statt suchen

ein Eichörnchen beim Suchen - so fühle ich mich auch oft bei BriefenZuletzt bekam ich (mal wieder) eine Rechnung, bei der ich mir alles, was ich wissen wollte, mühsam zusammen suchen musste. „Bei Überweisung des Rechnungbetrages geben Sie bitte die Rechnungsnummer an.“ Diese stand wenigstens gut deutlich auf der ersten Seite. Die Kontoverbindung fand ich dagegen in winziger Schrift in der Fußzeile.

Ein Brief ist kein Suchspiel

Anders als bei einem privaten Brief, den ich in Ruhe von oben nach unten lese, ist ein geschäftlicher Brief (oder E-Mail) meist eine Handlungsaufforderung: Ich soll etwas bezahlen, ich soll mich zurückmelden, ich soll zu einem Termin kommen oder eine bestimmte Frage beantworten oder was auch immer. Genau das, worum es geht, sollte so deutlich sein, dass es nicht untergehen kann.

Die wirklich wichtigen Informationen dürfen dabei gerne wiederholt werden. So hat eine Rechnungsnummer natürlich ihren berechtigten Platz im Briefkopf der Rechnung. Wenn ich die Summe übweise, ist es aber schön, alle Informationen beieinander zu haben, wie bei einem altmodischen Überweisungsvordruck.  Es geht natürlich auch eleganter:

„Bitte überweisen Sie die xx,xx Euro an das Konto

IBAN: DE12 3456 7890 1234 etc.

mit dem Verwendungszweck: Rgnr 1234

bis zum xx.xx.2018“

Das kann man als Empfänger der Rechnung einfach schön erledigen.

Worum geht es

Nicht nur Rechnungen sind Handlungsaufforderungen. Wenn Sie zum Beispiel zu einer Veranstaltung einladen, dann prüft der Empfänger, oft noch während der Überlegung, ob das interessant sein könnte, ob er/sie denn da überhaupt Zeit hat. Das „Wann“ ist daher eine der wichtigsten Informationen. Die darf gerne in der Betreffzeile und im Text auftauchen, auch gerne fettgedruckt.

Wenn Sie eine konkrete Frage haben, zum Beispiel weil jemanden um seine/ihre Meinung zu etwas bitten oder sich eine Entscheidung wünschen, wiederholen Sie diese Frage zum Ende des Briefes (bzw. E-Mail). Sonst geht es eventuell in den Details unter und hier, am Ende des Textes, entscheidet sich der Leser, was als nächstes damit zu tun ist (Ablage oder to-do und wenn to do, was ist dann zu tun).

Also, scheuen Sie keine Wiederholung, wenn es um die wichtigen Informationen geht und das sind die, die die nächste Handlung betreffen.

 

Kürzen zum Würzen

Kürzen zum Würzen

Rasenmäher - auch eine Art zu kürzen

Kann man das noch kürzen? Das ist, wenn man einen Text nochmal durchgeht, immer eine wichtige Frage. Vor allem sollten die einzelnen Sätze kurz und knackig nebeneinanderstehen, wie frisch gemähtes Gras.

Ein guter Satz ist ein kurzer Satz

Sätze die, weil sie verschiedene – allesamt wichtige und bedenkswerte – Informationen vereinen und zu einem tiefen und harmonischen Verständnis des Textes führen sollen, sind für viele, wenn nicht gar die meisten Leser, eine reine Strapaze bei dem Versuch, den Inhalt des Textes zu verstehen. (Das ist jetzt ein extremes Beispiel.)

Zu viele Details können dazu führen, dass wir den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sehen. Am Satzende weiß man oft nicht mehr, was am Anfang stand. Deshalb ist es wichtig, unnötige Details oder redundante Beschreibungen auszusortieren.

Auch wenn viele Informationen wichtig sind, die Sätze sollten kurz sein. Die Leitfrage lautet: Kann dieses Komma auch ein Punkt sein? Das kann manchmal ein wenig abgehackt wirken. Es zwingt einen aber zu Einfachheit und Klarheit.

Man kann einen Text wie einen Garten pflegen: die Einschübe jäten und die Nebensätze nicht mehr ineinander wuchern lassen. So kann sich die gepflegte klare Botschaft unseres Textes entfaltet. Und wir erkennen, welchen Einschub wir dann doch stehen lassen wollen, welcher Schachtelsatz unseren Text trotzdem bereichert.

Ein guter Absatz ist kurz

Nicht nur die einzelnen Sätze, auch die Absätze sollten nicht zu lang sein. Das heißt aber nicht, dass jeder Absatz nur aus einem Satz bestehen sollte. Vielmehr geht es darum, die einzelnen Textteile in überschaubare Absätze mit knackigen Sätzen zu unterteilen. Das hilft den Text schnell zu erfassen.

Ein guter Absatz ist überschaubar und das ist hier wörtlich gemeint: Man sollte beim Lesen das Ende des Absatzes sehen.

Und ein guter Text?

Und der Text selbst? Die Frage ist, wie viel Text brauchen Sie, um das zu sagen, was Sie zu sagen haben. Und wenn das noch kürzer geht – kürzen Sie.

Ein zweites Kriterium ist das Medium. Wenn Sie einen Brief schreiben (keine E-Mail, sondern einen auf Papier gedruckten Brief) und sie haben noch einen Satz auf der zweiten Seite, dann schauen Sie noch einmal ganz genau auf Ihren Text, ob sich das nicht vermeiden lässt. Es wirkt eleganter und liest sich angenehmer.

Bei Online-Texten ist das schwieriger, denn hier gibt es überall unendlich viel Platz. Da hilft wieder das Bild vom Garten. Gärten werden in Beete unterteilt, in denen ein oder zwei verschiedene Sorten nebeneinander gepflanzt werden. Trennen Sie so auch Ihre Texte nach Themen auf und pflanzen auf jede Seite, in jede E-Mail nur ein Thema. Wählen Sie dieses Thema so eng, dass es dort hineinpasst. Dann können viele Texte mit vielen Themen schön sortiert den ganzen bunten Kosmos Ihres großen Themas darstellen.

Wir bauen uns einen Brief – Textbausteine

Bunte Textbausteine für schnelle BriefeGibt es Abschnitte in Ihren E-Mails oder Dokumenten, die sich wiederholen?

Schreiben Sie die immer wieder neu oder verwenden Sie dafür Textbausteine?

Denken Sie jetzt, Textbausteine, nein, dass ist bestimmt technisch kompliziert und dann sind meine E-Mails nicht mehr so individuell.

Es geht auch anders.

Textbausteine – einfacher als gedacht

Es gibt ganz wunderbare Textbausteinprogramme (dazu gibt es bald ein Onlineseminar) und auch in Word gibt es eine technische Lösung, aber man kann es sich auch einfach machen:

Kopieren Sie entsprechende Abschnitte einfach in ein Dokument, dass Sie dann Textbausteine nennen. Wenn es mehr werden, können Sie sie leicht inhaltlich sortieren und mit einem vorne angebrachten Inhaltsverzeichnis wieder finden.

Das ist zu umständlich für „Mit freundlichen Grüßen“ oder ähnlich kurze Texte, aber für zum Beispiel:

  • Wegbeschreibung
  • Bestätigung eines Auftrags
  • Teile Ihres Angebots
  • Ihre Kontoverbindung
  • Ankündigung einer Veranstaltung
  • etc.

ist das deutlich schneller, als es immer wieder zu tippen oder als es aus einer alten Mail herauszusuchen.

Individuelle E-Mails und Briefe mit Textbausteinen

Textbausteine sind nicht für die Bestandteile einer Mail oder eines Briefes, der persönlich sein sollte, aber eine Wegbeschreibung ist ohnehin nicht sonderlich individuell. Hier, wie auch bei Kontoverbindungen und ähnlichem, schleichen sich schnell Fehler ein, die Sie mit Textbausteinen verhindern können.

Probieren Sie es doch einfach mal aus.

PS: In Ihren Rechnungen wiederholt sich so viel an derselben Stelle, dass sich hier eine Vorlage lohnt. Wie das geht, das erfahren Sie demnächst in diesem Blog.