Schreibtisch-Vagabunden

wandernde Gänse (noch nicht auf meinem Schreibtisch unterwegs gewesen)Haben Sie auch Dinge, die über Ihren Schreibtisch wandern?

Auf meinem sind manchmal ganze Völkerwanderungen unterwegs und dabei ist die Tischgrenze nicht die Bewegungsgrenze. Ich meine all die Dinge, die zwar einen Platz haben, aber trotzdem ständig irgendwo herumliegen. Bei mir sind das vor allem Stifte, die ich dort liegenlasse, wo ich sie gerade gebraucht habe, typisch sind auch Notizen, Locher, Tacker, Kalender etc.

Es gibt auch Dinge, die sich zum Schreibtisch bewegen oder davon weg (Kaffeetassen, die bleiben und Stifte, die zum Wandkalender oder sonst wo hin abhanden kommen).

Vagabunden einfangen

All das ist kein Problem für eine funktionierende Ordnung. Sammeln Sie einfach immer, wenn Sie eine neue Aufgabe anfangen, erst alle Vagabunden ein und bringen Sie sie zurück.

Sie merken dabei schnell, was bei Ihnen üblicherweise vagabundiert. Wenn es immer die Stifte sind, dann gewöhnen Sie sich an, ab und zu einfach alle Stifte wieder einzusammeln und an einem geeigneten Ort abzulegen.

Wenn Ihr Tisch in Zetteln untergeht, dann sammeln Sie vor jeder neuen Aufgabe und in jeder kurzen Pause alle Zettel ein. Es reicht für den Anfang sie einfach auf einen Haufen zu legen, Hauptsache Sie haben wieder Platz zum Arbeiten.

Leben mit Schreibtisch-Vagabunden

Es geht nicht darum, ab jetzt ALLES IMMER SOFORT wegzuräumen. Das wäre eine große Umstellung und wenn Sie arbeiten, dann wollen und sollen Sie sich auf Ihre Arbeit konzentrieren. Es geht vielmehr darum zu erkennen, was Ihre typischen Vagabunden sind und eine Gewohnheit zu schaffen, diese regelmäßig wieder einzufangen. Das ist keine große Arbeit, denn Sie müssen nicht „den Schreibtisch aufräumen“. Sie sammeln lediglich in jeder Pause alle Stifte/Notizen/Ihren Kalender/(oder was auch immer sich bei Ihnen breit macht) ein.

Das wird schnell eine neue Gewohnheit, die es Ihnen leicht macht, auf dem Schreibtisch arbeiten zu können und Ihre Stifte/Notizen/Kalender etc. dort zu finden, wo sie hingehören.

 

Im nächsten Artikel gehe ich noch etwas mehr darauf ein, was Dinge zu Vagabunden macht. Vielleicht kann man ja doch dem ein oder anderen die Wanderlust austreiben.

PS: Danke an JamesDeMers für das Bild der wandernden Gänse.

Ordnung im Fluss

Haben Sie die Idee, Ordnung wäre ein System das einmal umgesetzt und diszipliniert durchgehalten wird?

Gozo - Blaues Fenster

Auch Stein ist nicht ewig, wie hier am Blauen Fenster auf Gozo

Immer wieder begegnen mir Ordungssysteme die genau das versprechen, aber kann das funktionieren?

Ordnung ist individuell.

Das merken Sie, wenn Sie andere Büros sehen: Was für den einen gut funktioniert, ist für den anderen undenkbar; was für den einen Struktur ist, ist dem anderen das reinste Chaos; wo einer drei übergeordnete Schubladen für all sein Papier bevorzugt, braucht ein anderer 15 Brieffächer oder Hängeregister und so weiter. Jemand anderes kann Sie darin unterstützen, ein für Sie gutes System zu finden, aber wenn jemand anders Ihnen ein System überstülpt ist es genau das: ein übergestülptes System, dass nur funktioniert, wenn Sie zufällig sehr ähnlich sind.

Ordnung ist kein einmaliges System – Ordnung ist ein Prozess.

Wahrscheinlich kennen Sie das aus eigener Erfahrung: Sie haben einen Teil Ihres Schreibtischs (digital oder analog) gut sortiert, zum Beispiel haben Sie ein gutes System für alle Ihre E-Mails und nach einiger Zeit (Wochen, Monaten oder sogar Jahren) kommt eine Phase in der es überhaupt nicht mehr funktioniert. Es häufen sich auf einmal Mails, die in keinen Ordner passen oder Sie finden Mails, die Sie suchen, nicht wieder. Unsere Arbeit verändert sich, unser Umfeld ändert sich, technische Dinge verändern sich und damit unsere Arbeit (oder wie viele E-Mails haben Sie vor 20 Jahren täglich bekommen?).

Denken Sie jetzt, warum soll ich mich dann überhaupt damit beschäftigen? Bringt es denn dann etwas, ein Ordnungssystem aufzubauen? Ja, denn Sie wollen schnell alles finden, was Sie brauchen und schnell alles weglegen, was Sie nicht brauchen. Nur ist diese Ordnung nicht in Stein gemeißelt, sondern ein offener, sich stets weiterentwickelnder Prozess.

Ist das nicht auch befreiend?

Es geht nicht um das perfekte System, also können Sie einfach mit etwas anfangen und ausprobieren. Mit der Zeit werden Sie merken, was für Sie (jetzt) gut funktioniert und was nicht. Dann ändern Sie es. Sie müssen auch nicht gleich alles aufräumen. Fangen Sie mit einer Sache an (zum Beispiel der Schreibtischplatte) und arbeiten sich dann langsam vor. Dann merken Sie, was Sie brauchen und was nicht. Was gut für Sie ist und was nicht. Sie können keine Fehler machen.

Je offener Sie von Anfang an sind, je eher Sie es als stetes Ausprobieren und Anpassen begreifen, desto leichter können Sie sich auch an sich ändernde Bedingungen anpassen. Also: Lassen Sie die Ordnung fließen …

Perfekte Ordnung

pasta-794464_640Streben Sie eine perfekte Ordnung an?

Ich nicht. Ich wüsste auch nicht, was eine perfekte Ordnung sein soll. Soll es an meinem Schreibtisch aussehen, wie in einem Möbelhaus? Sollen Pizzaflyer alphabetisch geordnet weggeheftet werden?

Es mag Menschen geben, die sich erst wohl fühlen, wenn alles perfekt aufgeräumt ist, aber ich vermute, wenn Sie diesen Blog lesen, gehören Sie nicht dazu. Und wissen Sie was? Es ist auch nicht nötig.

Wenn Sie verschiedene Flyer von Lieferdiensten haben, dann können alle unsortiert in eine Mappe – nur die, die Ihnen nicht zusagen, wo Sie nie (wieder) etwas bestellen wollen, die werfen Sie weg. Und wenn Sie nun Essen liefern lassen wollen, schauen Sie in diese Mappe und Sie werden schnell finden, was Sie suchen, egal ob es heute Pizza oder Sushi sein soll.

Wahrscheinlich machen Sie das schon so, wahrscheinlich haben Sie dasselbe Prizip auch in Ihrer Küche und in Ihrem Kleiderschrank, nur im Büro werden viele unsicher und auf einmal wird ein fast unerreichbares Ordnungsideal aufgestellt.

Das brauchen Sie hier aber auch nicht.

Es reicht, wenn alle bunten Aktenhüllen an einem Ort sind, denn Sie finden hier schnell die, die Sie brauchen. Es kann aber auch sein, dass es gerade bei Ihnen gut ist, die roten an einem anderen Ort aufzubewahren, damit Sie eine rote greifen können ohne hinzuschauen.

Bei einer Kundenkartei mit 500 Einträgen ist eine alphabetische Sortierung sehr nützlich, vielleicht ist es aber für Sie wichtiger, nach Orten zu sortieren und innerhalb der Orte ist eine weitere Sortierung vielleicht gar nicht notwendig.

Etc.

Was ich Ihnen damit sagen will: Suchen Sie nicht die perfekte Ordnung, sondern eine praktische Ordnung, die zu Ihnen, Ihrem Ordnungsempfinden und Ihren Anforderungen passt.

 

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